Кейс «Юлмарта»: установка 700 новых онлайн-касс в магазинах по всей России

Директор по развитию финансовых технологий компании Михаил Дайхин и руководитель проектов Олег Никитин об опыте масштабной модернизации в связи с вступлением в силу 54-ФЗ.

До 1 июля 2017 года весь бизнес обязан заменить старые кассы на новые: с фискальным накопителем и доступом к интернету. Те, кто не успеет, рискуют получить штраф. Нас эта реформа испытала на прочность: через наши онлайн-магазины, курьеров и центры исполнения заказов проходит до 50 тысяч платежей в день — и для всех мы подобрали кассы.

Теперь все платежи должны проходить через кассы, которые передают данные в налоговую через интернет — этого требует новый 54 федеральный закон. У нас был год, чтобы подготовиться к реформе: перестроить работу, заменить или модернизировать кассы.

За это время мы узнали о кассах всё — нашли решение для каждого типа платежей. В этой статье мы делимся опытом, рассказываем лайфхаки.

В старых кассах стояла электронная лента (ЭКЛЗ). На ней, как в черном ящике, сохранялась информация о пробитых чеках. В конце каждого квартала бухгалтер снимал показания с ЭКЛЗ, готовил бумажную отчетность и нес в налоговую.

Теперь в кассе должен быть фискальный накопитель (ФН), который через интернет передает в налоговую информацию о каждом платеже. Для этого нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Оператор принимает информацию с ФН, хранит, обрабатывает и передает в налоговую.

Требования к чекам тоже изменились: продавец обязан указывать название каждого товара, цену, НДС, информацию о продавце и кассе.

Если покупатель попросит, продавец обязан отправить электронный чек на почту или в SMS.

Для бизнеса такая реформа — встряска: нужно подготовить каждую кассу, подключить бесперебойный интернет, заключить договор с ОФД, перерегистрировать кассы в налоговой. У малого бизнеса на это уходит месяц–два. Мы планировали уложиться в семь, но работа растянулась на семь с половиной месяцев. В итоге всё равно успели вовремя.

Дополнительные траты. Новая касса стоит от 20 тысяч рублей, фискальный накопитель — 6 тысяч рублей, договор с ОФД — 3 тысячи рублей в год за каждую кассу. К этому добавляется плата за интернет и подключение, мелкие доработки. Малому бизнесу стоит заложить около 40 тысяч рублей на каждую кассу. Крупный бизнес заплатит ещё за доработку программного обеспечения и бизнес-процессов. Нам вся реформа обошлась в 33,4 млн рублей.

Задействована вся система. Мы работаем в SAP — программе, которая контролирует склад, продажи, логистику и аналитику и настроена специально для «Юлмарта». Меняешь кассы — приходится дорабатывать программу.

Сырые решения. Производители касс начали проектировать новые модели год-полтора назад, когда был подписан закон. Попутно требования закона уточнялись, производители касс подстраивались. Это значит, все модели касс на рынке новые, их не испытывали в полях.

Что вы будете делать, когда провод новой кассы окажется слишком коротким или разъемы на шнурах окажутся не того типа? Если касса зависнет на чеке возврата или при платеже банковской картой? Таких мелких недоработок у новых касс десятки.

Если вы не собираете и не анализируете данные платежей, модернизация поможет начать это делать. ОФД собирает информацию для налоговой, но предлагает пользоваться этим и бизнесу: узнать, как ведут себя покупатели, чтобы выбрать стратегию продвижения; интегрировать информацию о продажах с бухгалтерскими программами; эффективнее управлять закупкой товаров.

«Юлмарт» и до закона автоматизировал продажи и отчетность. Но для нас реформа тоже оказалась полезной: она заставила всех продавцов платить налоги. Мы работаем по закону, и нам выгодно, когда на рынке все соблюдают правила.

Мы инвентаризировали кассы и проверили, как они работают. До модернизации у нас было 735 касс. Некоторые из них устарели. Проверили, какие модели включены в обновлённый реестр ФНС, — такие кассы можно модернизировать.

Электронная подпись позволяет подписывать и пересылать документы в электронном виде. С такой подписью можно работать в личном кабинете ФНС и ОФД: регистрировать кассы и перерегистрировать их при переносе в другую торговую точку.

Чтобы сотрудники, занятые в модернизации, не вязли в бумажной волоките, им раздали доверенность на электронную подпись.

Мы предпочитаем работать по каждому направлению с несколькими партнёрами: они конкурируют, и мы получаем лучшее обслуживание. А если партнёр подведёт, мы быстро его заменим. При выборе ОФД такая тактика подходит: все ОФД на рынке — новые, положиться на отзывы и репутацию не получится, их надёжность проверяется в работе.

Мы поговорили со всеми ОФД и выбрали два:

«Юлмарт» работает по всей европейской части России, и в разных регионах наши кассы обслуживают разные центры технического обслуживания (ЦТО). Будь мы маленькой компанией, нам хватило бы техобслуживания по действующим договорам. Но чтобы скоординировать график работ в десятках точек одновременно, понадобилось договариваться о графике и стоимости модернизации.

