Финансы Максим Гугаев
3 028

Почему бухгалтерский аутсорсинг не работает

История о том, как я искал себе удаленного бухгалтера

В закладки
Аудио

Привет, я Максим и на протяжении последних 5 лет я перепробовал всё, что может дать рынок бухгалтерского аутсорсинга в России. В этой статье я расскажу, с каким проблемами столкнулся при работе с бухгалтерскими сервисами и в чем их основные недостатки.

О моей компании и запросах на бухгалтерию.

Я занимаюсь IT-консалтингом и когда-то начинал с внедрения 1С. Вроде как сам Бог велел разбираться в бухучете, но котлеты отдельно - мухи отдельно: с самого начала я решил, что бухгалтера в штате иметь не хочу. Поначалу бухгалтерию пытался вести сам, но достаточно быстро отказался от этой идеи и начал тестировать бухгалтерские сервисы.

Оговорюсь сразу, что я не буду здесь говорить о банковских бухгалтерских сервисах, типа того, что предлагают Тинькофф и Сбер, потому что в 13-м году их еще не было, а от полностью автоматизированных решений я отошел достаточно быстро. Да и на текущий момент с ними работать не получится, если вы не ИП

Приведу краткую сводку о своей компании (это полезно для понимания моих запросов):

- Количество сотрудников: 10 человек

- Средний оборот в месяц: 3-4 млн. руб.

- Форма налогообложения: УСН 15%

- Количество юридических лиц: 1

Вести отчетность сам я не хочу, равно как и лишний раз ездить в налоговую.

Что предлагает рынок?

Рынок бухгалтерского аутсорса сейчас более чем насыщен, и выбирать есть из чего. Я за время, что работаю с аутсорсом и различными сервисами, выделил четыре основных категории, которыми может воспользоваться предприниматель, решивший не брать себе в штат бухгалтера.

  • Автоматизированные сервисы. Такие сервисы позволяют самостоятельно готовить отчетность и имеют достаточно приятный интерфейс. Подходят для совсем начинающих бизнесов. На этом фланге активнее всего работает Мое дело, но в последнее время его стали поджимать встроенные банковские сервисы, о чем я говорил выше.
  • Бухгалтер на удаленке. Одна из первых форм аутсорса, сохранившаяся и сегодня. Обычно это фрилансер, который ведет несколько компаний. С определенной периодичностью он появляется у вас в офисе и выгребает всю первичку, после чего сдает отчетность. Подходит для старообрядцев (хотя мой опыт работы с аутсорсом начался именно с него).
  • Обычная аутсорсинговая компания. К этому типу относятся компании с несколькими бухгалтерами, которые зачастую закрепляют за клиентом личного менеджера и ведут всю коммуникацию через него. Такие компании обычно кроме стандартного бухучета предлагают еще и юридическое сопровождение бизнеса.
  • Аутсорсеры с IT-решениями. Компании подобного рода обычно кроме аутсорса предлагают какой-то дополнительный сервис вроде приложения, через которое можно отправлять первичку и взаимодействовать со своим менеджером. Самым ярким представителем среди этих сервисов сейчас является Кнопка.

А теперь давайте разберем каждый вид в отдельности.

Автоматизированные сервисы не убивают бухгалтера.

Первый сервис, которым я воспользовался, когда зарегистрировал юрлицо был Моё Дело. Отмахнувшись от десятков аутсорсеров, которые названивают сразу, как вы регистрируете юридическое лицо, я решил вести бухучет сам. Хватило меня месяцев на 6-7. Главным камнем преткновения стала необходимость самостоятельно вбивать данные, необходимые для формирования отчетности.

Безусловно, Моё дело позволяет существенно упростить подготовку и сдачу отчетности и рассчитать налоги, но сама необходимость вести бухучет хоть и в минимальной форме остается. Я должен был сам следить за всей первичкой, которой мы обмениваемся с контрагентами, сам ее выпускать и отслеживать, подписаны ли документы.

Функции бухгалтера такой сервис не убивает, просто переносит их на владельца бизнеса. Вы все еще должны следить за тем, вовремя ли вы сдаете отчетность, имеет ли налоговая к вам какие-то претензии и какие формы дополнительно вы должны сдать.

Бухгалтер на удаленке - это круто, но чертовски ненадежно.

Решив снять с себя функцию ведения бухучета, я стал искать альтернативные решения. Друг порекомендовал бухгалтера, которая уже несколько лет ведет его компанию (несколько кофеен в Москве).

