«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть» Статьи редакции

Советы о работе по расписанию от управляющего директора сервиса для автоматизации продаж «Интроверт» Виктора Довжика.

Мой мир изменился, когда компания превратилась из трёх знакомых в команду из 27 человек. Раньше основное время уходило непосредственно на работу. Коммуникации и общение с коллегами происходили редко и несистемно. Это были сообщения во «ВКонтакте» или прямое обращение через стол в духе «Эй, Вить, тут…».

Компания росла, подчинённых становилось больше. Они требовали больше времени и внимания. В какой-то момент ситуация дошла до абсурда: ты всем что-то должен, ничего не успеваешь, бегаешь с одной планёрки на другую, параллельно отвечая на вал сообщений в Slack.

Однажды я оглянулся и понял, что в маркетинге, который полностью только на мне, ничего не происходит уже два месяца. Я просто этим не занимался. Настало время поменять подход к планированию рабочего времени.

Все знают про календарь. Многие им пользуются. Но есть одна проблема: у кого день действительно проходит в соответствии с расписанием? Когда я в первый раз попробовал жить по календарю, у меня ничего не получилось. Это даже мягко сказано — был полный провал.

Когда первое событие назначено на десять утра, а ты просыпаешься только в двенадцать, потому что вчера пришла идея и ты заработался до трёх ночи, ни один календарь не спасёт. У меня просто не получалось следовать плану. В середине дня всегда отвлекало что-то срочное (правда, таковым оно было только в головах сотрудников).

Первое, что случилось, когда я начал жить по календарю — меня начали ненавидеть. Считать, что я зазнался. Раньше любой мог постучаться в любое время и рассчитывать, что я решу его вопрос. Теперь я ставил людей в очередь.

Но когда система прижилась, мне стало куда легче. Теперь я могу запланировать поход в бассейн три раза в неделю в рабочее время и быть уверен, что схожу. Или взять выходной. И знать, что у меня будет одна задача — отдых.

Я собрал несколько правил, которые помогли мне организовать работу с календарём.

1. Новые встречи можно назначить только на завтра

Вечером каждого дня я точно знаю, что меня ждёт, когда я открою глаза утром. Это даёт ощущение спокойствия. В пустые зоны я ставлю важные стратегические задачи, на которые раньше не находилось времени. Остальное уже забито встречами, которые назначают сами сотрудники.

2. Разделите день на зоны с точным началом и концом

Я сова, поэтому события в календарь вношу с 12:00 утра. Последняя рабочая встреча может начаться в 20:00. Так можно прогнозировать, что к 23:00 будешь дома. На утро я ставлю задачи, где нужна концентрация, на вечер — большие собрания. Особая зона — с одиннадцати вечера до часа ночи. В это время у меня максимальная концентрация.

3. Напоминайте коллегам о встречах

Несостоявшаяся встреча ломает день не меньше, чем задержка или опоздание. Ты начинаешь думать, чем бы заняться. Сам пристаёшь и отвлекаешь коллег. Поэтому важно напоминать о событиях при помощи сообщений в мессенджере или email-писем. О личных встречах я напоминаю за день, о звонках по Skype — за час.

4. Ставьте 30 минут люфта на каждый час встречи

Встречи всегда затягиваются. Задержался на первой — опоздал на вторую. Начинает работать эффект домино — на шестую встречу опаздываешь уже часа на два. Чтобы не быть как Путин в интервью с Оливером Стоуном (он задержался на 6 часов 45 минут), ставьте люфты между встречами.

Я оставляю 50% рабочего времени пустым. Если закончил без люфта — отлично, есть время ответить на почту или лучше подготовиться к следующей встрече.

5. Не ведите календарь сами — делегируйте

Календарь может обижать людей. Особенно пока они к нему привыкают. Каждый считает своё дело срочным. И лично отказывать мне неприятно. Пусть уж обижаются на офис-менеджера или любого выбранного подчинённого. А я каждый вечер просто буду видеть встречи с повесткой на завтра.

6. Не принимайте встречи без повестки

Когда ведёшь свой календарь не самостоятельно, сложно понять, что ждёт на следующей встрече. Чтобы подготовиться, быть в курсе событий и не говорить о лишнем, просите организатора встречи писать повестку. В отведённое время обсуждаем только её, а новые вопросы планируем на следующую коммуникацию.

7. Календарь слишком строг, иногда нужно просто расслабиться

Календарь хорош, когда дело касается операционных и рутинных задач. Но очень тяжело запланировать креатив условно с 14:00 до 15:00. Все лучшие идеи приходили ко мне, когда я жил вне календаря (кстати, как и вне почты с мессенджерами).

Иногда оставляйте целые дни без плана. И делайте что хотите: гуляйте, путешествуйте, лежите в постели целый день. Тогда у вас родится много свежих идей, реализацию которых вы запланируете в календарь. На завтра.

Для ведения календаря я использую корпоративный Outlook. Любой сотрудник может зайти и посмотреть мою загрузку. Редактировать его могу только я и коллега, которая планирует встречи.

У меня осталось две проблемы, которые пока не получается решить. Сложнее всего ставить собственные задачи. Коллегам точно нужно, и они назначат встречу. А собственные всегда можно отложить на потом. Пробую делегировать все существующие задачи, даже если могу выполнить их только сам.

