Как не потеряться в материалах к проекту

Вам звонит клиент и начинает без паузы говорить про свой сайт и макет, который рисовался для него неделю назад, ещё в него нужно внести десяток правок. Вы в спешке открываете рабочие папки и хотите найти нужный макет. Но не можете.

В папке проекта — сорок файлов, пять подпапок, из них три с названием «макеты». В какой из них нужный нам — неясно. Бросаетесь в почту, вы же отправляли макет.

Но этот клиент любит каждый раз, отправляя вам письмо, начинать новую переписку. Названия писем почти одинаковые.

У вас начинают гореть уши, вы сдаётесь и говорите, что перезвоните через 10 минут. Ищете макет, забыв, чем занимались до звонка.

Шесть шагов к порядку

Отделите свое от чужого

Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов.

Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.

Помогает вариант завести два рабочих стола.

На десктопе с проектами только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.

От общего к частному

Иерархия подпапок выглядит так: работа → клиент → проект → этап.

В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации. Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект. И в конце интересуется определенным этапом работы.

Сохраняете ли вы файлы на «Яндекс.Диске», Google Drive или на жёстком диске — структура папок подходит для всех вариантов

Проекту — персональное название

Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным в зависимости от вашего рода деятельности.

Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки — это тоже проект. Каждый проект имеет своё название, чтобы вы сами отличали его от других.

Этапы работ называются одинаково

В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.

Пример набора подпапок для проекта.

  • Входящие: все материалы, которые присылает клиент.
  • Бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается коммерческой части проекта.
  • Материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения.
  • Процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц.
  • Результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, свёрстанные страницы.

Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они к продукту или нет. Эти фотографии кладём в папку «Входящие».

Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «Материалы». А свёрстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «Результат».

Внутри каждого проекта вы видите всегда один и тот же набор из пяти подпапок

Забудьте про финальную версию

Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать. Неизбежно появятся похожие названия, и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.

Неудобно: финальный; финальный с картинкой; финальный финальный.

Удобно: макет_01, макет_02, макет_03.

В таком виде сразу понятно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно то, что это понятно и вам, и клиенту.

Не сохраняйте внесённые изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придётся откатить, и вы опять полезете в почту искать отправленный клиенту предыдущий вариант.

Сколько времени нужно, чтобы понять, какая из версий макета — последняя? Вот именно

Добавьте периоды

В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «Работа», вы видите подпапки с названием в виде года — «2015», «2016» и так далее.

А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — «06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня. В этом случае иерархия выглядит так: работа → год → клиент → месяц_проект → этап.

Порядок в рабочих материалах даёт чувство контроля над проектами. А ещё выигранное время и доверие клиента.

Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить: клиент считает вас ответственным исполнителем, и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.

Время, потраченное на организацию материалов, окупается на следующее же утро. Включаете рабочий ноутбук и понимаете, что всё на своих местах.

0
5 комментариев
DOck Dock

до этого доходил своим потом) полезненько

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Клыков

серьёзно что ли? я предполагал, что это способ организации файлов итак интуитивен, что даже в описании не нуждается

Ответить
Развернуть ветку
Руслан Камалетдинов

Недавно узнал, что в проводнике win10 можно присваивать теги, комменты и прочее для файлов. А потом всё это дело группировать по этим параметрам, а также искать по ним в поиске проводника. Удивлен, что раньше даже не задумывался о такой возможности структурировании файлов.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Шугаев

"Забудьте про финальную версию" и про метки времени - универсально. В остальном - относительно. У нас в одном проекте может быть несколько клиентов. Структура проектов тоже меняется. В едином пространстве работают разные люди, которые могут друг друга подменять.
Мы пришли к решению структурировать так: /год/"порядковый номер_имя проекта_имя клиента1_2,...n_ тип проекта_менеджер проекта". Типов проектов ограниченный перечень. Названия длинные, но поиском, за секунды, можно найти необходимое.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Константин Сорокин

Годно!

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
2 комментария
Раскрывать всегда