реклама
разместить

Кейс «Юлмарта»: установка 700 новых онлайн-касс в магазинах по всей России

Директор по развитию финансовых технологий компании Михаил Дайхин и руководитель проектов Олег Никитин об опыте масштабной модернизации в связи с вступлением в силу 54-ФЗ.

Михаил Дайхин и Олег Никитин
Михаил Дайхин и Олег Никитин

До 1 июля 2017 года весь бизнес обязан заменить старые кассы на новые: с фискальным накопителем и доступом к интернету. Те, кто не успеет, рискуют получить штраф. Нас эта реформа испытала на прочность: через наши онлайн-магазины, курьеров и центры исполнения заказов проходит до 50 тысяч платежей в день — и для всех мы подобрали кассы.

Теперь все платежи должны проходить через кассы, которые передают данные в налоговую через интернет — этого требует новый 54 федеральный закон. У нас был год, чтобы подготовиться к реформе: перестроить работу, заменить или модернизировать кассы.

За это время мы узнали о кассах всё — нашли решение для каждого типа платежей. В этой статье мы делимся опытом, рассказываем лайфхаки.

Чего требует закон

В старых кассах стояла электронная лента (ЭКЛЗ). На ней, как в черном ящике, сохранялась информация о пробитых чеках. В конце каждого квартала бухгалтер снимал показания с ЭКЛЗ, готовил бумажную отчетность и нес в налоговую.

Теперь в кассе должен быть фискальный накопитель (ФН), который через интернет передает в налоговую информацию о каждом платеже. Для этого нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Оператор принимает информацию с ФН, хранит, обрабатывает и передает в налоговую.

Требования к чекам тоже изменились: продавец обязан указывать название каждого товара, цену, НДС, информацию о продавце и кассе.

Если покупатель попросит, продавец обязан отправить электронный чек на почту или в SMS.

​
Чек от «Юлмарта» в SMS
Чек от «Юлмарта» в SMS

Для бизнеса такая реформа — встряска: нужно подготовить каждую кассу, подключить бесперебойный интернет, заключить договор с ОФД, перерегистрировать кассы в налоговой. У малого бизнеса на это уходит месяц–два. Мы планировали уложиться в семь, но работа растянулась на семь с половиной месяцев. В итоге всё равно успели вовремя.

Почему перестроиться на новый закон трудно

Дополнительные траты. Новая касса стоит от 20 тысяч рублей, фискальный накопитель — 6 тысяч рублей, договор с ОФД — 3 тысячи рублей в год за каждую кассу. К этому добавляется плата за интернет и подключение, мелкие доработки. Малому бизнесу стоит заложить около 40 тысяч рублей на каждую кассу. Крупный бизнес заплатит ещё за доработку программного обеспечения и бизнес-процессов. Нам вся реформа обошлась в 33,4 млн рублей.

Задействована вся система. Мы работаем в SAP — программе, которая контролирует склад, продажи, логистику и аналитику и настроена специально для «Юлмарта». Меняешь кассы — приходится дорабатывать программу.

Сырые решения. Производители касс начали проектировать новые модели год-полтора назад, когда был подписан закон. Попутно требования закона уточнялись, производители касс подстраивались. Это значит, все модели касс на рынке новые, их не испытывали в полях.

Что вы будете делать, когда провод новой кассы окажется слишком коротким или разъемы на шнурах окажутся не того типа? Если касса зависнет на чеке возврата или при платеже банковской картой? Таких мелких недоработок у новых касс десятки.

Какая польза бизнесу от закона

Если вы не собираете и не анализируете данные платежей, модернизация поможет начать это делать. ОФД собирает информацию для налоговой, но предлагает пользоваться этим и бизнесу: узнать, как ведут себя покупатели, чтобы выбрать стратегию продвижения; интегрировать информацию о продажах с бухгалтерскими программами; эффективнее управлять закупкой товаров.

«Юлмарт» и до закона автоматизировал продажи и отчетность. Но для нас реформа тоже оказалась полезной: она заставила всех продавцов платить налоги. Мы работаем по закону, и нам выгодно, когда на рынке все соблюдают правила.

