О распределении времени
Каждый день не может быть эффективным, как минимум один день в неделю надо позволять себе не делать ничего, лентяйничать, смотреть фильмы, спать полдня и тп. Во всём главное баланс.
Если есть возможность совместить два дела одновременно, то это верное решение. Например: я планирую день во время утреннего душа, деловые встречи назначаю на время обеда или завтрака, а с партнёрами встречаюсь вечером за кальяном и тп.
Для себя я оставляю только максимально важные дела и контроль. Остальное необходимо делегировать, даже если исполнитель сделает хуже, постепенно он научится и будет делать задачи хорошо.
Оптимизируйте контроль. Например с помощью письменного дейли от каждого сотрудника можно сосредоточить внимание только на проблемах в задачах и контроле загрузки сотрудника.
Встречи должны быть не более получаса. Поездка до места встречи не более 15-20 минут, в идеале 5-10 минут ходьбы. Телефонные разговоры не более 10 минут, в неделю на каждого не более 3 звонков.
Отключите лишние уведомления на телефоне. Почту я просматриваю 2 раза в день. Свои задачи на день только утром. В течении дня я доступен в корпоративном мессенджере, сразу отвечаю только на очень критичные вопросы или стратегические, которые влияют на работу остальных.