С этим бухгалтером я проработал 3 года и поначалу был полностью удовлетворен. Мы настроили Google Таблицы, чтобы продажники могли создавать акты и счета, а бухгалтер приходила к нам в офис раз в 2-3 недели и забирала всю первичную документацию, а заодно напоминала о том, что и когда она будет сдавать и какие документы ей необходимо подготовить.

Наша с ней идиллия, может продлилась бы и дольше, но внезапно мне пришел штраф за невовремя сданную отчетность. Первый косяк мы с ней урегулировали и она продолжила работу. Затем ситуация повторилась и в этот раз вишенкой на торте стала блокировка расчетного счета перед получением авансового платежа от клиента на сумму больше полумиллиона рублей.

С блокировкой расчетного счета мириться я не был намерен, а потому уже стал искать замену.

Итог: бухгалтер на удаленке практически полностью имитирует работу штатного бухгалтера за меньшие деньги, но его работа может быть ненадежной и повлечь очень неприятные последствия для бизнеса.

Классический аутсорс - надежно но неудобно.

Единственное, с чем я не поработал напрямую, был обычный аутсорс, но логика его работы в чем-то схожа с бухгалтером на удаленке. Вы нанимаете компанию, которая сама сдает отчетность и ведет бухучет. Коммуникация с менеджером, который вас ведет, осуществляется через почту, и в целом такой способ взаимодействия аналогичен любому другому сотруднику на удаленке. В сравнении с предыдущим вариантом, плюсом является повышенная надежность за счет того, что компания вроде как материально ответственная за ваш бухучет (что все равно вряд ли вас обрадует, если внезапно заблокируют расчетный счет).

Проблема с обычным аутсорсом только в том, что первичку теперь надо собирать вам и ежемесячно ее нужно отправлять вашей компании. Если вы уже дозрели до того, чтобы не вести бухучет самостоятельно, то, пожалуй, этот вариант можно считать точкой отсчета для выбора решения.

Аутсорсеры с IT-решениями лучшее, что может дать рынок, но вы все равно должны думать о бухучете.

“Продвинутые” аутсорсеры технически являются следующим этапом развития покемона под названием аутсорсинговая компания. За вами так же закрепляется личный менеджер, вы так же должны отправлять им всю первичку и они тоже вроде как материально ответственны. Но в отличии от обычных аутсорсеров эти ребята придумывают какие-то дополнительные решения типа мобильных приложений или десктопных сервисов, через которые вы будете с ними работать (идея в большинстве своем сомнительная, так как общаться с менеджером я могу и через почту или мессенджер).

На рынке сейчас таких сервисов достаточно много: Кнопка, Главбух ассистент, Гениальный штаб и прочие, но главной проблемой остается все та же беготня с первичкой для налоговой и необходимость думать о том, что и когда необходимо сдавать.

Каким я хочу видеть бухгалтерский аутсорс.

Несмотря на то, что все компании заверяют о том, что снимут с вас головную боль, связанную с бухучетом, максимум, что они могут сделать, это ее облегчить.

Сегодня подобным компаниям, по моему мнению, не хватает следующих вещей:

  • Интеграция с CRM. Первичка - это производная от моих сделок. Сделки я веду в CRM, следовательно и документы, которые попадают к бухгалтеру должны быть интегрированы с ней.
  • Отсутствие необходимости пересылать первичку. Я не хочу собирать документы со своих сотрудников и отправлять их бухгалтеру. Это лишняя и бесполезная для меня операция. Там вроде как есть законодательные ограничения на эту тему, но моя боль все еще не решена.

Только когда компании решат эти проблемы, можно говорить о том, что аутсорс должен работать повсеместно.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Максим Гугаев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 34, "likes": 33, "favorites": 82, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 59635, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 26 Feb 2019 16:37:18 +0300" }
{ "id": 59635, "author_id": 261201, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/59635\/get","add":"\/comments\/59635\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/59635"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199119 }

34 комментария 34 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
8

Делать выводы об удалённом бухгалтере на основе одного примера, конечно, не до конца верно. Если самому не понимать, что происходит, то тебя и удаленный, и приближённый бухгалтеры, как и любые аутсорсинги, обманут.
С извилинами на удалённом можно сэкономить много, имхо.

Ответить
7

Если вы не хотите с первичкой возиться вообще никак, то возьмите в штат красивую девочку секретаря, она и кофе сделает, и первичку соберет, и офис собой украсит. А уж там далее аутсорс возьмет на себя все истинные задачи по бухгалтерии и будем перед вами держать ответ.
Так же часть задач с первичкой решает подключение ЭДО. Но им еще далеко не все пользуются.

