Бухгалтер — агент налоговой
Давайте откровенно: бухгалтерский учет в том виде, как это принято в России, не нужен ни владельцу, ни руководителю малого бизнеса. Бухучет в России малому бизнесу нужен только для одного — считать и платить налоги, и при этом, чтобы не «прилетело» от налоговой.
Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова, я — предприниматель, финансовый ментор для бизнесов, собственник Консалтингового центра Профдело, мы настраиваем управленческий учет и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса, а также известны качественным бухгалтерским обслуживанием для ООО и ИП.
В этой заметке я расскажу как легко и просто проконтролировать бухгалтерию:
- как большинство из вас делают это сейчас;
- где слепые пятна;
- как вас могут подставить бухгалтеры и даже проверяющие.
Дам пошаговую инструкцию как безболезненно и быстро организовать внутреннюю проверку.
Как предприниматели контролируют бухгалтерию
Есть 3 уровня контроля, доступные предпринимателю.
Краткосрочный — на дистанции 3–6 месяцев. В текущем режиме вы наблюдаете, что ваш бухгалтер как-то там платит налоги, формирует какие-то платежки в банке, и при этом вам не прилетает требований на уплату налогов. Или прилетает, но вы точно знаете, что так и должно быть, потому что налоги вы сами не захотели платить по каким-то причинам.
Среднесрочный — на дистанции 1–1,5 года. Раз в год вы оплачиваете счет на систему сдачи отчетности по ЭДО, и предполагаете, что главбух что-то там сдает. При этом возможно, что главбух даже с вами согласовывает какие-то цифры, только не понятно, правильно это или нет. А налоговая не блокирует ваши счета за несдачу отчетности.
- Долгосрочный — на дистанции 3–5 лет. Прошло уже много лет, а «полет нормальный», то есть к вам не пришла выездная налоговая проверка, и не прилетело других проблем. Вы смело рекомендуете своего бухгалтера коллегам-предпринимателям со словами «Мы с М. работаем уже 3 года, и никаких проблем». Такое поведение налоговой, а точнее отсутствие нежелательных реакций, часто трактуется предпринимателями как «у меня все окей в бухгалтерии».
К сожалению, скорее всего у вас не всё окей, если вы не проходите регулярную профессиональную проверку у специалиста — бухгалтера или аудитора.
Что же на самом деле происходит в вашей бухгалтерии?
Мы провели более 200 аудитов баз 1С в рамках услуги «экспресс-аудит», и только 1 из 20 аудитов получает от нас пометку «В целом очень хорошо, учет качественный». А что же 19 из 20? А там всё печально. Вот три самых ярких момента.
1. «Краснота» в базе 1С
Красная цифра в базе в 99% случаев указывает на техническую ошибку. Бухгалтер провел какую-то операцию с нарушением методологии учета — либо проводки неверные, либо где-то аналитика не «схлопнулась», либо забыл сделать какую-то запись.
Учет в базе 1С придуман таким образом, что если делаешь все верно по методологии, то налоги считаются правильно, и отчетность заполняется корректно.
Сама по себе «краснота» не проблема. Проблема в том, что она с большой степенью вероятности означает ошибку, влекущую недоимку налога, штрафы, пени и ошибки в отчетности. Или большую переплату налогов в бюджет.
2. Сданная отчетность не соответствует базе 1С
Такое часто бывает, когда сначала сдали отчетность кое-как, а потом задним числом в базе всё подровняли. А в отчетности — забыли. Или специально не стали корректировать, побоявшись гнева директора, которому придется рассказать об ошибке и потом доплачивать налоги
А еще такой косяк иногда маскируют уплатой налога «на всякий случай». Бухгалтер рассказывает директору сказки о том, что в налоговой всегда бардак, поэтому нужно держать на всякий случай переплату, чтобы «если что», не было штрафа. В подавляющем большинстве случаев это сигнал о том, что бухгалтер маскирует какие-то косяки в учете.
