Мессенджер, который нельзя называть: как сделать Telegram корпоративным благом
Оставив страх и ненависть по вопросу блокировки Telegram, задумывались ли вы о том, что этот мессенджер способен идеально решать многие внутрикорпоративные задачи?
Опыт, инсайты и лайфхаки по внедрению мессенджера в компании из 100 сотрудников в статье Алины Кузнецовой, HR-менеджера агентства performance-маркетинга Adventum.
Всё начинается с идеи
До появления корпоративного Telegram-канала основным средством коммуникации в Adventum была общая почта с условным названием i@company.ru, куда писали об отсутствии, отпусках или вкусностях на кухне. Но проблема в том, что рабочая почта — это «чёрная дыра». Как следствие — отложенный просмотр, архивация или случайное удаление писем.
Мы хотели уйти от лишнего формализма и оживить внутренние коммуникации, создать более «тёплую» форму общения между коллегами. Telegram решил сразу несколько внутрикорпоративных задач:
- Единое информационное поле. Вся команда получает равный доступ к информации вне зависимости от того, где её участники находятся.У нас есть удалённые сотрудники и региональный офис во Владимире. Поэтому было особенно важно сохранить информационную целостность через километры, дать возможность каждому почувствовать себя частью команды, принять участие в тематических конкурсах и поздравлениях.
- Быстрая коммуникация. Сотрудники могут быть в курсе происходящего здесь и сейчас, а старые сообщения в канале гораздо удобнее просматривать, чем в почте. Для авторов контента Telegram хорош ещё и тем, что позволяет оперативно редактировать или удалять сообщения.
- Повышение вовлечённости. Неформальный стиль общения повышает интерес сотрудников к тому, что происходит внутри компании.
- Рабочая перезагрузка. Развлекательный контент Telegram-канала позволяет сделать паузу и переключиться на смешную гифку или интересную публикацию.
- Бесплатный инструмент. Весомый аргумент «за».
Внедрение Telegram в общую систему внутрикорпоративных коммуникаций прошло в два этапа.
Этап 1. Массовая установка Telegram
Для начала нужно было сподвигнуть всех сотрудников установить Telegram. Именно сподвигнуть, потому что всего пару лет назад не все были готовы качать новое приложение и тратить время на его изучение. Сегодня не было бы такой проблемы, но уверена, в любой, даже самой современной компании найдутся противники нового и неизвестного.
Мы рассказывали о преимуществах нового канала через массовые рассылки, но этого было недостаточно. Решение пришло само: чтобы убедить людей углубиться в онлайн, нужно было действовать через офлайн. В процессе общения с коллегами невольно заходил разговор: «А вы слышали, что у нас теперь Telegram есть? Кто уже установил? Ну как? Поделись впечатлениями».
Встречались и стойкие противники, которые говорили прямо: «Не хочу, не буду». Этот спор мы решали не принудительно, а через интересный контент. Когда все вокруг обсуждают новость, о которой ты ничего не знаешь, невольно захочется быть в курсе происходящего. Так, в течение двух недель в Telegram были все сотрудники компании, включая региональный офис и «удалёнщиков».
Совет: Установите десктопную версию Telegram на рабочий компьютер новым сотрудникам, чтобы они могли оперативно получать сообщения не только на смартфон.
Этап 2. Контентная стратегия
Одна из задач Telegram-канала — вовлечение аудитории. Сухая трансляция новостей и объявлений не сработает в молодом коллективе. Поэтому мы добавляем больше эмодзи, GIF и всяких разных «хоп-хей-лалалей». Мы сплочённая команда друзей, и Telegram-канал своеобразно помогает транслировать эти ценности.
Какой контент «зайдёт»:
- Поздравления сотрудников с днями рождения, годовщинами работы в компании, выигранными тендерами и другими событиями.
- Новости, тренды рынка.
- Советы по проведению досуга.
- Общие фотографии и прочие моменты, важные «здесь и сейчас».
Очень повышает вовлечённость ведение регулярной рубрики. В Adventum, еженедельно проходит smart-четверг. Это формат интеллектуальной игры из трёх вопросов, которые публикуются в Telegram-канале. По итогам каждого месяца самый подкованный сотрудник получает ценный приз.
Вопросы каждой недели объединены в темы: путешествия, научные открытия, рекламные креативы, космос. Полёт фантазии в выборе топика может быть безграничным. Главное — вызвать интерес и желание сотрудников участвовать в предложенной вами активности.
Чтобы приучить сотрудников заглядывать в канал, покажите, что в Telegram можно пропустить что-то важное. Давайте «сиюминутный» контент, подчеркните ценность чтения. Сделайте публикацию о вручении подарочных купонов на бесплатные занятия английским языком первым пяти откликнувшимся.
Проверьте скорость реакции: если больше тридцати секунд — надо работать над вовлечением! Такой подход сработает на то, чтобы как можно меньше людей ставили канал на "mute". Спойлер: такие всё равно будут.
Создание чат-бота
Возможность выразить реакцию повышает вовлечённость сотрудников. Сила не только в самом контенте, но и в возможности на него реагировать. В этом отношении чат-боты — незаменимый инструмент. При этом не нужны знания в кодинге или денежные вложения, чтобы самостоятельно сделать чат-бота для простых ежедневных запросов.
- Публикации с возможностью ставить лайк, дизлайк или эмодзи. Например, в поздравлении с годовщиной работы в компании сотрудник не только читает сообщение, но видит 20 сердечек, 10 тортиков и 6 шариков, которые поставили в канале его любимые коллеги.
- Создания простых опросов. Например: «Пойдем сегодня на каток?» — с вариантами ответа «Да» или «Нет».
