Стараюсь управлять не временем, а собственным интересом

Российские бизнесмены и топ-менеджеры высказались об управлении командой, эффективном рабочем времени, а также показали свои рабочие места и офисы.

Каждый день недели стараюсь заниматься тематическими задачами: в понедельник занимаюсь всем, что связано с продажами, вторник выделен на маркетинг, среда - думаем над тем, как улучшить свои процессы на благо клиентов, четверг полностью отдан производству и улучшению продукта, а в пятницу - считаю деньги. Да, порядок неправильный, но так сложилось =)

До глубокой ночи стараюсь не засиживаться (и не люблю, когда сотрудники засиживаются) - бегу в спортзал. Потом дом, ужин, и по настроению - щелкаю еще пару задач. Такой подход, на мой взгляд, помогает мне выполнять больше задач.

Систему ведения задач я успешно перенял у Максима Дорофеева, слегка видоизменив. Главный ее принцип - все задачи должны быть в одном списке, список должен быть понятен и обезьяне, и его нужно всегда держать актуальным. Подробности - в его книге “Джедайские техники”. Категорически советую.

А вообще я стараюсь управлять не временем, а собственным интересом. Опыт показывает, что задача, которую ты хочешь сделать, выполняется на порядок быстрее той, которая тебе не интересна.

Тоже самое и с командой. Вместо того, чтобы пинать людей и контролировать сроки - я стараюсь показать им, насколько интересен проект и как будет здорово его вместе довести до победного конца. Контролировать, конечно, тоже приходится, но это уже не микроменеджмент, а обычное держание руки на пульсе.

Я занимаюсь тем, что у меня хорошо получается и приносит удовольствие. Если вижу, что не мое, то делегирую тому, у кого это получится лучше, а значит, и производительность будет выше.

Я активно участвую в разных бизнесах и проектах. Причем зачастую в совершенно разной роли, и это делает управление временем и концентрацией достаточно тяжелым. Решаю это тем, что в моменте стараюсь концентрироваться на одной задаче и одном проекте. Важно закрыть сначала один вопрос, и потом переходить к следующему. Когда стараешься делать всё и сразу – велика вероятность что-то забыть или упустить.

Любую задачу я кидаю в Outlook, чтобы не думать о ней, пока занят другим вопросом, но и не забыть. Но тут возникает другая проблема - все, что не попало в Outlook, считай, пропало.

Я человек спонтанный и по натуре стремлюсь быстро решать задачи. Появился вопрос - обсудили - и в работу. Но для более-менее большой компании такой подход уже не работает. Поэтому стараюсь работать над собой и использовать принцип планирования времени и уважения времени других. Считаю, чем меньше совещаний, тем лучше. По моей практике, 90% рабочих вопросов, можно решить в переписке, нет необходимости собираться и отнимать время всей команды. Если же есть важный вопрос для обсуждения, то важно выделить на него время заранее и удобное для всех и вести обсуждение в рамках жесткой повестки и плана.

В Artics Internet Solutions сильная команда руководителей, и мне, к счастью, не нужно заниматься микроменеджментом. Важно правильно распределить роли и зоны ответственности между партнерами и топами. Ну и соблюдать дисциплину. И тогда все получается.

Наверное одним из лучших инструментов для повышения эффективности времени является методология: GTD (Getting Things Done). Она позволяет правильно работать с потоком задач и правильно их упорядочивать без запоминания.

Вообще эффективность вопрос достаточно сложный. Принцип Парето реален. Так что, думаю, ежедневная и еженедельная рефлексия поможет более четко разобраться с тем, какие именно 20 % действий приводят к 80% результата.

С точки зрения команды мы сформировали собственный подход к эффективному взаимодействию под названием Honeycombs. За основу взят Scrum, с кое-какими доработками. Например, у нас вместо классического Скрам-мастера - капитан итерации, который работает над решением общих проблем и проводит совещания только в течении одной итерации, дальше капитаном становится следующий по очереди.