Часто такая проблема возникает еще и тогда, когда бухгалтер плохо знает 1С. Он что-то делает в базе, но отчетность «сама» не формируется. Бухгалтер не знает как исправить, получает «красноту» (см. пункт первый) и идет делать отчетность в другой программе вручную. Просто вставляет в бланки цифры, которые считает нужными, и сдает. Если по какой-то причине ваш бухгалтер не формирует отчетность в 1С, не выгружает ее оттуда в спецпрограмму, а вручную делает — даю 146%, что там проблемы.
3. Ошибки в учете и в налогах
Большинство бухгалтеров любят работать с услугами, потому что считают это самой легкой отраслью. Если вы почитаете группы бухгалтеров-аутсорсеров, то увидите, что они ненавидят розницу, не любят работать в торговле, терпеть не могут агентские сделки и не рассматривают вакансии в производственных компаниях. Почему? А потому что там проводки сложнее — там нужно чуть чуть подумать. У меня это до сих пор вызывает недоумение, но факт есть факт.
Проблемы наступают тогда, когда бухгалтер приходит работать в IT, думая что это те самые «услуги», а там на него сыплются:
- агентские сделки;
- эквайринги;
- расчеты с фрилансерами и самозанятыми;
- платежи за рубеж;
- работа с иностранными заказчиками, ВЭД;
- НДС, который «налог на гугл» — да, он снова к нам вернулся!
Небольшой перечень возможных косяков:
путают комиссионера и комитента;
забывают, что по агентскому договору посредник не может работать за свой счет;
- теряются при получении рассрочки от Яндекса;
- уверены, что Яндекс.Касса сама пробивает чеки и это фискальная касса;
- считают таймпэд конечным клиентом;
- забывают убрать взнос в ФСС с оплат по договорам ГПХ (до 2023 года);
- забывают уплатить НДС с платежей за иностранные онлайн-сервисы;
- забывают уплатить НДС с оплат за услуги иностранных ИП (белорусских или казахстанских, например);
- отражают в расходах на УСН «доходы – расходы» то, что нельзя, например маркетинговые услуги, услуги копирайтеров.
Хотите больше конкретики — читайте Кейс о том, как за полдня мы уберегли клиента от налоговых потерь на почти 2 000 000 р.
Почему же налоговая молчит
У налоговой есть свои критерии проверки.
Не заплатил налог — это видно в дедлайн в лицевом счете, и прилетает требование об уплате налога.
Не сдал декларацию — сразу после дедлайна прилетают и требование, и блокировка счета.
Но налоговая в обычном режиме не проверяет базы 1С малого бизнеса, и не может видеть в них косяки до поры до времени.
Как вскрываются проблемы
Косяки вскрываются при случайных ситуациях.
При встречной проверке
Проверяют вашего контрагента. У вас запрашивают регистры бухучета и документы. Если предоставить регистры с ошибкой, данные не сойдутся, налоговая насторожится и будут проблемы.
Обычно в таких ситуациях главбухи «линяют» либо в момент получения требования, либо в момент когда прилетает проблема. Предлоги увольнения самые невинные: выгорела, не развиваюсь, заболела бабушка, предложили работу лучше. Главбух спокойно увольняется, предприниматель неспешно ищет нового, а тем временем приходят штрафы за неотправленные квитанции на требования и вызовы из налоговой. Проблемы нарастают.
При убытке
В самом убытке нет ничего страшного — это обычная ситуация. Более того, полученный убыток может помочь сэкономить на налогах, если в учете всё верно. Но есть маленькое «но» — налоговая имеет право проверить все документы, которые привели к формированию убытка, а это по сути все доходы и расходы — аналог выездной проверки, но только онлайн, и не за три года, а за один.
Если налоговая политика была выбрана неверно, или директор требует агрессивной оптимизации, ни один бухгалтер не подпишется под проверкой. Поэтому бухгалтеры не любят показывать налоговой убытки. А также, если бухгалтер не уверен в качестве учета — он тоже не захочет проходить проверку убчтка. Если вы считаете, что ваша компания «белая и пушистая», а бухгалтер боится показать убыток и требует «заплатить хоть 1 рубль» — это маркер проблем в учете.