- Создание отложенных публикаций. У сотрудника в субботу день рождения, а писать поздравление на выходных нет возможности? Заранее создаём заметку и указываем дату и время публикации в боте.
К практике
Создаём свой канал: в меню выбираем “New channel”, задаём имя вашей компании, приглашаем участников — канал готов. Вы уже можете размещать там новости, фотографии и другой контент. Но чтобы использовать весь спектр возможностей Telegram, нам нужен бот.
Мы создали наш чудо-adventumbot за 15 минут. Сможете и вы по примеру @thebestcompanyeverbot (вместо “the best company ever” — название вашей компании).
Шаг 1. Заходите в @ControllerBot (да, это бот для создания своего бота), пишите в текстовой строке команду /start и отправляйте. Проделайте то же самое с командой /add. Следуйте инструкции по добавлению нового бота.
Шаг 2. После того как вы перешли в @BotFather и дали своему боту имя (в нашем случае — @thebestcompanyeverbot), копируйте токен (страшный набор букв и цифр) обратно в @Controllerbot.
Шаг 3. Чтобы бот работал в канале, нужно сделать его администратором. Для этого заходим в наш канал, открываем вкладку «Управление каналом» и добавляем бот во вкладке «Администраторы» (поиск по имени бота).
После этого пересылайте любое сообщение из своего канала в @Controllerbot — и вуаля, бот подключен. Все дальнейшие действия ведите в созданном боте @thebestcompanyeverbot.
Дальше вы формируете контент. Для создания публикации проделайте несколько простых шагов.
Шаг 1. Заходите в созданного бота @thebestcompanyeverbot, начинайте общение с команды /start. Выберите канал, затем отправляйте текст для публикации в канале. Жмите «Далее».
Шаг 2. Нажимайте «Добавить реакции», чтобы к публикации прикрепились сердечки, смайлики и всё, что душе угодно. Следующим сообщением направляем все желаемые эмоджи.
Шаг 3. В меню выбираем «Далее», жмём «Опубликовать сейчас» для мгновенной отправки или «Сделать отложенный пост» с установкой даты и времени публикации.
При создании отложенной публикации нам не сразу удалось выставить дату и время в меню бота. Лайфхак для решения проблемы: нужно соблюсти формат 18:00 27.2.18 (время, дата, месяц без «0», год). Только так это сработает.
Для создания опроса нужно воспользоваться @QuAnbot.
Шаг 1. Начинаем с уже привычного /start, затем отправляем команду /newpoll.
Шаг 2. Пишем и отправляем текст опроса.
Шаг 3. Добавляем варианты ответа, каждый раз нажимая на кнопку «Добавить вариант».
Шаг 4. Выбираем в настройках вид представления данных по вкусу: в процентах, в количестве голосовавших, с отображением имён или без.
Далее лайфхак: кликайте «Поделиться», а не «Публиковать», иначе нужно будет добавлять @QuanBot администратором канала.
Затем жмите «Поделиться» ещё раз, выбирайте окно канала и отправляйте ссылку, которая магическим образом превращается в красивый опрос.
Вот и всё. На самом деле, они не такие сложные, как кажется, и всегда дают подсказки. Главное — следуйте инструкциям.
В заключение хочется сделать краткую выжимку в виде советов-пожеланий, когда вы решите создать или улучшить ваш собственный Telegram-канал.
- Сначала определите «зачем», потом «что» и «как». Отталкивайтесь от целевой аудитории, пропишите задачи, которые он может решить, только потом внедряйте. Например, неформальный стиль, который сработал у нас, возможно, будет неактуален в компании с более консервативным коллективом.
- Внедряйте не принудительно, а через интерес и качественный контент.
- Всегда собирайте фидбек и никогда не останавливайтесь на том, что уже сделано. Если одно и то же делать регулярно, интерес будет только угасать и сходить на нет.
После 4го проекта с пучком разных тематических чатов в телеграмме страдаю без возможности разнести разные чаты по разным группам. 100+ элементов содержит мой список чатов (это со всякими лично интересными каналами).
@Паша: запили Группы чатов!
Позже вам понадобятся группы для групп
Есть Plus Messenger на апи телеги - там есть группы. Это на андроид, На иос - Телеплюс вроде, аналог.
Да уже миллион раз об этом говорили, реакции ноль.
Для работы используем Slack. Есть каналы, треды и всякие плюшки типа реакций, без необходимости настраивать их. Плюс, в отличие от телеги, иерархия трёх уровней: не только чаты и сообщения, но и возможность создания треда к каждому сообщению внутри чата (канала). Это очень помогает упорядочить происходящее. Есть, с чем сравнивать: на предыдущей работе использовали телеграм, и там порой был прям атас, если в одном чате двум людям приспичивало обсудить разные вопросы.
Верхний уровень (собственно, сами каналы) выглядит примерно как на фотке.
С телеграмом, надеюсь, ничего не случится в будущем, но сейчас проблемы налицо: десктопная версия может подключаться до 30 секунд. Это, признаться, не может не настораживать.
Да, в телеграмме не хватаем некоторых плюшек. понимаю - что в частных беседах плюшки типа тредов не нужны!
Было бы логично запилить настройку групповых чатов: треды включались бы опцией для каждого чата.
Рисковые вы люди. Понятно, что не запретят, но завязывать бизнес... Впрочем, Сбер с его 200 ботами контроля боевого оборудования шагнул выше. ))
ЗЫ: может кто в комментариях подскажет, на что перейти со Skype. В телеграмме нет такого функционала: нужны групповые видеозвонки + демонстрация экрана. Discord, увы, тоже весьма и весьма ненадёжно. Хотелось бы что-то, что можно использовать Standalone в офисе на виртуалке.