Недостаточно «прикрутить» к сайту сервис приема платежей — нужно поставить кассу с фискальным накопителем. Каждый платеж должен пройти через фискальный накопитель. Банки и платежные сервисы только начинают этим заниматься, и встраивать их в работу магазина пока сложно. А когда мы искали решение для интернет-платежей, они за такое ещё не брались.

Когда мы выбирали кассы, ни у кого не было решения для интернет-магазинов. Фактически нам нужна была такая же касса с ФН, как в торговой точке, но без печати чека — вместо бумажного она должна отправлять электронный. Мы уже работали с кассами «Штрих-М», поэтому взяли их за основу — отключили печатающий модуль и подключили к SAP, чтобы он передавал кассе информацию об онлайн-платежах.

Главная сложность в работе с кассами для интернет-магазина — обеспечить бесперебойность работы. Мы поставили четыре кассы и соединили их алгоритмом: если одна касса не может принять платеж, она передает его следующей — до тех пор, пока платёж не пройдет. Чтобы подстраховаться от перебоев с электричеством, расселили кассы по двум серверным в разных городах.

Мы тестировали кассы на тысячах платежей в день, давали максимальную нагрузку — всё прошло без сбоев. Чтобы отправлять электронные чеки, мы разработали собственное решение.

Малый бизнес обычно делегирует это ОФД, у них есть недорогие готовые решения. Однако мы отправляем чеки не только из-за формального требования закона, но и для того, чтобы общаться с клиентами.

Мы предпочитаем отправлять чеки по электронной почте. Чек приходит в письме от «Юлмарта», он оформлен по правилам бренда, и к нему мы добавляем анонсы акций и рекомендации — чтобы покупатели возвращались. Вдобавок электронное письмо обходится компании дешевле, чем SMS.

Также мы доработали интерфейс онлайн-витрины. Чтобы отправить электронный чек, мы должны узнать почту или телефон покупателя. Интернет-платежи «Юлмарт» принимает через сайт, его мобильную версию, мобильное приложение, терминалы в точках продаж и через партнёров. Мы собрали все возможные точки входа и обновили интерфейсы, чтобы получать контакты клиента.

Мы устанавливали кассы для интернет-магазина в марте 2016 года. Сейчас у продавцов касс появились новые решения, но они почти не отличаются от того, что сделали мы. И наше решение подходит нам больше: у нас собственная разработка, поэтому мы не платим за техподдержку и можем как угодно подстраивать онлайн-платежи под особенности внутреннего устройства компании.

По закону чек должен пробить тот, кто принимает платеж, и именно в момент платежа. Нельзя выбить чек заранее в офисе и дать курьеру вместе с накладными. Если клиент платит курьеру, то он обязан выбить чек при покупателе.

Курьеру нужна мобильная касса и надёжный интернет. До реформы у нас была касса, которая позволяла ввести сумму заказа и напечатать чек. В «Штрих-М» нам предложили модернизировать кассы, но доработок было бы слишком много: кассы не подключались к интернету, не умели печатать номенклатуры, показывать НДС и данные фискального накопителя. Мы решили закупить новые кассы.

С новыми кассами мы могли сделать доставку удобнее и для курьеров, и для покупателей. Мы искали решение, объединяющее планшет, POS-терминал и принтер чеков — иначе курьеру приходилось носить три отдельных устройства.

В марте 2016 года такого решения не было. Был смартфон с принтером, но тогда его ещё не внесли в реестр ФНС, и мы не были уверены, что сможем получить крупную партию вовремя. В итоге смирились с тремя отдельными устройствами.

Мы выбрали кассы АТОЛ — компания предлагает качественно разработанный SDK для Android-платформы. А мы как раз на Android планировали сделать приложение для курьеров.

Чтобы приложение было удобным, мы опросили курьеров, чего им не хватает в существующей системе. После этого добавили в приложение проверку кода, подтверждающего оплату заказа на сайте. Раньше клиенту звонил оператор колл-центра, просил назвать код и после этого передавал заказ в доставку. Теперь покупатель называет код курьеру, а тот проверяет в приложении.

Теперь в приложении можно отредактировать заказ, если покупатель, например, решил отказаться от некоторых товаров. Электронный чек тоже отправляется из приложения.

Чтобы всё это работало, нужен надёжный интернет. МТС предложила выгодный тариф, и мы закупили 400 SIM-карт. Но во время тестирования интернет несколько раз отказывал, курьеры не могли пробивать чеки. Поэтому мы подстраховались: в каждый планшет поставили запасную SIM-карту «Билайна» на случай отказа основной.

Приложение связано с нашей SAP и отсылает отчеты в ОФД, поэтому для нас важно защититься от проникновения в систему со стороны. Для этого мы настроили централизованное управление мобильными устройствами: каждый курьер авторизуется под своим логином и паролем. Руководители службы доставки централизованно управляют установкой и обновлением приложения на всех планшетах.

