Команда и дедлайны: что мешает выполнять задачи вовремя

Как сооснователь и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply рассказываю о причинах просроченных дедлайнов и о том, как с этим бороться.

Практика показывает: проект с пропущенным дедлайном — явление не случайное. Есть целый ряд ошибок, которые к нему ведут. Рассмотрим основные причины срыва дедлайнов, а также несколько лайфхаков о том, как его избежать.

Непонимание целей

Для менеджмента постановка задачи — второй по значимости этап после планирования. Внутри компании каждый сотрудник должен четко понимать, чего от него ждут и, главное, к каким результатам должны привести его усилия.

Случается, что человек занимается работой, имея очень размытое представление о том, что конкретно он делает и зачем. В день сдачи проекта руководителя будет ждать неприятный сюрприз: оказывается, исполнитель не понял свою задачу и сделал совсем не то. Виноват здесь, разумеется, менеджер, и его задача — наладить процесс постановки целей.

У нас постановка целей и контроль над выполнением задач регулируются с помощью V2MOM (Vision, Values, Methods, Obstacles, Measures), одного из инструментов agile-методологии. Он заключается в том, что менеджер не просто механически «спускает» таски подчиненным, а ставит собственные цели, которыми делится с командой. Сотрудники следующего уровня составляют свои цели самостоятельно. Их цель — делать то, что поможет вышестоящему руководителю получить заданные key results. Человек спрашивает себя: «Что я могу сделать, чтобы департамент получил такой результат?».

Ошибки коммуникации

Чтобы команда работала эффективно, каждый участник должен понимать, кто и чем в этой компании занимается. Специалисту нужно знать, откуда к нему пришел материал для работы и кто будет следующим работать с этой задачей. В такой обстановке легко понять, кому нужно указать на ошибки и у кого попросить уточнение по ТЗ. Для быстрой и четкой коммуникации стоит перевести все общение в один канал: например: всем известный Slack.

Здесь стоит уделить особое внимание новым сотрудникам. Новички, не знакомые с командой, не всегда могут сориентироваться и вовремя найти того, кто поможет решить задачу быстро. Начинающий специалист будет сам разбираться в проблеме, которая, возможно, уже решена. А бывает и так, что новичку, особенно на испытательном сроке, принципиально хочется решить проблему самостоятельно. И в ситуации жесткого дедлайна такая проактивность может сыграть злую шутку.

Важно создать внутри компании доверительную атмосферу, где новичок может рассчитывать на взаимодействие с профессионалами, наставничество и поддержку. Нужно сделать так, чтобы не было страха перед ошибками, ведь они неизбежны, а кроме того — они учат.

Забытые таски

Еще одной проблемой может быть огромное количество мелких задач, о которых легко забыть. Часто бывает, что во время выполнения текущей задачи появляется несколько новых, которые невозможно отложить на потом. Разумеется, человек переключается на новые таски, забыв об изначальных заданиях. Вспомнить о них удается не всегда.

Чтобы сотрудники не терялись в бесконечном потоке задач, нужно подобрать действительно подходящий таск-менеджер или систему управления проектами. Сотрудники должны принимать участие в выборе этих инструментов, ведь им с ними работать. Мы раньше использовали Trello, но со временем перешли на Jira.

Путаница в приоритетах

Если перед человеком стоит несколько задач, между которыми он свободно лавирует, всегда есть риск ошибиться. Часто раньше выполняются таски с низким приоритетом. Главная причина этой ошибки — в том, что проблемы решаются по мере поступления, а не в зависимости от важности.

Вспомним матрицу «срочное/важное». Да, бывают таски, одновременно срочные и важные. Но точно так же задача может быть важной и несрочной, и она откладывается в долгий ящик. Зато срочные и неважные перетягиваю внимание на себя, сотрудник хватается за них, тратя время на работу с низкой значимостью.

Разобраться с правильной расстановкой приоритетов помогает все тот же V2MOM, а в краткосрочной перспективе — ежедневные короткие митинги scrum daily. По утрам мы с командой обсуждаем результаты за прошлый день и делимся планами «на сегодня». Там же можем проговорить, какие задачи первостепенны, а какие могут быть выполнены во вторую очередь.

И напоследок: частые срывы дедлайнов — это всегда признак ошибки в системе, неэффективной организации процессов. Если вы сталкиваетесь с этой проблемой, определите, где ваше «узкое место». Возможно, у вас не налажена постановка совместных целей. Возможно, хромает коммуникация. А может быть и так, что какому-то департаменту не хватает рук или софта, и этот отдел тянет компанию вниз. Не всегда нужно перестраивать всю работу, порой достаточно добавить один инструмент, чтобы вывести на новый уровень весь бизнес.