Ответить
2

Лет 15 использую аутсорс - и для ооо-к и для ип-к.
Денег не стоит практически совсем, по сравнению с удаленным или неудаленным (кстати, недогруженный бух будет фрилансить, так что без разницы), не болеет, в отпуск не ходит.
Один раз накосячили, мне были начислены санкции - бухгалтера компенсировали ущерб по своей инициативе.

Ответить
2

От первички полностью к сожалению не уйти, думаю надо ждать еще лет 15 когда все юр лица перейдут на электронный документооборот. Продвинутые аутсорсинговые компании работают в облачных сервисах (1С , Мое дело, Контур.Бухглатерия) и дают доступ своим клиентам для создания документов в этих сервисах. На мой взгляд, самое лучшее решение , когда директор и бухгалтер совместно работают в облачной бухгалтерии, каждый проводит свою часть документов, это минимизирует затраты на обработку документов и позволяет директору держать руку на пульсе и видеть, что творится в его бухгалтерии.

Ответить
1

Итог: бухгалтер на удаленке практически полностью имитирует работу штатного бухгалтера за меньшие деньги, но его работа может быть ненадежной и повлечь очень неприятные последствия для бизнеса.

Ну да, конечно же, бухгалтер в штате это гораздо большая надежность и отсутствие неприятных последствий ))) насмешили.

С блокировкой расчетного счета мириться я не был намерен, а потому уже стал искать замену.

Почитайте, почему банки блокируют счета. К бухгалтерскому учету обычно это отношение не имеет.

Ответить
1

"Почитайте, почему банки блокируют счета. К бухгалтерскому учету обычно это отношение не имеет."
Здесь речь о не во время сданной отчетности, либо косяке в расчетах при оплате налогов/взносов. В таких случаях действительно может быть виноват бухгалтер, как, в принципе, и налоговая=)
Банки по своему усмотрению блокирую,т в большинстве случаев, только откровенный черняк. Все остальное - исполнение распоряжение органов власти.

Ответить
0

Именно, последнее время чаще блокируют банки, и даже не счет, а клиент-банк, запрос документов, а затем Вам сообщают, что банк не может поручиться за Ваш бизнес в росфинмониторинг, поэтому он предлагает закрыть счёт в банке...

Ответить
1

Вроде какие-то парни с Урала и ГлавБух что-то делали, что тебе должно помочь. Посмотри статьи на сайте

Ответить
1

а как же Эльба?

Ответить
1

А почему проблема нанять бухгалтера? Пусть совместителем? Пришёл на пару часов, отработал, ушёл.
Может расходы чуть больше, но нет гемора в итоге. Скупой платит дважды.

Ответить
1

Проблему с первичкой вообще не понимаю, сейчас не загружает документы в бухгалтерию только БухБабМаша, и то поискать нужно трудолюбивую, которая будет ручками все забивать))) Кстати, о трудолюбивых, при подборе бухгалтера предпочту ленивого, но думающего. По опыту - от трудолюбивых бухгалтеров толку мало...

Ответить
1

Мне кажется, что следить за первичкой - это не работа бухгалтера, это задача бизнеса. Первичка потому и называется так, что она является отражением какого-то делового факта. Как вы можете быть уверены, что что-то продали, пока у вас нет подписанного акта, как можете быть уверены, что отгрузили, пока вам не подписали накладную? Получить подтверждение факта - это задача менеджера, продажника, в общем, человека из бизнеса. Потом, если нет электронного оборота, он должен принести документ и положить в известное место, где бухгалтерия сможет его забрать и приложить куда следует.

В "Моем деле", кстати, можно и нужно автоматически генерировать счета/акты/накладные, оттуда же распечатывать, там же вести бумагооборот с клиентом, выписку со счёта загружать автоматически. Но их упрощённая система бухгалтерии не всегда справляется с необычными ситуациями и отчётность у меня несколько раз генерировалась неправильно. Я думаю, идеальный вариант для малого бизнеса - это сервис типа "Моего дела" и проверенный живой опытный бухгалтер на аутсорсе, который легко и без боли привлекается для любых нестандартных случаев (неожиданно сложная отчётность, нужно что-то придумать задним числом и так далее, какая-нибудь проверка назначена). Какая-нибудь "Кнопка", наверное, именно это и предоставляет.

Ответить
1

Есть же облачные решения. Когда и аутсорсинговый бухгалтер и менеджер клиента работает онлайн в одной базе 1С. Мы так со своими клиентами работаем.

