Как не потеряться в материалах к проекту
Вам звонит клиент и начинает без паузы говорить про свой сайт и макет, который рисовался для него неделю назад, ещё в него нужно внести десяток правок. Вы в спешке открываете рабочие папки и хотите найти нужный макет. Но не можете.
В папке проекта — сорок файлов, пять подпапок, из них три с названием «макеты». В какой из них нужный нам — неясно. Бросаетесь в почту, вы же отправляли макет.
Но этот клиент любит каждый раз, отправляя вам письмо, начинать новую переписку. Названия писем почти одинаковые.
У вас начинают гореть уши, вы сдаётесь и говорите, что перезвоните через 10 минут. Ищете макет, забыв, чем занимались до звонка.
Шесть шагов к порядку
Отделите свое от чужого
Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов.
Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.
Помогает вариант завести два рабочих стола.
На десктопе с проектами только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.
От общего к частному
Иерархия подпапок выглядит так: работа → клиент → проект → этап.
В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации. Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект. И в конце интересуется определенным этапом работы.
Проекту — персональное название
Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным в зависимости от вашего рода деятельности.
Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки — это тоже проект. Каждый проект имеет своё название, чтобы вы сами отличали его от других.
Этапы работ называются одинаково
В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.
Пример набора подпапок для проекта.
- Входящие: все материалы, которые присылает клиент.
- Бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается коммерческой части проекта.
- Материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения.
- Процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц.
- Результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, свёрстанные страницы.
Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они к продукту или нет. Эти фотографии кладём в папку «Входящие».
Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «Материалы». А свёрстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «Результат».
Забудьте про финальную версию
Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать. Неизбежно появятся похожие названия, и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.
Неудобно: финальный; финальный с картинкой; финальный финальный.
Удобно: макет_01, макет_02, макет_03.
В таком виде сразу понятно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно то, что это понятно и вам, и клиенту.
Не сохраняйте внесённые изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придётся откатить, и вы опять полезете в почту искать отправленный клиенту предыдущий вариант.
Добавьте периоды
В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «Работа», вы видите подпапки с названием в виде года — «2015», «2016» и так далее.
А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — «06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня. В этом случае иерархия выглядит так: работа → год → клиент → месяц_проект → этап.
Порядок в рабочих материалах даёт чувство контроля над проектами. А ещё выигранное время и доверие клиента.
Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить: клиент считает вас ответственным исполнителем, и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.
Время, потраченное на организацию материалов, окупается на следующее же утро. Включаете рабочий ноутбук и понимаете, что всё на своих местах.
Чтобы воспользоваться этим методом, нужно зарегистрироваться в системе и привязать биометрию к банковской карте.
С 1 марта 2025 года продавать энергетики несовершеннолетним запрещено по всей России.
Каждые сутки команда клиентского сервиса Yandex Crowd получает порядка 80 тысяч обращений. Чтобы отвечать как можно быстрее и качественнее, компания внедрила инфраструктурный мониторинг.
до этого доходил своим потом) полезненько
серьёзно что ли? я предполагал, что это способ организации файлов итак интуитивен, что даже в описании не нуждается
Недавно узнал, что в проводнике win10 можно присваивать теги, комменты и прочее для файлов. А потом всё это дело группировать по этим параметрам, а также искать по ним в поиске проводника. Удивлен, что раньше даже не задумывался о такой возможности структурировании файлов.
"Забудьте про финальную версию" и про метки времени - универсально. В остальном - относительно. У нас в одном проекте может быть несколько клиентов. Структура проектов тоже меняется. В едином пространстве работают разные люди, которые могут друг друга подменять.
Мы пришли к решению структурировать так: /год/"порядковый номер_имя проекта_имя клиента1_2,...n_ тип проекта_менеджер проекта". Типов проектов ограниченный перечень. Названия длинные, но поиском, за секунды, можно найти необходимое.
Годно!