При смене бухгалтера
Ваш бухгалтер по каким-то причинам уволился, вы нашли нового. И вот новенький вам сообщает «радостную» новость, что в учете всё плохо, и требуется восстановление за три полных года плюс текущий.
Этот критерий не совсем однозначный, так как я знаю бухкомпании, которые специально промышляют «восстановлением учета». Они открыто говорят, что не берут на обслуживание без восстановления, а на восстановлении «срубают нехило бабла». Этичность данного поведения вызывает у меня огромные сомнения, и бросает тень на всё бухсообщество. К сожалению, на сегодняшний день нет методов борьбы с недобросовестными бухкомпаниями, и я не знаю как вам понять, разводят вас или нет, если вы сами — не бухгалтер.
Мы в Профдело для себя однажды решили, что этичность нам важнее. Поэтому мы никогда не очерняем предшественника и не выставляем счета на восстановление «автоматом». Мы принимаем компании на ведение, и, если видим критичные ошибки в прошлом, тогда обсуждаем с владельцем — чем это чревато в цифрах, сколько стоит восстановление и каковы шансы что это обнаружат.
Тем не менее, при смене бухгалтера часто можно получить в наследство некачественный учет, и тогда действительно потребуется восстановление. Восстановление — это дорого. Это, по сути, заплатить снова за то же самое, только сразу за 3 года и по более высокой ставке. Часто восстановление требуется там, где руководитель экономил на квалификации бухгалтера.
Как же подстраховаться, чтобы не «прилетело от налоговой»?
Решение простое — регулярно приглашать профессионалов проверять свой бухучет.
Как называется тот, кто может качественно проверить бухгалтерию:
Главный бухгалтер или бухгалтер по налогам. Специалист, который каждый день работает «руками» с бухгалтерией и в 1С.
Вам не подойдут:
Аудитор, если он не работает последние 3 года главным бухгалтером. Аудитор заточен на другие проверки — на обязательный аудит, который, к сожалению, не дает нужную картину и стоит в 10 раз дороже.
Налоговый консультант, если он не работает последние 3 года главным бухгалтером. Налоговый консультант знает всё о налогах, может проконсультировать вас по выбору систем налогообложения или как платить в той или иной ситуации. Но он не знает, как это отражается в 1С, и не видит проблемы в цифрах, глядя в базу 1С.
Какие варианты проверок существуют:
Экспресс-аудит базы 1С. Делают аутсорсинговые компании, но некоторые недобросовестно запугивают заказчика, «разводя» его на восстановление учета.
Проверка состояния лицевого счета в ФНС. Я погуглила и не нашла других компаний, которые бы делали такую проверку как отдельную услугу. Действительно, такая проверка очень сложна в исполнении — нужно иметь очень цепкий ум и легко ориентироваться в запутанных табличках ФНС. Это умеют не более 5% всех главбухов, 90% из которых банально не хотят этим заниматься.
Когда проверять
Раз в год перед закрытием года — в ноябре или в феврале;
Перед увольнением главбуха;
- Перед окончанием испытательного срока нового бухгалтера.
Как проходит экспресс-аудит базы 1С — пошаговая инструкция
- Вы предоставляете базу 1С — архивную копию или доступ к онлайн-базе в режиме «только для чтения».
- При заказе проверки состояния лицевого счета вы предоставляете также сверки и выписки из лицевого счета по списку проверяющего.
Проверяющий изучает базу (и лицевой счет, если заказывали), находит ошибки и спорные моменты и фиксирует их в отчете.
- Вы получаете отчет — он должен быть написан понятно и с цифрами. Не просто «ужас-ужасный-вас-скоро-посадят» и куча незнакомых терминов. А очень четко и доступно — что не так, как должно быть и сколько денег в рублях здесь можно потерять. И, главное, как это исправить. По нашим рекомендациям главбух может внести необходимые изменения или предпринять действия. А можем сделать и мы сами — но, естественно, по отдельному договору.