Как готовились к проекту

Составили скоуп

Мы инвентаризировали кассы и проверили, как они работают. До модернизации у нас было 735 касс. Некоторые из них устарели. Проверили, какие модели включены в обновлённый реестр ФНС, — такие кассы можно модернизировать.

Раздали ответственным электронную подпись

Электронная подпись позволяет подписывать и пересылать документы в электронном виде. С такой подписью можно работать в личном кабинете ФНС и ОФД: регистрировать кассы и перерегистрировать их при переносе в другую торговую точку.

Чтобы сотрудники, занятые в модернизации, не вязли в бумажной волоките, им раздали доверенность на электронную подпись.

Выбрали ОФД

Мы предпочитаем работать по каждому направлению с несколькими партнёрами: они конкурируют, и мы получаем лучшее обслуживание. А если партнёр подведёт, мы быстро его заменим. При выборе ОФД такая тактика подходит: все ОФД на рынке — новые, положиться на отзывы и репутацию не получится, их надёжность проверяется в работе.

Мы поговорили со всеми ОФД и выбрали два:

  • «Ярус» — дочерняя компания «Штрих-М». У нас было много касс «Штрих-М», и мы планировали их модернизировать. В «Ярусе» нам предложили скидку. Вдобавок в компании автоматизирована регистрация касс в личном кабинете — нашим сотрудникам оставалось меньше работы.
  • «ОФД.ру». Мы выбрали её, потому что компания участвовала в создании ФЗ-54 и знала о возможных трудностях интеграции.

Заключили договоры с центрами технического обслуживания

«Юлмарт» работает по всей европейской части России, и в разных регионах наши кассы обслуживают разные центры технического обслуживания (ЦТО). Будь мы маленькой компанией, нам хватило бы техобслуживания по действующим договорам. Но чтобы скоординировать график работ в десятках точек одновременно, понадобилось договариваться о графике и стоимости модернизации.

Кассы для платежей через интернет

Недостаточно «прикрутить» к сайту сервис приема платежей — нужно поставить кассу с фискальным накопителем. Каждый платеж должен пройти через фискальный накопитель. Банки и платежные сервисы только начинают этим заниматься, и встраивать их в работу магазина пока сложно. А когда мы искали решение для интернет-платежей, они за такое ещё не брались.

Когда мы выбирали кассы, ни у кого не было решения для интернет-магазинов. Фактически нам нужна была такая же касса с ФН, как в торговой точке, но без печати чека — вместо бумажного она должна отправлять электронный. Мы уже работали с кассами «Штрих-М», поэтому взяли их за основу — отключили печатающий модуль и подключили к SAP, чтобы он передавал кассе информацию об онлайн-платежах.

Установили кассу, отключили печатающий модуль, но однажды настройка дала сбой
Установили кассу, отключили печатающий модуль, но однажды настройка дала сбой

Главная сложность в работе с кассами для интернет-магазина — обеспечить бесперебойность работы. Мы поставили четыре кассы и соединили их алгоритмом: если одна касса не может принять платеж, она передает его следующей — до тех пор, пока платёж не пройдет. Чтобы подстраховаться от перебоев с электричеством, расселили кассы по двум серверным в разных городах.

Кассы в серверной в Санкт-Петербурге
Кассы в серверной в Санкт-Петербурге

Мы тестировали кассы на тысячах платежей в день, давали максимальную нагрузку — всё прошло без сбоев. Чтобы отправлять электронные чеки, мы разработали собственное решение.

Малый бизнес обычно делегирует это ОФД, у них есть недорогие готовые решения. Однако мы отправляем чеки не только из-за формального требования закона, но и для того, чтобы общаться с клиентами.

Мы предпочитаем отправлять чеки по электронной почте. Чек приходит в письме от «Юлмарта», он оформлен по правилам бренда, и к нему мы добавляем анонсы акций и рекомендации — чтобы покупатели возвращались. Вдобавок электронное письмо обходится компании дешевле, чем SMS.