Во-первых, это помогает всем понимать задачи и процессы смежных подразделений.

Во-вторых, развивает лидерские качества и личную ответственность.

В-третьих, создает горизонтальные командные отношения.

В инвестициях рабочий день состоит из 8—10 встреч, при этом желающих встретиться всегда больше, чем времени в сутках, поэтому важно правильно планировать график.

Я стараюсь проводить все встречи в одном месте, чтобы не тратить времени на дорогу, и вообще обсуждаю максимальное количество вопросов дистанционно, потому что во время звонка люди, как правило, концентрируются на самом важном, в то время как на встречах обсуждают очень много на самом деле не важных вещей.

Иногда из-за большого количества встреч не хватает времени на еду. Тут помогают сервисы подписки на готовые блюда, которые значительно сокращают время на заказ/дорогу и ожидание приготовления.

В команде мы используем сервис ведения задач Trello, он идеально подходит для небольших команд. Процесс строится так: человек скидывает задачу в любой мессенджер (благо у нас есть и ВК, и несколько других собственных мессенджеров). Дальше кто-либо назначает или подхватывает задачу, после чего вносит ее как активную в Trello.

При управлением временем и командой я бы выделил для себя следующие правила:

Еще до открытия бизнеса понимал, что мне нравится быть мобильным, передвигаться по разным городам. Поэтому ни одного дня не работал в компаниях, где меня привязывали к месту и следили за соблюдением рабочих часов. Собственный бизнес, связанный с коммуникациями и интернетом, стал логичным продолжением.

Сегодня могу работать где угодно. Обычно пишут о том, как работать с удаленными сотрудниками, но в моем агентстве – удаленный директор. Офис с сотрудниками в Волгограде, а я большую часть времени нахожусь в Москве и в поездка по России и миру.

Используем несколько простых, но эффективных правил для управления бизнес процессами:

В ежедневной работе я руководствуюсь схемой приоритезации текущих дел, авторство которой приписывают 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру. Согласно ей, все задачи разделяются на:

Пока дело не достигнет статуса важного и срочного, я им заниматься не буду. В противном случае можно просто утонуть в рутине, не получая сколь-нибудь видимого результата от выполненной работы. Также я не занимаюсь прогнозированием проблем, которые якобы могут стать неотложными задачами. Пока проблемы нет, я о ней не думаю.

В работе основное правило - дать свободу команде. Она, а не руководитель, должна генерировать идеи и заниматься их воплощением. Если же все жестко контролировать и не давать никому свободно действовать - то не команда, а руководитель будет выполнять всю работу. Сотрудники в этом случае просто будут слушать, что говорит начальство и выполнять его волю. Хорошая идея была высказана или плохая - в команде с жестким управлением будет выполняться все без разбору, именно так, как этого хочет начальство.

Кроме свободы выбора, то есть прав, у команды есть еще и обязанности, ответственность. Если мой сотрудник берется за выполнение задачи, то он знает, что весь груз ответственности за решение вопроса лежит на нем, и ни на ком больше. Если задача не выполнена - жаловаться не на кого, виноват исполнитель.

В сфере медиа сложно пытаться жить по законам “рабочего времени” - оно у меня всегда рабочее¯\_(ツ)_/¯. Поэтому главный секрет его эффективности заключается в правильном балансе типов задач, чтобы избежать ощущения рутинности. Лично для меня очень важно не засиживаться. Вот сегодня первый час после прихода на работу ушел на переписки с клиентами, 2 часа потом - встречи, затем пару больших задач за ноутбуком, и затем снова встречи, креативные штурмы, общение с блогерами. А на вечер - фитнес или прогулка, это как нельзя лучше разгружает голову и дает организму “обнулиться”.