В идеале должна быть возможность напрямую поговорить с проверяющим и голосом спросить непонятные вам моменты.
Если хотите пример такого отчета — напишите нам в корпоративную телегу https://t.me/profdelobot с фразой «Хочу пример отчета на экспресс-аудит», мы вам отправим образец. Посмотрите, как это должно выглядеть.
Сколько стоит такая проверка
Побуду немного кэпом, но у всех по-разному. Одно известно точно — это не делают бесплатно. Если вам предлагают «бесплатный экспресс-аудит» — это будет что-то поверхностное, рекламное, возможно собранное автоматически. Вы, как представители IT и DIGITAL, точно знаете, как делаются «бесплатные» аудиты сайтов — рекламные завлекалочки для клиентов «не в теме».
Цена такого аудита не может быть меньше 10 000 ₽ за проверку базы (обычно от 15 000 до 30 000) и 15 000 ₽ за сверку с налоговой (могут брать от 15 000 до 50 000).
Тезисно о важном:
95% проведенных нами аудитов показали критичные проблемы в бухгалтерии, которые приведут к большим штрафам.
Квалификации предпринимателя недостаточно, чтобы проверить своего бухгалтера, если предприниматель сам не является бухгалтером.
Скорее всего у вас не всё окей, если вы не проводите регулярную профессиональную проверку учета.
- Бухгалтеры часто увольняются, когда «запахло жареным», при этом прямо о проблемах не говорят.
Бухгалтеры на самом деле не любят нести ответственность за «грехи» и распоряжения руководства.
- Если бухгалтер убеждает «не показывать убыток» — у вас проблемы.
- Если бухгалтер убеждает заплатить побольше «на всякий случай» — у вас проблемы.
- Восстановление учета — это очень дорого.
Некоторые бухфирмы недобросовестно «разводят» клиентов на восстановление учета.
Я не нашла на бухрынке никого, кроме нас, кто бы оказывал услугу «проверка состояния учета в налоговой» — это сложно и всем лень.
- Экспресс-аудит стоит несравнимо меньше, чем ликвидация возможных проблем.
Есть желание пройти экспресс-аудит? Для предварительной консультации пишите нам в телеграм.
Интересуетесь внутрянкой нашей работы? Подробнее об этом я рассказала в статье "Самые частые жалобы клиентов на финансистов".
Лайк и коммент - по традиции!
Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.
Я отношусь к тем, кто раз в год смотрит, хорошо ли там все у меня....
Индивидуальному предпринимателю, работающему на себя, может быть и не страшно. А вот если работать с работниками - точно нужно смотреть.
У меня ощущение, основанное на опыте, что конкретно в Москве ФНС нет особого дела до юридических лиц и ИП с оборотом менее 50-100 млн. рублей в год. Точнее, наверное, просто руки у них не доходят проводить выездные проверки или какой-либо осознанный анализ учета на предмет правильной уплаты налога. Имеющимся штатом ФНС надо разбираться с более крупной рыбой, фиксировать обнальщиков и другой значимый криминал и проводить разные рутинные операции по огромной группе налогоплательщиков.
Поэтому множество мелких предпринимателей в Москве не ведут нормального учета, не платят аккуратно налоги. Делают только минимум, чтобы не было сразу а-та-та по попе, - подают в срок какие-нибудь декларации и платят в соответствии с этими сомнительными декларациями налоги. И при этом особо от этого не страдают. Они экономят как на найме нормальных специалистов по бухгалтерии и налогам, так и на уплате самих налогов. Не знаю, осознанно ли они так поступают, понимая что руки ФНС до них не дойдут, или просто "решают проблемы в бизнесе по мере поступления".
Отсюда, возможно, и ваши неутешительные результаты по аудиту бухгалтерий. По крайней мере, в отдельно взятом регионе.
Я думаю, что вы правы отчасти. Но наши клиенты не только из Москвы, мы проверяем также компании и из других регионов. В других регионах все еще хуже, чем в Москве, если честно :(
Вы из какого города?
Конкретно я - из Москвы. А наши клиенты из всей России, многие за границей.