Письмо с чеком от «Юлмарта»
Письмо с чеком от «Юлмарта»

Также мы доработали интерфейс онлайн-витрины. Чтобы отправить электронный чек, мы должны узнать почту или телефон покупателя. Интернет-платежи «Юлмарт» принимает через сайт, его мобильную версию, мобильное приложение, терминалы в точках продаж и через партнёров. Мы собрали все возможные точки входа и обновили интерфейсы, чтобы получать контакты клиента.

Мы устанавливали кассы для интернет-магазина в марте 2016 года. Сейчас у продавцов касс появились новые решения, но они почти не отличаются от того, что сделали мы. И наше решение подходит нам больше: у нас собственная разработка, поэтому мы не платим за техподдержку и можем как угодно подстраивать онлайн-платежи под особенности внутреннего устройства компании.

Кассы для курьеров

По закону чек должен пробить тот, кто принимает платеж, и именно в момент платежа. Нельзя выбить чек заранее в офисе и дать курьеру вместе с накладными. Если клиент платит курьеру, то он обязан выбить чек при покупателе.

Курьеру нужна мобильная касса и надёжный интернет. До реформы у нас была касса, которая позволяла ввести сумму заказа и напечатать чек. В «Штрих-М» нам предложили модернизировать кассы, но доработок было бы слишком много: кассы не подключались к интернету, не умели печатать номенклатуры, показывать НДС и данные фискального накопителя. Мы решили закупить новые кассы.

С новыми кассами мы могли сделать доставку удобнее и для курьеров, и для покупателей. Мы искали решение, объединяющее планшет, POS-терминал и принтер чеков — иначе курьеру приходилось носить три отдельных устройства.

В марте 2016 года такого решения не было. Был смартфон с принтером, но тогда его ещё не внесли в реестр ФНС, и мы не были уверены, что сможем получить крупную партию вовремя. В итоге смирились с тремя отдельными устройствами.

Принтер чеков, POS-терминал и планшет для курьера
Принтер чеков, POS-терминал и планшет для курьера

Мы выбрали кассы АТОЛ — компания предлагает качественно разработанный SDK для Android-платформы. А мы как раз на Android планировали сделать приложение для курьеров.

Чтобы приложение было удобным, мы опросили курьеров, чего им не хватает в существующей системе. После этого добавили в приложение проверку кода, подтверждающего оплату заказа на сайте. Раньше клиенту звонил оператор колл-центра, просил назвать код и после этого передавал заказ в доставку. Теперь покупатель называет код курьеру, а тот проверяет в приложении.

Теперь в приложении можно отредактировать заказ, если покупатель, например, решил отказаться от некоторых товаров. Электронный чек тоже отправляется из приложения.

Чтобы всё это работало, нужен надёжный интернет. МТС предложила выгодный тариф, и мы закупили 400 SIM-карт. Но во время тестирования интернет несколько раз отказывал, курьеры не могли пробивать чеки. Поэтому мы подстраховались: в каждый планшет поставили запасную SIM-карту «Билайна» на случай отказа основной.

Приложение связано с нашей SAP и отсылает отчеты в ОФД, поэтому для нас важно защититься от проникновения в систему со стороны. Для этого мы настроили централизованное управление мобильными устройствами: каждый курьер авторизуется под своим логином и паролем. Руководители службы доставки централизованно управляют установкой и обновлением приложения на всех планшетах.

Кассы для торговых точек

Наши покупатели могут платить за покупки при получении — в центрах исполнения заказов и пунктах выдачи. Мы пользовались там кассами «Штрих-М», их можно модернизировать. Это дольше, чем покупать новые, зато дешевле: на новые нам бы пришлось потратить 20 млн рублей, а модернизация обошлась в 10 млн рублей.

Нам предстояло подключить кассы к интернету, поставить в них фискальные накопители и изменить программное обеспечение.

Поставить фискальные накопители — это целая история. Точки «Юлмарта» есть в 237 городах. Нам предстояло составить график так, чтобы во время модернизации ни одна точка не прекращала работу. Действовали по цепочке: ставили фискальные накопители в подменные кассы и регистрировали их. Подключали их на место старых касс, а те забирали на модернизацию. Затем везли уже модернизированные кассы на следующую точку.