Мы в SALO.ru успели стать “гурманами” по части сервисов по ведению задач. От почти классических Slack, Trello, Basecamp до крафтовых и относительно свежих Мегаплана и Planiro - перепробовали всё. Остановились на amoCRM и сервисах Google (календарь + напоминания в почте) - оптимальны для наших задач и сотрудников, так и задачи не теряем и знаем, кого пинать легонечко, если потребуется. Но лучший мой помощник - старая добрая записная книжка, всё, что есть в ней - будет исполнено, это даже мои коллеги знают.Выделила бы основные правила в управлении командой и временем:

Начинаю день пораньше, чем просыпается Москва и начинаются звонки и встречи. Стараюсь проводить переговоры утром или вечером, чтобы не тратить время на дорогу из офиса и в офис. И главное это делегировать задачи, которые возможно делегировать.

В команде мы используем Asana, чаты в телеграмме и календарь. Это необходимый минимум для постановки и контроля задач. Иначе ты все забываешь!

При управлении командой руководствуюсь следующими принципами:

Мое рабочее место выглядит как "где упал там и рабочее место". Не имею постоянного стола ни в одном из офисов, несмотря на то, что 90% коллег имеет. Из набора приспособлений у меня все очень системно: MacBook Pro топ-версии, iPhone Х и iPad Pro. Используются в комбинации первое со вторым или второе с третьим. MacBook полноценная рабочая станция, там можно делать всё. iPad с клавиатурой - замена, когда можно оставить мессенджеры, почту, браузинг и энтертеймент. iPad значительно легче, можно носить его без рюкзака и зарядки - спокойно проработает весь день.

Прозвучит глупо и банально - но когда задачи валятся со всех сторон, всё не успеть, как ни старайся, и нужно находить самые главные и самые крупные дела, которые будут двигать тебя вперед. И фокусироваться на них. Постоянно спрашивать себя - что я сегодня могу сделать, чтобы максимально продвинуться в своих проектах и начинаниях. Это помогает больше всего. Если пытаться "все доделать, всем ответить", не успеешь в итоге ничего и потонешь в рутине. Да, это приводит к тому, что у тебя постоянно неотвеченные сообщения, тысяча писем на почте, люди обижаются. Но по-другому никак, просто невозможно всё это обработать. Надо фокусироваться на основных направлениях, чтобы не застрять.

Хотел бы выделить 3 важных урока при управлении командой.

Первый - очень важно принимать правильные стратегические решения, тогда даже с не слишком эффективными усилиями и процессами можно дойти очень далеко и заработать много денег. Направление важнее отточенных деталей. Отточенные детали важны в маломаржинальном уже действующем бизнесе, на нем капитал не нарастить. Нужно фокусироваться на правильных направлениях развития.

Второй - передумывать и менять решения это нормально. Важен баланс - нельзя менять решения слишком быстро, не проверив гипотезу до конца, но если уже проверил и видишь, что результат не тот - важно уметь зафиксировать убыток и сделать поворот в нужную сторону.

Третье - компания управляется через цифры. Есть только цифры, они во главе всего. Ощущения, чувства, эмоции - это прекрасно. Но крупную компанию построить и управлять ей можно только через цифры. Они и есть мерило происходящего и основа для принятия решений. Без понимания математики процессов даже ларек с шаурмой не построишь. Не говоря уже про инвестиции в стартапы и создание своего собственного.

Для того, чтобы более эффективно использовать время, каждое утро планирую день, оставляя свободные слоты на решение внезапных вопросов. Это важная особенность сервисного бизнеса, которую нельзя недооценивать. Помимо этого, стараюсь постоянно переключаться, так как при длительной работе над одной задачей снижается концентрация и креативность. Сама для себя придумала правило бутерброда: сначала беру самую приятную задачу, после - самую сложную или монотонную, а потом опять что-то хорошее.

Несколько раз начинала использовать разнообразные системы, но всегда ощущала искусственность процесса. Плюс переход и привыкание занимали дополнительное время, что снижало эффективность работы в целом. Сейчас просто веду "to do list".