Наши покупатели могут платить за покупки при получении — в центрах исполнения заказов и пунктах выдачи. Мы пользовались там кассами «Штрих-М», их можно модернизировать. Это дольше, чем покупать новые, зато дешевле: на новые нам бы пришлось потратить 20 млн рублей, а модернизация обошлась в 10 млн рублей.

Нам предстояло подключить кассы к интернету, поставить в них фискальные накопители и изменить программное обеспечение.

Поставить фискальные накопители — это целая история. Точки «Юлмарта» есть в 237 городах. Нам предстояло составить график так, чтобы во время модернизации ни одна точка не прекращала работу. Действовали по цепочке: ставили фискальные накопители в подменные кассы и регистрировали их. Подключали их на место старых касс, а те забирали на модернизацию. Затем везли уже модернизированные кассы на следующую точку.

Подключить к интернету тоже не всегда просто. Мы выступили одним из первых клиентов «Штрих-М», первыми тестировали её комплекты модернизации. Попутно нашли несколько проблем.

Так, например, комплект модернизации, выпущенный «Штрих-М», снабжен очень коротким шнуром для подключения к сети — 10 сантиметров. К тому же у шнура выход типа «папа», и у наших интернет-кабелей — тоже. Нам пришлось добавлять переходники «мама-мама» и скреплять их дополнительно, чтобы шнуры не выскочили.

Изменить программное обеспечение — ещё одна большая задача. Старые кассы интегрировались с кассовым модулем SAP. Кассы изменились, и кассовый модуль тоже пришлось перерабатывать. На это у наших программистов ушло четыре месяца.

В итоге за семь с половиной месяцев мы модернизировали 508 касс и закупили новые онлайн-кассы «Штрих-М» для 12 точек.

Готовиться нужно заранее. Всё новое непредсказуемо: мы закладывали на модернизацию семь месяцев и задержались на две недели. В 2018 году онлайн-кассы установят те, кто раньше вёл бизнес без касс, — бизнесмены, которые оказывают услуги и проводят работы; владеют интернет-магазином, торговым автоматом или платёжным терминалом; работают по ЕНВД или патентной системе. Если вы один из них, начинайте готовиться, изучайте предложения. Тогда не потратите лишних денег.

Можно экономить на ЦТО. Раньше каждый бизнесмен был обязан заключать договор с центром технического обслуживания, теперь это необязательно. Мы оставили на ЦТО только сервисное обслуживание, а замену фискальных накопителей (это надо делать каждый год) заберём на свою сторону — сэкономим деньги. Ещё самостоятельно и бесплатно можно зарегистрировать кассу в ФНС, подписать договор с ОФД.

Модернизация полезна для бизнеса. Мы используем обязательные по закону электронные чеки — добавляем в них анонсы акций и рекомендации для клиентов. Упростили работу курьеров. Ещё пользуемся автоматической сверкой данных SAP с данными ОФД — так мы избегаем ошибок в отчётности. Если вы не собираете и не анализируете данные продаж, после модернизации используйте для этого ОФД.

Готовых решений не хватает. Производители кассового оборудования сами не готовы к реформе: их решения сырые. Поэтому иногда приходится мириться с несовершенством техники: нет удобной кассы для курьеров — приходится давать им отдельные кассу, планшет и POS-терминал. А иногда проще сделать собственное решение — так мы отключили печать чеков на обычных кассах и использовали их для онлайн-платежей.

На всех не хватает ресурса. Перед вступлением закона в силу все старались успеть. Теперь опоздавшие торопятся заменить кассы, чтобы не платить штрафы. В результате все службы, задействованные в процессе, перегружены. ЦТО не успевают настроить кассы, ОФД регистрируют всех, но не сразу подключают дополнительные услуги. Поставщики не всегда доставляют кассы и фискальные накопители вовремя. Чтобы вас не отодвинули, заключайте договоры о поставках и обслуживании с графиком работ, добивайтесь, чтобы все условия выполнялись.

Чиновники слышат бизнес. За год с момента принятия закона заменять кассы стало проще: раньше нельзя было зарегистрировать кассу в личном кабинете, если адрес торговой точки не внесён в ФИАС, — теперь можно. Раньше старую кассу приходилось снимать с учета, чтобы поставить новую, а теперь можно поставить новую кассу, а старую снять позже. Даже не нужно относить в налоговую, можно вызвать работника ЦТО.

К 1 июля 2017 года в налоговой зарегистрировано 850 тысяч онлайн-касс — это 75% от общего количества. Из интернет-магазинов к реформе готовы только 28%. Остальные не успели. Минфин пообещал не накладывать штраф на опоздавших, если договор о поставке оборудования заключён до 1 июля. Но если договора нет, придётся платить штраф — от 75 до 100% суммы продаж на устаревшей кассе или без кассы.

Материал редактировала Елена Волкова.

#Колонка