Подключить к интернету тоже не всегда просто. Мы выступили одним из первых клиентов «Штрих-М», первыми тестировали её комплекты модернизации. Попутно нашли несколько проблем.

Так, например, комплект модернизации, выпущенный «Штрих-М», снабжен очень коротким шнуром для подключения к сети — 10 сантиметров. К тому же у шнура выход типа «папа», и у наших интернет-кабелей — тоже. Нам пришлось добавлять переходники «мама-мама» и скреплять их дополнительно, чтобы шнуры не выскочили.

Кейс «Юлмарта»: установка 700 новых онлайн-касс в магазинах по всей России

Изменить программное обеспечение — ещё одна большая задача. Старые кассы интегрировались с кассовым модулем SAP. Кассы изменились, и кассовый модуль тоже пришлось перерабатывать. На это у наших программистов ушло четыре месяца.

В итоге за семь с половиной месяцев мы модернизировали 508 касс и закупили новые онлайн-кассы «Штрих-М» для 12 точек.

Что мы узнали

Готовиться нужно заранее. Всё новое непредсказуемо: мы закладывали на модернизацию семь месяцев и задержались на две недели. В 2018 году онлайн-кассы установят те, кто раньше вёл бизнес без касс, — бизнесмены, которые оказывают услуги и проводят работы; владеют интернет-магазином, торговым автоматом или платёжным терминалом; работают по ЕНВД или патентной системе. Если вы один из них, начинайте готовиться, изучайте предложения. Тогда не потратите лишних денег.

Можно экономить на ЦТО. Раньше каждый бизнесмен был обязан заключать договор с центром технического обслуживания, теперь это необязательно. Мы оставили на ЦТО только сервисное обслуживание, а замену фискальных накопителей (это надо делать каждый год) заберём на свою сторону — сэкономим деньги. Ещё самостоятельно и бесплатно можно зарегистрировать кассу в ФНС, подписать договор с ОФД.

Модернизация полезна для бизнеса. Мы используем обязательные по закону электронные чеки — добавляем в них анонсы акций и рекомендации для клиентов. Упростили работу курьеров. Ещё пользуемся автоматической сверкой данных SAP с данными ОФД — так мы избегаем ошибок в отчётности. Если вы не собираете и не анализируете данные продаж, после модернизации используйте для этого ОФД.

Готовых решений не хватает. Производители кассового оборудования сами не готовы к реформе: их решения сырые. Поэтому иногда приходится мириться с несовершенством техники: нет удобной кассы для курьеров — приходится давать им отдельные кассу, планшет и POS-терминал. А иногда проще сделать собственное решение — так мы отключили печать чеков на обычных кассах и использовали их для онлайн-платежей.

На всех не хватает ресурса. Перед вступлением закона в силу все старались успеть. Теперь опоздавшие торопятся заменить кассы, чтобы не платить штрафы. В результате все службы, задействованные в процессе, перегружены. ЦТО не успевают настроить кассы, ОФД регистрируют всех, но не сразу подключают дополнительные услуги. Поставщики не всегда доставляют кассы и фискальные накопители вовремя. Чтобы вас не отодвинули, заключайте договоры о поставках и обслуживании с графиком работ, добивайтесь, чтобы все условия выполнялись.

Чиновники слышат бизнес. За год с момента принятия закона заменять кассы стало проще: раньше нельзя было зарегистрировать кассу в личном кабинете, если адрес торговой точки не внесён в ФИАС, — теперь можно. Раньше старую кассу приходилось снимать с учета, чтобы поставить новую, а теперь можно поставить новую кассу, а старую снять позже. Даже не нужно относить в налоговую, можно вызвать работника ЦТО.

Заключение

К 1 июля 2017 года в налоговой зарегистрировано 850 тысяч онлайн-касс — это 75% от общего количества. Из интернет-магазинов к реформе готовы только 28%. Остальные не успели. Минфин пообещал не накладывать штраф на опоздавших, если договор о поставке оборудования заключён до 1 июля. Но если договора нет, придётся платить штраф — от 75 до 100% суммы продаж на устаревшей кассе или без кассы.

Материал редактировала Елена Волкова.