Самое главное и сложное умение - это способность делегировать. В управлении командой важно давать сотрудникам возможность брать и нести ответственность за поступки. Мне кажется, это мотивирует, как ничто другое. Надо давать людям расти, как профессионально, так и в личностном плане. Всегда делюсь книгами с друзьями и коллегами, которые, как мне кажется, могут быть интересны конкретному человеку.

Не люблю дистанций в работе. Считаю, что необходимо работать в коллективе - когда происходят сложные непредвиденные ситуации, мы наваливаемся на них всей командой - и основатели, и техники вместе.

С управлением временем дела обстоят хуже - его катастрофически не хватает, а когда получается высвободить какую-то часть за счет делегирования, появляются новые задачи, которые занимают то самое "свободное время". В этой области мне предстоит еще многому учиться, а главное - умению сохранять work-life balance.

Обычно мой день длится 10 часов. Наш офис расположен в десяти минутах ходьбы от моего дома, поэтому офис можно назвать моим вторым домом: я провожу в нем практически половину суток, здесь у меня много личных вещей, например, часть мотоэкипировки.

Мое рабочее место состоит из большого стола, сделанного на заказ, с огромным количеством ящиков, потому что я не люблю, когда весь стол в говнище; большого количества растений и небольшой площади состоящей из дивана и камина. С одной стороны стола располагаются ящики, которыми я пользуюсь чаще. Там лежат трубки, сигары, сигареты, лекарства, фотоаппарат. А с другой — всякая другая хрень, которой я редко пользуюсь. Столько ящиков затем, чтобы на столе ничего кроме цветов не стояло. А столько цветов много, чтобы отвлекаться от работы, поливать и ухаживать за ними.

Еще у нас есть крыша с небольшим садом, где я также могу поработать вечером, выкурить трубку и подбухнуть!

Есть несколько таскменеджеров, с которыми я привык работать: Trello, Wunderlist. Плюс еще у меня ассистент, который занимается мелкими тасками, которыми я могу не заниматься. Типа в магазин сходить, что-то купить, отправить клиенту подарок.

До недавнего времени мы очень любили Slack, вся корпоративная переписка была в нем и все рабочие процессы тоже. Потом началась история с блокировкой телеги, но перестал работать почему-то слак, и вся работа встала. Пришлось перебраться в телегу, и теперь весь рабочий процесс там, такая вот ирония.

В свое время, очень помогло наблюдение, что все практические, требующие максимальной концентрации дела лучше всего получается выполнять в первой половине дня, а вот творческие проекты продуктивнее обдумывать и создавать вечером. Таким образом, день делится на несколько блоков: утром и днем совещания и работа с документами, цифрами. Вечером встречи и планирование будущих задач. У каждого свой ритм и важно его понять чтобы структурировать свой день.

Еще мне повезло с коллегами, у многих из них я чему-то учусь, например, наш директор по разработке Саша Пакер умеет эффективно строить процесс разработки продуктов и мы иногда обсуждаем принципы менеджмента и делегирования задач. Делегирование - один из главных навыков руководителя для достижения больших целей в организациях или командах. Поэтому часть моего рабочего времени отведена распределению задач, сейчас у меня небольшая команда из 5 человек, с которыми мы строим продвижение и b2b маркетинг МойОфис.

Помимо этого, в нерабочее время продюсирую документальный фильм, и там проектная команда состоит из 30 человек, между которыми тоже было необходимо четко распределить зоны ответственности и спланировать работу.

Не применяю какую-то конкретную систему, скорее, комбинирую различные подходы Get things done. Веду список дел в приложении Things, делю их на краткосрочные и долгосрочные, расставляю приоритеты. Как только появляется какое-либо дело или план, сразу вношу его в обычный календарь, что бы не потерять. В целом, мне удобно когда на день отведены 7 основных задач, которые можно планомерно выполнять; Если что-то не получается, анализирую почему и переношу сроки.

