5 способов потерять контрагента: вредные советы от Docrobot

Вас приветствует команда Docrobot. В этой статье рассказываем, как не стоит предлагать контрагентам перейти на ЭДО.

Если вы открыли эту статью, значит, вы уже приняли решение перейти на электронный документооборот. И теперь вы столкнулись с проблемой — контрагенты подписывают всё на бумаге. Вам предстоит длинный и серьёзный разговор с партнёрами, чтобы уговорить их подключиться к вашему оператору.

Чтобы встреча прошла успешно и вы не потеряли контрагента, важно правильно подойти к разговору. Мы собрали для вас несколько правил, как делать не стоит, дабы избежать горьких слёз.

Вернитесь на некоторое время назад и вспомните, когда вы начали подготовку к переходу на ЭДО. Наверняка вы анализировали существующие маршруты документов в компании, готовили сотрудников, создавали ответственную группу, тестировали нововведение и устраняли ошибки. Согласитесь, партнёры не нуждаются в этом?

Процесс подготовки и адаптации обычно занимает несколько месяцев. Поэтому если вы попросите своего контрагента подключится к ЭДО завтра, затея вряд ли увенчается успехом. Как только начнёте внедрение электронного оборота в своей компании, выделите слоты на разговор с контрагентами, чтобы у них тоже было время подумать, подготовиться и безболезненно настроить свой документооборот.

В какой-то параллельной вселенной человеческая память достигла таких безграничных возможностей, что предприниматели запоминают все голосовые сообщения и договорённости в них. Но это в параллельной вселенной. У нас же все действия между контрагентами должны подкрепляться официальными письмами и документами.

Переход на ЭДО не исключение. Плохая затея, сообщить Иван Иванычу в Telegram, что вы теперь не будете отправлять им бумаги с курьером, и ждать, когда он тоже решит подключиться к оператору ЭДО. Высока вероятность, что он даже не увидит этого сообщения. Отправьте Иван Иванычу официальное письмо от имени руководителя организации. Лучше даже в двух форматах: электронном и бумажном.

Написать в нём можно что угодно, но мы рекомендуем сделать акцент на следующих пунктах:

Один из методов убеждения, которым можно воспользоваться — это ультиматум. Возможно, в ситуации, когда все способы испробованы, он сыграет вам в плюс. Но в большинстве случаев, когда человеку не дают возможности выдвинуть свои условия, обдумать предложения и принять самостоятельное взвешенное решение, то ситуация складывается не в лучшую сторону для его оппонента.

Задача — не запугать коллег, а обрисовать им ситуацию со всех сторон. Расскажите об альтернативах, и какие издержки они за собой влекут. Например, дублирование документов в электронном и бумажном формате увеличит время работы над одним экземпляром в два раза. Дайте возможность партнёру самостоятельно оценить варианты и принять решение. Так вы не просто сохраните контрагента, но и тёплые взаимоотношения с ним.

При столкновении с чем-то новым и непонятным всегда появляется множество страхов и возражений, которые партнёр будет высказывать вам. И сказать: «да всё нормально, не парься» — плохая стратегия. Оттого, как вы обработаете все страхи, зависит исход. Поэтому первым делом позаботьтесь об аргументах.

Вспомните, какие вопросы были у вас, какие на них были ответы. Спросите о возражениях у контрагента и подготовьте ответы на них совместно со своим оператором ЭДО. Выстраивайте с партнёром диалог, где на каждый вопрос, есть уверенный и исчерпывающий ответ.

Делимся с вами наиболее популярными тезисами, которые можно использовать в своей линии защиты:

Как мы уже упомянули ранее, все договорённости в бизнесе где-то фиксируются. В случае с электронным документооборотом — это соглашение об ЭДО. Это та бумага, в которой будут прописаны все условия. К ней вы сможете возвращаться при возникновении спорных ситуаций или проблем.

Соглашение может быть отдельной бумагой или дополнительной к действующему договору, а ещё в виде раздела основного договора. Основную часть стороны могут определить самостоятельно. Но есть и обязательные положения.

Что важно прописать в документе:

Если вы хотите избавиться от нынешних контрагентов, слепо следуйте советам выше. Чтобы выстроить прочные и долгосрочные отношения со всеми партнёрами, делайте всё ровно наоборот.

На первый взгляд, может показаться, что переубедить контрагентов тяжело. Но основная задача — честно, красочно и подробно описать все преимущества электронного документооборота, которые вы уже ощутили на себе.

И не бойтесь обращаться за помощью к оператору, специалисты провели массу переговоров и помогут вам договориться с контрагентами.

Наши соцсети: vk | телеграм