Резервный фонд: как бизнесу сделать запас денег на черный день

Рассказываем в статье, как помочь своему бизнесу устоять на ногах в сложные времена.

Всем привет! Это сервис учета финансов для бизнеса ПланФакт и мы точно знаем, что в последнее время бизнес часто сталкивается с проблемами, которые было трудно заранее предсказать. Поэтому на ногах устояли компании, которые имели запасные средства для того, чтобы пережить трудные времена. Рассказываем, как создавать такой запас и что такое резервный фонд на самом деле.

Если говорить просто, то резервный фонд — это финансовая подушка безопасности. Это деньги, которые компания использует в определенный момент и на конкретные цели. При этом резервы могут наполняться для разных целей:

• Модернизация. Деньги для покупки нового оборудования или техники.
• Развитие. Это средства для запуска новых направлений бизнеса.
• Сотрудники. Деньги на проведение обучения и внедрения разных программ.

Но в целом можно сказать, что резервный фонд — это и деньги на черный день. Например, сначала была пандемия Covid-19, а затем всем известные события. И некоторые бизнесы просто остановились и не могли работать.

Но компании с резервным фондом смогли пережить эти периоды и спокойно перестраивали процессы: платили по обязательствам и развивали новые направления.

Специалисты считают, что в резервный фонд нужно откладывать до 20% от чистой прибыли. При этом деньги должны лежать и ждать своего часа. То есть нельзя эти средства тратить на текущие нужды. Запас начинают использовать только в случае убытков.

Повторим, что для этого надо брать определенный процент с чистой прибыли. Это не обязательно 20%: можно откладывать и 1%, и 5%. Главное — делать это регулярно. При этом компания самостоятельно решает, как часто пополнять резервный фонд: раз в неделю, раз в месяц или чаще. Просто нужно постоянно контролировать этот момент, чтобы резервный фонд не забирал деньги для текущих расходов компании.

Давайте разберем на примере. Производственная компания отправляет 10% в резервы с каждого поступления денег в компанию. В понедельник поставщики перечислили на расчетный счет 500 000 рублей. Чистая прибыль от этой суммы — 200 000 рублей. Значит, в резервный фонд пойдет 20 000 рублей:

200000 х 10%=20000.

Это зависит от специфики бизнеса и расходов. Но эксперты считают, что денежных запасов должно хватать на 6 месяцев существования компании без прибыли. То есть бизнес может спокойно жить без клиентов и не разориться.

Надо сказать, что 6 месяцев — стандартный срок и для подушки безопасности физического лица. Обычно за это время можно понять, что надо изменить или найти новые направления для работы и бизнеса.

Здесь кроется главное заблуждение предпринимателей. Многие думают, что эти деньги должны работать. Поэтому вкладывают средства в ценные бумаги, но это ошибка.

Резервный фонд нужен для экстренных случаев, а у бизнеса должна быть возможность достать эти деньги в течение дня. Например, запад ввел санкции, и деньги иностранных поставщиков застряли в банках. Предприниматели планировали потратить поступления на зарплату или покупку сырья. Денег нет и непонятно, когда они поступят.

Из ценных бумаг деньги просто так не достать, а с депозита можно быстро снять, чтобы заплатить по обязательствам. Поэтому резервный фонд предназначен только для экстренных случаев.

Для этого бизнесу нужно выполнить 4 действия:

• Определить размер фонда. Нужно посчитать, сколько стоит месяц жизни компании (зарплата, налоги, операционная деятельность, аренда, коммунальные платежи). Затем надо умножить эту цифру на 6. Если получается слишком большая сумма, то можно сформировать фонд на 3 или 4 месяца.
• Установить процент отчислений. Здесь все зависит от вида бизнеса. Посмотрите, как работает компания в течение года, какая прибыль и какой процент реально отправлять в фонд.
• Начать перечисление денег. Тут могут появиться трудности, если в компании нет финансового учета. Напомним, что средства берут только из чистой прибыли и собственники должны точно знать значение этого показателя.
• Выбрать место для хранения. Как мы писали выше — это должно быть место, куда можно без проблем положить средства и оперативно снять.

И надо помнить, что временами резервный фонд не сможет спасти от обстоятельств непреодолимой силы. Например, если государство запретит ваш вид бизнеса. Но тогда резервные средства помогут рассчитаться по обязательствам и закрыться без долгов.

Эти деньги можно использовать только в крайнем случае. Если начались убытки и бизнес не может получать прибыль. При этом эксперты уверены, что резервы нельзя тратить и при нулевой прибыли. Только если бизнес начал уходить в минус.

Кстати, в ПланФакте создали методичку, которая поможет грамотно сократить издержки в трудные времена, чтобы вам не пришлось залезать в резервный фонд.

Если подводить итоги про резервный фонд, то надо запомнить 3 правила:

• Резервный фонд — неприкосновенный запас. Деньги можно тратить только при убытках.
• Нужно регулярно откладывать средства с чистой прибыли.
• Резервные средства не должны работать. Должна быть возможность быстро достать эти деньги в любой момент.