Наверное, главный принцип это не заставлять себя что-то делать, а увлекаться. У Тима Урбана, автора познавательного блога Wait but why есть серия доходчивых материалов о причинах прокрастинации. Еще у него интересно исследован подход к бизнесу Илона Маска.

Всегда было интересно, как по-настоящему успешные люди успевают так много всего. В свое время мне помогло чтение книг Стива Бланка про построение стартапов. Сейчас начала изучать проектный менеджмент и Lean подход. Регулярно слушаю подкасты Тима Ферриса.

Мне кажется, менеджмент это навык, которому можно и нужно учиться всю жизнь. Сейчас, для меня очень ценен опыт командной работы, в котором у меня было много ошибок раньше; Но выводы сделаны, и вот некоторые из них:

Я планирую не больше половины дня. Тогда все авралы и внеплановые задачи не рушат график. Ко времени отношусь, как к тому, что можно инвестировать. Выбираю задачи так, чтобы был максимальный ROI.

Из систем ведения задач предпочитаю встроенные календари и Todoist для себя. Корпоративные инструменты - Trello и Jira.

В управлении командой руководствуюсь фразой которую я перенял от Илюши Сегаловича: “Если ты собираешь вокруг себя умных и мотивированных людей, то тебе не надо ими управлять, тебе надо убирать то, что их демотивирует”. Так и работаем.

В целом у меня уже давно есть свой подход. Каждое воскресенье я подвожу итоги прошлой недели как с точки зрения своих и командных результатов и ставлю задачи на ближайшую неделю. Тоесть я предпочитаю в проектах двигаться короткими спринтами. Такой подход, на мой взгляд, наиболее гибкий и приносит больше результата.

Если же говорить про логику управления проектами, то давно уже мы делаем на каждый проект большие карты с mind map, с ключевыми задачами и целями по каждому из блоков и участнику команды. Двигаемся также короткими спринтами с быстрым подведением итогов, перефокусировкой проекта и возможностью смены задач. Активно используем Trello, а задачи ставим через Google календарь и чаты в мессенджерах. Плюс в каждом проекте есть секретарь-координатор, он отвечает за логистику между разными членами команды.

Я придерживаюсь четкого расписания. Начинаю рабочий день в 8:30, полчаса планирую день с ассистентом, затем занимаюсь почтой, составляю список задач и вопросов для ключевых встреч, знакомлюсь с документацией, которая для них актуальна. Встречи проходят с 11:00 до 18:00; стараюсь запланировать на это время два перерыва. После — снова почта и скайп-коллы с удаленными локациями. Wargaming — глобальная компания,и поясное время влияет на расписание.

Ради эффективности мы стараемся ограничивать число участников встречи пятью (абсолютный максимум — 10). Я всегда трачу пару минут перед началом на то, чтобы зафиксировать цели встречи, важнейшие цифры и сроки. Эти минуты могут сэкономить несколько часов рабочего времени. Также критически важны понимание наличных ресурсов и поддержание консенсуса между участниками.

Wargaming использует несколько решений. Microsoft Outlook с календарем — для коммуникации и организации встреч. JIRA — для управления проектами, контроля и координации усилий разных департаментов. Target Process — для платформенных решений и софтверных команд.

Четкое понимание сильных и слабых сторон ее участников, нагрузка сильных и нивелирование слабых— мои основные правила по управлению командой. Максимально понятная постановка задач с прозрачными критериями выполнения — количественными, качественными, временными; подробная раскладка по промежуточным этапам.

В команде должна быть задаваемая лидером система ценностей: участники должны отлично понимать, чего от них ждут, и для этого нужно часто давать обратную связь. Онаособенно важна в инновационных компаниях вроде нашей, где работают амбициозные и креативные люди.

Статус обязывает меня приходить на некоторые встречи в костюме, но большую часть времени я работаю в джинсах и майке, в одной комнате с тремя непосредственными подчиненными. Убрать временные разрывы в коммуникации с ключевыми людьми — это безгранично важнее отдельного кабинета.