{"id":13577,"url":"\/distributions\/13577\/click?bit=1&hash=e52de3cb96bc976bea78d5b7766560bb7dab3556d094a176b9efc522dc9ec6a3","title":"\u041a\u0443\u0434\u0430 \u0443\u0442\u0435\u043a\u0430\u0435\u0442 \u043c\u043e\u0439 \u0431\u044e\u0434\u0436\u0435\u0442 \u043d\u0430 \u0440\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u0443?","buttonText":"\u041a \u043c\u043e\u0448\u0435\u043d\u043d\u0438\u043a\u0430\u043c","imageUuid":"f14d918a-59c9-5701-b718-30025e0ce469","isPaidAndBannersEnabled":false}
Финансы
Maria An

Как построить управленческий учёт просто и бесплатно: опыт Kiwitaxi

Финансовый директор Kiwitaxi Виталий Михайлов подробно рассказал и показал на примерах, как организовать управленческий учёт в Google Sheets.

В прошлом я был руководителем отдела анализа и отчётности в самостоятельном региональном банке, заместителем финансового директора Tanki Online, финансовым директоров ClickAvia.

За свою карьеру я испробовал принципиально разные инструменты для ведения управленческого учёта: cамописные платформы на базе АБС (автоматизированной банковской системы), использующей MSSQL, 1С, Excel+VBA, MS Dynamics CRM, MS Dynamics NAV. В итоге в Kiwitaxi я остановился на обычном Google Sheets.

В чём преимущества Google Sheets

  • Бесплатность.
  • Предельно понятный интерфейс.
  • Многопользовательность и облачность.
  • Возможность создавать сложные формулы, настраивать фильтры.
  • Особенность для продвинутых — Google Apps Script (аналог VBA в Excel).

Я не утверждаю, что это идеальное решение. Но я убеждён, что если вы пока не способны поставить учёт на таком уровне, то до ERP-систем ещё расти и расти.

На успешное использование ERP влияет много факторов: качество поставляемых данных, организационные и технические проблемы, завышенные ожидания руководства, так как стоимость внедрения систем высока.

Как работать в Google Sheets

Файл-образец.

Журнал проводок и отчёт о движении денежных средств (ОДДС)

Вкладка «БанкСчёт»

Основой учёта является журнал проводок, в котором отражаются все происходящие транзакции. Логичнее всего начать с самого простого — учёта движения денежных средств.

Для этого создаём вкладку «БанкСчет», которая и будет являться журналом проводок для движений по банковскому счёту. Минимальный набор полей:

  • дата;
  • сумма операции;
  • остаток;
  • статья.

Столбцы «Дата» и «Сумма операции» должен заполнять операционист, «Остаток» рассчитывается по формуле, значение для столбца «Статья» выбирается из «Справочника». Для него заводится отдельная вкладка.

В «Справочник» заводятся все статьи расходов или движения денежных средств (ДДС). Они нам потребуются для формирования отчётности. Задать выпадающий список выбора статей можно через стандартную процедуру «Данные — Проверка данных»:

Так формируется выпадающий список статей
Пример готового журнала проводок за первые пять дней июня

Вкладка «Хостинг»

Теперь сформируем журнал проводок для счёта обязательств. Например, у вас есть главная статья затрат на аренду хостинга и CDN, плата за которую начисляется ежедневно и варьируется в зависимости от потребленной мощности и трафика. При этом оплачивать услугу необходимо раз в месяц.

Назовем счёт (вкладку) «Хостинг».

Обратите внимание, что 5 июня произошла частичная оплата счёта (частичное погашение обязательств)

Имея счёта активов («БанкСчёт») и обязательств («Хостинг») мы уже можем сформировать простейший «Баланс» и посчитать капитал нашего предприятия:

Как мы видим, прибыль 5 июня не изменилась по отношению к 4 июня, так как произошло одновременно уменьшение актива и обязательств

Фишка этого баланса в том, что он считается полностью автоматически. Вам нужно лишь вставлять дату и протягивать строчки. В зависимости от даты формула будет сама находить остатки на заданных счетах. Все формулы можно посмотреть в рабочем файле.

Отчёт о финансовых результатах (ОФР) и сверка

Теперь сформируем ОФР.

У ОФР точно такая же фишка, как и у баланса: он формируется автоматически (если пользоваться моими формулами) — вам нужно лишь задать верные даты вверху

Для контроля рассчитанных значений прибыли необходимо добавить сверку.

Прибыль за период в ОФР равно прирост прибыли в балансе за этот же период.

Сформируем ОДДС.