77
реклама
разместить
19 комментариев

Юлмарт разве уже не все?

2

Да вряд ли он теперь, когда либо "всё", слишком большой, действующий, реальный бизнес. В худшем случае поменяет собственников.

она заставила всех продавцов платить налоги

лол, хорошая шутка ))

1

Теперь каждый покупатель - проверяющий. Кто-то да сообщит о нарушении.

И ни кто и не сказал, откуда потом Umart захочет получить 33,4 млн рублей. Это ведь наценка на товар. Благодаря 54-ФЗ стоимость товаров будет увеличена.

1

Как-то из плюсов перечислено: - пусть другим станет хуже
и всё.
А теперь и в долги залезли, всё на кассы потратили :)

1
Раскрывать всегда
Я производил 2 млн пачек, зарабатывал 55 млн ₽, попал в топ маркетплейсов, но всему приходит конец

В 2023 я больше всех продавал на маркетплейсах в своей товарной категории, работал со всеми крупными ритейл-сетями, а всего бизнес приносил 1,1 млрд ₽ выручки и 55 млн ₽ прибыли в год.

Теперь можно и руки вытереть, и бюджет посчитать 
44
33
реклама
разместить
⭐️Сколько должен стоить доллар?💸

Применяем научный подход в определении справедливого курса

⭐️Сколько должен стоить доллар?💸
1414
Почему 80% компаний проигрывают суды с ФНС и что делать бизнесу?

Споры с налоговой инспекцией – сложный процесс, в котором большинство компаний проигрывают. По официальной статистике, в 2024 году 80% судебных разбирательств с ФНС завершились не в пользу налогоплательщиков. Почему так происходит и как минимизировать риски?

Трамп заявил, что в криптовалютный резерв США войдут BTC, ETH, XRP, SOL и ADA — крипторынок отреагировал ростом

Создание резерва поспособствует развитию «критически важной индустрии».

Дополнено в 20:37 мск. Курс BTC вырос до $93,6 тысячи за монету.

99
55
22
вчера стока блинкоинов втарил что сегодня еле лежу
Курс биткоина восстановился до $95000 после сильного падения. При каких условиях стоит ожидать продолжения роста? При каких начинаем корректироваться?

В своем последнем видео-разборе я показывал условия спуска цены в район $74324-80813. Условия были выполнены, движение было исполнено. Также еще до текущего роста, находясь в блоке $74324-80813, в своем канале я показывал, почему произойдет восстановление к текущим отметкам. В каком случае рост продолжится? В каком начнем корректироваться?

33
11
Сколько стоит питание Криштиану Роналду в России, если закупаться во ВкусВилле в 2025 году

Недавно Роналду стукнуло 40 лет. В честь этого я приготовил блюда из его рациона и посчитал бюджет. В этой статье вы узнаете, чем обедает один из лучших игроков мира, и почему вы тоже так можете. В конце покажу цены и принципы питания для кубиков пресса.

Обед Роналду – 993 рубля с учетом дофига трески (я все-таки сделал бакаляу из второй рыбины)
3636
66
33
Хочется сказать, что смотря на всех успешных, профессиональных и прочих людей, не забывайте, что ВЫ это не ОНИ. И прежде чем пытаться питаться как ОНИ, лучше сходите к ГАСТРОЭНТЕРОЛОГУ. У каждого своя переносимость тех или иных продуктов и не надо строить из них себе идолов. Питайтесь вкусно и сбалансировано, а вот это всё лишь сторис для рекламы трафика в телеграм для его канала!
Подвели статистику по срокам прибытия грузов
Подвели статистику по срокам прибытия грузов

Подвели статистику по срокам прибытия грузов, которые отправили Быстрым авто через Казахстан и Медленным через Киргизию и Уссурийск за период с 15.12.24 по 15.01.25, результаты в карточках к посту.

Как же меня достали эти созвоны из кофеен!
Как же меня достали эти созвоны из кофеен!

Тренд текущего времени - впарить себя через чат с ником похожим на собачью кличку и оплатой криптой. Оплата конечно же вперед и 100%.

2020
22
11
11
Как много воды, неинтересно читать.
[]