Чек-лист, как провести идеальное мероприятие, даже если вы не профи

Вам поставили задачу провести мероприятие, а вы этим никогда не занимались?! Так -стоп , не стоит паниковать. Мы решили поделиться с нашими читателями важными моментами в организации мероприятия, которые помогут без проблем организовать мероприятие собственными силами.

1. Определить бюджет мероприятия. Важно понимать, в каких лимитах вы можете выбрать площадку, а какую сумму оставить на питание или дополнительные услуги.

2. Просмотр площадки. Перед утверждением площадки для мероприятия, обязательно приезжайте и ознакомьтесь с местом. Да, сейчас есть большое разнообразие сайтов, социальных страниц и т. д. , где вы можете посмотреть фото и видеоролики о пространстве, но всегда лучше вживую посмотреть площадку. Обычно при встрече вы уже предварительно поймете формат мероприятия, какую рассадку сделать, где расположить техническую зону- это поможет вам в дальнейшем планировании мероприятия.

3. Точки питания. Позаботьтесь об участниках мероприятия, чтобы они могли перекусить где-то на территории площадки или поблизости , не теряя время на поиски. Можно заранее подготовить список ближайший кафе-ресторанов.

4. Полная информация о мероприятии. При составлении рассылки или анонсе мероприятия обратите внимание, чтобы в тексте отсутствовали ошибки.

Необходимая информация :

- название мероприятия и дата;

- время начала и окончания ;

- точный адрес места проведения, можно даже приложить схему проезда;

- краткое описанием мероприятия или же полная программа с выступлениями спикеров;

-актуальные контакты, чтобы участники могли с легкостью связаться с вами, в случае возникновения вопросов.

5. Согласовать со спикерами темы. Важно, чтобы освещаемые темы были интересны аудитории. Согласитесь, успешное мероприятие зависит от того, какую информацию получит участник, будет ли она для него полезна. Каждый спикер должен дополнять предыдущего, либо же темы должны быть из одной сферы.

6. Тайминг и распределение задач между сотрудниками. Заранее пропишите ваше мероприятие поминутно, чтобы избежать суматохи в день мероприятия. Четко составьте список задач, для каждого сотрудника. Так вас не будут отвлекать в момент мероприятия и вы будете знать, с кого спрашивать если , что-то пошло не так.

7. Проверка перед днем Х. Лучше всего провести подготовку к мероприятию накануне. Привезти необходимые раздаточные материалы, сделать в зале нужную расстановку, проверить оборудование. Так вы сможете заранее выявить какие-то косяки и оперативно их решить.

8. Не волноваться. В день мероприятия лучше не стрессовать, будете в себе уверены, ведь вы все сделали как нужно. А лишнее волнение не поможет решить вам вопросов, которые могут возникнуть в ходе мероприятия. Форс- мажоры могут возникнуть всегда.

9. Благодарность. Все закончилось- и вы можете выдохнуть. Поблагодарите всех коллег и вспомогающий персонал в работе над event-ом. Будет приятно им и вам! Наслаждайтесь, своим успехом!

Выше указанные пункты помогут вам избежать неприятных казусов. Ну а если, вы сомневаетесь в своих силах или хотите переложить всю заботу на кого-то другого, обращайтесь к нам. Наши профессиональные сотрудники, с удовольствием создадут ваше незабываемое событие.