Аналогично прибыль за период в ОДДС равно прирост прибыли в балансе за этот же период

Чем отличается ОФР от ОДДС

Принципиальное отличие ОФР от ОДДС в том, что в ОФР учитываются расходы по методу «начисления», а в ОДДС движение денег происходит по «кассовому» методу. В этом примере я наглядно показал, что по методу «начисления» расходы составили 2000 рублей, а по «кассовому» (оплате) — 1000 рублей.

При этом важно понимать, что никто не мешает вести управленческий учёт только по «кассовому» методу. Тогда потребность в ОДДС отпадёт (ввиду совпадения с ОФР), но при этом возникнут неточности управленческого учёта, связанные с дебиторкой и кредиторкой, потому что «кассовый метод» не отражает их в учёте, а в реальности они существуют.

Углубимся в этот нюанс.

Дебиторка (Д) — это актив, связанный с вашими требованиями к кому-то (его обязательствами перед вами). Если он увеличивается без движения денег (вам должны всё больше, но не потому, что вы даёте в долг), то ваша прибыль растёт. Если уменьшается без движения денег — прибыль падает.

Кредиторка (К) — это, наоборот, ваши обязательства перед кем-то (его дебиторка).

При погашении дебиторки или кредиторки изменение прибыли не происходит, так как один актив замещается другим (дебиторка деньгами), либо одновременно уходят актив (деньги) и обязательство.

В моей модели Д и К можно учитывать двумя путями.

  • Завести отдельный счёт учёта («Хостинг»). Но тогда нужен поставщик данных для журнала проводок, например, выписка по балансу в вашей хостинг-админке.
  • Учитывать только остаток Д или К напрямую в балансе в случаях, когда у вас нет выписки по балансу, но есть накопленная сумма Д и К на заданную дату.

Во втором случае нужно ввести в баланс два балансовых счёта (без создания счетов учёта в отдельных вкладках).

  • Процессинг (Д). Задолженность банка при оплате картой.
  • Зарплата (К). Начисленная зарплата.
Баланс с дебиторкой и кредиторкой

Если не вводить корректировку на Д и К, то в ОФР расходятся контрольные цифры, так как они учитывают только движения по счетам во вкладках.

ОФР без корректировки

Для учёта необходимо добавить всего два значения (изменение Д и изменение К за заданный период), которые рассчитываются автоматически из заданных в отчёте дат.

Итоговый ОФР

Полезные советы

  • Разделяйте счета по исполнителям и назначайте индивидуальные права на вкладки.
  • Делайте бэкапы регулярно.
  • Группируйте суммы в журнале проводок для одной даты и статьи либо автоматизируйте импорт данных.
  • Разберитесь с формулами, чтобы редактировать их под свои нужды.
  • Всегда проверяйте контрольные точки (ОФР и ОДДС с балансом) для валидации данных.
  • В случае мультивалютного учёта лучше разводить отчётность по разным валютам и сводить к эквиваленту итоговые показатели, чем делать универсальный отчёт в эквиваленте — замучаетесь выводить валютные риски или колебания.

Сейчас я продолжаю использовать Google Sheets в рабочих процессах Kiwitaxi, правда, уже на десятки различных счетов, несколько компаний и в мультивалютном режиме. Ни одна из систем, которые я встречал, не могла предложить мне такой исключительной гибкости.

0
5 комментариев
Maxim Kainer

Виталий, крутой мануал!

Ответить
Развернуть ветку
Victor Zolotov

Как-то немного упрощенно всё. Руками вводить транзакции по банку? Без связи с бюджетом и его классификатором? Без плановых платежей/поступлений и контроля кассовых разрывов? Без справочника контрагентов, многоуровневого классификатора статей учета, и пр. Даже для небольшой компании это все нужно, по хорошему.

Ответить
Развернуть ветку
Михайлов Виталий

Да, это сильно упрощенный кейс. Транзакции по банку можно автоматизировать через скрипты, а любые классификаторы (будь-то контрагенты, иные управленческие аналитики) можно навешивать аналогично статьям через справочник по той же технологии.
А бюджетирование и план\фактный анализ решается введением отдельной вкладки с использованием тех же самых статей, ну в общем это предельно простые доработки, под силу каждому)))

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Иван Туринский

ссылки не работают на таблицу

Ответить
Развернуть ветку
Maria An
Автор

Да, действительно не работают первые три ссылки: БанкСчет, Справочник, Хостинг. Другие работают, а это тот же документ. Пока правят, можно через них попасть на недоступные вкладки.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 5 комментариев
null