Также очень тяжело вовремя заканчивать встречи. Если не угадал с нужным временем, появилось больше вопросов, то становится морально тяжело прервать встречу и перенести обсуждение на другое время.

0
32 комментария
Написать комментарий...
Станислав Саввиных

для 27 человек использовать офис-менеджера и календарь - ну это хз, как-то чересчур пафосно, что ли.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Kuzmin

Я не использую ни то, ни другое для 300 человек основного штата и 3 млрд оборота - у меня даже кабинета своего нет)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

А кто у вас бумагами занимается в компании? Туалетную бумагу в офис заказывает?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов

У меня тоже офис менеджера нет (да и офиса по большому счету, тоже). Туалетную бумагу заказывает кладовщик )

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Kuzmin

Туалетную бумагу обеспечивает клининговая компания арендодателя. За последние 10 лет не помню, чтобы с этим были проблемы)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов
у меня даже кабинета своего нет

Как это знакомо :)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

У нас нет офис-менеджера. Его роль играет девушка маркетолог.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Alexey Zhivilov

На vc пишут статью как пользоваться календарем в Outlook. Даешь статью, как экономить время заказывая бургер в МакДаке через электронный киоск.

Ответить
Развернуть ветку
Lili Lala

На vc пишут статью как управлять своим временем при помощи календаря,. Вы, видимо, не читали.

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Sokolov

ygj

Ответить
Развернуть ветку
Anton Ilabanau

Как бы это сказать... Календарь поддерживает календарь :)
Когда у тебя уже есть план, то отказывать как бы и не приходится - ты просто говоришь "давай, только у меня митинг через 10 мин".
Я хз как в реале, но на удаленке, это отлично работает, т.к. накладные расходы маленькие, ногами бегать никуда не надо, просто переконектил webex или что там и все.
Точно так же если митинг затягивается - говоришь извините у меня другой звонок, давайте продолжим в следующий раз, и соскакиваешь.
Как-то так.

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Это хорошо работает с сотрудниками. Но если встреча с клиентом и ты продаёшь ему что-то, то уже сложно просто сорваться. Хотя, наверное, это больше страх.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Ilabanau

имею опыт только заграницей. I'm really sorry but I need to drop off for another meeting in 10 min обычно норм работает :) более того оказывается что у половины митингующих тоже следующая встреча.

Ответить
Развернуть ветку
Mihail

Поддерживаю, часть (махонькую) использую и помагает, попробую еще несколько принципов взять.

А то что нужно делегировать и работать расслабленно - это правда, лучшая эффективность.

А еще КОНТРОЛЬ, КОНТРОЛЬ И КОНТРОЛЬ!!! :)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Виктория Лобода

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть» - знакомо до боли!

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Chesnokov

Виктор молодец. Помню времена, когда будучи клиентом я мог с ним связаться прям в ВК, и удивлялся этому. Растет бизнес - меняются приоритеты, а время становится дороже денег =)))

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Спасибо! Я вроде и сейчас отвечаю.

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Paletskiy

это называется "мое открытие Америки" :)

молодец, потому что многие компании, которые начинались как дружеские стартап-тусовки, не переживают такого роста и трансформации, когда весь этот "аджайл-хаос" надо трансформировать во что-то управляемое ....

после 4-х лет работы в SAP я просто не представляю как можно жить НЕ по календарю

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Боровков

vc уже не тот

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Krivtsov

Есть список дел.
Есть календарь (штука, которая тебе пришлет заранее напоминание).

А когда пытаются всё это смешать -- получается бесполезная хрень :)

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Списки дел у меня не прижились. Они постоянно переполнялись, а что действительно нужно сделать, я знал и так. Поэтому сейчас голове и на листочках А4.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Ilabanau
> на листочках А4

т.е. списки не прижились, но остались

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Остались. Просто бумагу легко скомкать и выбросить в ведро. А очищать какой-нибудь Вундерлист у меня никак не получалось.

Ответить
Развернуть ветку
Аким Никитенко

Попробуйте книжку Getting Things Done + приложение omnifocus.

Ответить
Развернуть ветку
Арсеньев Олег

Люфты - это хорошо. Но где взять на них время? ))))

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Николай Носов

В чем трудность ставить собственные задачи если бассейн и отдых вы ставить научились?

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

В сосредоточении. По календарю это тяжело. В итоге волну получается поймать только ночью или в выходные.

Ответить
Развернуть ветку
Николай Носов

Можно написать вторую статью "как меня стали все ненавидеть когда я стал вовремя заканчивать встречи" она будет похожа успехами на эту статью

Ответить
Развернуть ветку
Grigoriy Malyshev

Да. Агитировать за расписание должен чувак с краснючими глазами, и неадекватным, от усталости, взглядом.

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Посмеялся)

Расписание же не значит что будет меньше нагрузки. Тут не про баланс жизни и работы, а про уменьшение хаоса.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Серг

Хорошая статья. А в чем вы ведете проекты? Например проект на для Клиента А - его ведут несколько сотрудников и у него есть дедлайны.

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Dovzhik

Команда сейчас работает в Планфиксе. Я контролирую главное через листы А4.

Ответить
Развернуть ветку
29 комментариев
Раскрывать всегда