Больше, чем мероприятие

Мы все любим посещать какие-то мероприятия и события, ведь именно там концентрируются настоящие эмоции. Уже догадались о чём речь?Конечно, об event-индустрии. Переводчик говорит: «Event — это и есть мероприятие или событие». Существует множество определений, но одно из самых коротких и удачных звучит так:

«Мероприятие — это то, что отличается от обычнои жизни».

В широком смысле под понятием event в современном менеджменте подразумеваются любые собрания людеи с определеннои целью. И получается, что event — это практически все, что происходят вокруг нас. Свадьба, театральная постановка и даже поход в ресторан – это своего рода event.

Но если заглянуть в иностранные источники, то там определение имеет немного другое значение. Зачастую event-менеджмент относят к инструментам стратегического маркетинга (подчеркивая значение event в процессе коммуникации с клиентами и другими целевыми аудиториями фирмы, так называемыми стеикхолдерами)

Давайте разберем почему:

Все эти цели и задачи можно решить за счет события. Хорошее событие отрабатывает сразу несколько целей, задач и направлений:

С чего начинается любое событие?

Первый этап в подготовке любого хорошего мероприятия — это аналитика.

Нам нужно получить вводные, на основе которых мы сможем взять проект в работу. Здесь на арену вступают

Техническое задание — это те вводные, без которых невозможно приступить к работе.

Если в ТЗ нет исчерпывающих ответов на важные позиции или в процессе разработки мероприятия возникли вопросы, то стоит провести дебриффинг заказчика.

Изучение через всевозможные источники бренда клиента: его характер, миссию, особенности и ценности. Обращаем внимание на то, как заказчик коммуницирует с аудиторией — его Tone of Voice (TOV).

Важно не забыть о дизайне — исследуем фирменный стиль клиента, о чем он нам говорит, какой посыл несет.

Анализ мероприятий и проектов, реализованных компанией, поможет узнать бэкграунд и предпочтения при выборе форматов и инструментов.

Получив необходимые вводные, мы можем сформулировать цели и задачи того или иного мероприятия/проекта. Зачастую понятия «цели» и «задачи» подменяют или считают взаимозаменяемыми. Но это не так — стоит их различать.

Разберём пример постановки целей и задач на реально реализованном проекте ËTIME.

Конференция IT компании

Исходные данные:

Сформулированная цель:

Продемонстрировать команде новую стратегию компании и проекты, которые находятся в работе.

Задачи:

- презентовать стратегию компании;- познакомить сотрудников с успешными продуктами компании;- продемонстрировать устоичивость компании;- дать сотрудникам почувствовать причастность к успехам компании;- повысить их вовлеченность во внутрикорпоративную культуру, помочь расширить круг общения внутри компании;- организовать награждение сотрудников.

И только после поставленных целей и задач мы можем приступить к выбору формата мероприятия.

Какие бывают мероприятия?

Существует множество подходов к классификации событий. Единого подхода попросту нет. Так, например, по принципу поставленных целей и результатов компании мы можем выделить такие виды мероприятий:

- Мероприятия для прессы

- Выездные

- Развлекательные

- Торжественные

- Благотворительные- Массовые- Спортивные

(Подход по А. Шумовичу)

в зависимости от целей и аудитории:

В зависимости от площадки/формата мероприятия можно разделить все мероприятия на 3 больших группы:

После выбора формата мы переходим к креативу. Он, кстати, должен быть релевантным и систематизированным. Следующий шаг — это презентация наработок клиенту, в которую включены смета и коммерческое предложение, которое мы должны передать через энергию и эмоции.

Пройдемся еще раз по составляющим хорошего event:

- Наличие правильно поставленной цели и соответствие ей;

- Толчок от цели и вытекающих задач;

- Работа с ЦА — для кого делаем? что нужно?

- Планирование;

- Внимание к деталям;

- Вовлечение — важная часть любого ивента, про которую часто забывают;

- Обратная связь как внутри команды организаторов, так и от клиента.