Я нанял трёх ассистентов и найму ещё: почему вы должны сделать то же самое

Генеральный директор и основатель сервиса «Врачи онлайн» Алексей Имамов о том, почему один ассистент — это слишком мало.

В жизни каждого человека, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят, как правило, 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее.

Не мне говорить, как все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи. В жизни и в работе я чётко нацелен на результаты, поэтому мне важно делегировать все эти задачи. Я ещё давно осознал необходимость личных помощников и не стал мелочиться и брать одного секретаря или офис-менеджера, а нанял сразу трёх ассистентов.

И это не шутка. Я не понимаю, как предприниматели, у которых в штате всего один помощник, могут в полной мере справляться с рабочими и личными задачами. Давайте разберёмся по порядку.

Освободить время. Я стараюсь максимально высвободить время для решения действительно важных задач. Очень часто такие действия, как назначение встреч в календаре, планирование расписания, серчинг в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия я называю пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
Получить денежную выгоду. Приведу простой пример: однажды я решил посетить Cirque du Soleil и сразу же нашёл билеты за 12 тысяч рублей. После этого я скинул задачу своему ассистенту, и она нашла такие же билеты за 8000 рублей. И таких историй ежедневно происходит очень много. Поэтому если суммировать все эти вещи, ассистент окупается сполна.
Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет тебя в том, что у тебя изначально плохо получается. К примеру, мне важно, чтобы один из моих помощников хорошо воспринимал на слух аудиофайлы, вёл переписку, обладал высокой скоростью печати и мог выполнять небольшие рабочие поручения. Я всегда знаю, что мне есть кому доверить такие задачи, и она сделает их, возможно, даже лучше меня.
Дисциплина. Ассистент тебя дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач. Работу с ним можно сравнить со спортом. Когда ты договариваешься с друзьями начать с понедельника пробежки, тебе уже не так просто отказаться. Ты дал обещание людям и теперь чувствуешь свою ответственность. Так же и с личным помощником: если ты пообещал прислать необходимую информацию или инструкции, значит, ты должен их прислать, иначе задача не будет выполнена (а когда их у тебя три, ты дисциплинируешь все рабочие и личные аспекты).

Здесь возникает закономерный вопрос, почему бы не объединить обязанности трёх помощников в одном человеке. В теории такое возможно, на практике — вряд ли. И вот почему:

У сотрудника может быть развит определённый набор навыков и скилов. У одних — он один, у других — совершенно иной. Например, человек может безупречно справляться с личными задачами, а другой — координировать процессы в офисе, отвечать на письма, помогать с мелкими задачами по работе. А для меня важно, чтобы все задачи выполнялись максимально качественно.
Конечно, есть и универсальные бойцы — сотрудники с высокой эффективностью во всех областях и большим количеством навыков. Но такие люди, как правило, не сидят на рынке без дела либо работают на себя.
Я за разделение обязанностей. Каждый сотрудник должен чётко понимать, какие у него задачи и каких результатов от него ждут. Я считаю, что смешивать личные и рабочие задачи нельзя. Личными делами — покупками, доставками, личными звонками, продажей машины, планированием отдыха и поездок — у меня занимается удалённый помощник. Для меня это идеальный вариант: мои личные дела никаким образом не касаются офиса и коллектива.

Третий помощник работает как офис-менеджер — бронирует время и переговорку под встречи, заказывает пропуска, а также покупает чай, кофе и другие товары в офис. Также у неё есть отдельный блок работы по тестированию новых идей.

Я предлагаю ей новую рабочую идею, а она её проверяет: делает запросы в компании, пишет письма с предложениями и так далее. То есть на ней — координация рабочих процессов и тестирование новых идей и гипотез.

Прежде чем я выбирал каждую из помощниц, я прособеседовал около десяти людей на каждую позицию.

При выборе помощника необходимо понимать, что этот человек не найдётся по волшебству и на такую должность подойдёт вовсе не каждый. Для себя я чётко определил круг навыков, которыми должен обладать кандидат. Но самое важное: это должен быть сотрудник, у которого горят глаза. Кстати, как правило, лучше всего с работой ассистента справляются девушки — они терпеливее, аккуратнее и усидчивее. Но это не строгое правило.

Начинающие предприниматели часто допускают ошибки при выборе ассистента и работе с ним. Вот несколько правил, чтобы не ошибиться на самом старте:

Люди, у которых не так много опыта в бизнесе, часто не понимают, что будет делать личный помощник. Отсюда появляются вопросы: «А что я буду делать?», «А останется ли у меня вообще работа?». Останется! Причём более важная, нужная и интересная. Личный помощник даёт возможность смотреть масштабнее и мыслить стратегически.
Помощника нужно брать сразу, даже если у тебя нет дохода. Очень большое заблуждение — ждать каких-то определённых сумм на счету. Если ты не сможешь делегировать, они так и не появятся. Поэтому освобождайте своё время для действительно важных вещей.
Формулировка задачи ассистенту и постановка дедлайна должны быть максимально чёткими. Если нужна информация, она нужна не «к завтра», а «к 10:30 утра».
Кстати, вот вам ещё один лайфхак: если ваш удалённый помощник находится, к примеру, в Сибири, вы можете ставить задачи вечером, а готовы они будут уже к утру.
Отсутствие чек-листов — ещё одна ошибка при работе с помощником. У вашего ассистента должно быть чёткое руководству к действию. Он должен понимать, что и как необходимо делать. Без ваших комментариев. Если вы каждый раз объясняете, как нужно работать, — это та же самая трата времени. У моего ассистента есть чек-лист по всем моим личным делам.
Например, на случай, если я лечу за границу, я быстро готовлю чек-лист по выбору отеля и его характеристикам, какая кухня в приоритете. Я всегда превращаю работу над моими личными задачами в бизнес-процесс, не говоря уже про рабочие дела.
Кстати, ещё иногда я даю одно задание на двоих или на троих и устраиваю соревнование. Это позволяет держать ассистентов в тонусе.

Я искренне считаю, что руководители, у которых нет ассистента, просто-напросто несерьёзно относятся к работе и не нацелены на результат. Поэтому как минимум один помощник для рутинных, но энергозатратных задач точно должен быть. Если ваш ассистент — это гибкий человек с большим желанием расти и развиваться, вы сможете выстроить его работу специально под вас, тогда ваша личная эффективность вырастет в два-три раза.