Ответить
0

У нас бухгалтерша, которая в свое время работала на удаленке, бухучет привела в такое состояние, что нам дешевле было своего человека в штате держать, чем платить потом за восстановление🙃

Ответить
0

Какие у нее были нематериальные мотивации по понятным потребностям?
Были ли личные встречи или видео звонки?

Ответить
0

Мне это нужно 4 раза в году (поквартально). "Мое дело", когда начинало работу, цена была адекватная, сейчас дороговато. Весь учет ведешь сам.
Я за удаленного бухгалтера.

Ответить
0

А что за бизнес?

Ответить
0

Внесу свои 5 копеек: счёт в Альфа-Банке, Эльба, синхронизация с р/с, там же документы создаю (договоры, счета, акты, все видно) . правда, не без проблем, как-то принесли недостачу на 1 копейку и недавно 980 руб штраф, что-то между налоговой и пфр не срослось при передаче.

Ответить
0

Была аналогичная ситуация пару лет назад. Пришло заказное письмо за не уплату 1.80 р.
Бумаги больше потратили, чем штраф.
Пока в онлайн сервисах разочаровался. Если за ними все перепроверять и исправлять, то я сам могу считать на бумажке в столбик =)

Ответить
0

микробизнес ИП 6% усн без сотрудников.

Ответить
0

Я имею в виду, какая отрасль? По мне, так удаленный бухгалтер, если сравнивать, подходит только розничной торговле, потому что там первички много - в других случаях, дороговато.

Ответить
0

Не торговля. Я наверно оговорился. Имел ввиду удаленный, но не постоянный удаленный. Бухгалтер ведет несколько контор. Обороты у меня не большие, но вечные изменения в законодательстве меня заставляют вникать в новые налоговые, пенсионные отчисления. Изменения счетов, БИКов и др. что выбешивает.
Заход к бухгалтеру раз в квартал мне обходится 1000-1500р.
я получаю все раскладки.

Ответить
0

ИП на УСН 6% - это первый год Эльба бесплатно, а так не больше 5000 в год, это "полуавтомат" с выписки банка. Но если нужен бухучёт, управленческий учет и анализ, тогда значительно больше.

Ответить
0

Вот сервис http://kub-24.ru который уже давно решает проблему первички и коммуникаций между бухами/бизнесом. Менеджеры выставляют счета/ТТН/Акты, а бухгалтерия получает их в нужном формате. Пользуйтесь...

Ответить
0

Так это технологичный аутсорс, как я понял. документооборт только для их клиентов. Я же поделился сервисом для бизнеса(вся первичка, аналитика, управленка) с возможностью выгрузитьв 1С буху, хоть фрилансу, хоть аутсорсу, хоть штатному, хоть на луну)))

Ответить
0

Месяца четыре пользуюсь сервисом https://entera.pro , проблема с первичкой решена. Гружу им документы в любом виде, а потом выгружаю прямо в 1с, круто работает + архив собирается. Вроде бы есть интеграция с Моим делом и другими бух. сервисами.

Ответить
0

Пользуюсь п. 3 уже несколько лет. всем доволен. Бизнес по параметрам похож на ваш,кстати как и фамилия - имя))

Ответить
0

ИП, ООО, УСН... Крылья, ноги...
Главное хвост)
Подскажите, где умеют вести агента и принципала от и до? (21 век же: агрегаторы, маркетплейсы, единые службы чего-либо, совместные покупки, выплата вознаграждений, бонусы .... )

Ответить
0

Автор, на каком способе Вы остановились в результате?

Ответить
0

Сейчас остановился на последнем типе - аутсорсинг с IT-решением. Я считаю, что ребята могут сделать больше, но в принципе аутсорсер достаточно быстро развивается, интересно посмотреть, что из этого выйдет.

Ответить
0

Сколько десятков удаленных бухгалтеров вы нанимали, чтобы сделать вывод из заголовка?

Ответить
0

Все Ваши минусы аутсорсинга могут быть и у штатного бухгалтера, кроме, пожалуй, первички, которая у штатного может тупо потеряться). Имея в штате бухгалтерию из нескольких человек очень часто сталкивались с блокировкой, причём, не всегда обоснованной... Ищите профессионалов, с системой, но кроме того, обладающих "гибкостью". За бухгалтерскими компаниями будущее, у них знания и опыт, которые позволяют решить все задачи быстрее и качественнее. А частные случаи, когда Вам не повезло - не в счёт. Ну и не забывайте о том, что руководитель компании несёт ответственность за бухучет, поэтому точки контроля должны быть, совсем не вникать в учет чревато...

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Приложение-плацебо скачали
больше миллиона раз
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }