Эффективный режим дня: для тех, кто хочет успевать больше

Во многом продуктивность человека зависит от того, какого режима сна и питания он придерживается. Поэтому если вы хотите составить свой идеальный режим дня, начинать надо с базовых ежедневных привычек. Команда ЛидерТаска разобралась в нюансах ежедневного планирования и готова поделиться секретами продуктивного дня.

Режим дня — это соблюдение ежедневных привычек, которые выполняются в одно и то же время. Если же действия повторяются каждый день, но в разное время, то это не режим. Например, завтрак проходит у человека в понедельник в 7, в четверг — в 10, а на выходных завтрака вовсе нет. Правильный режим дня ставит в приоритет маленькие, но важные привычки человека, которые составляют основу продуктивности и сбалансированной жизни.

Есть два типа распорядка дня — базовый и детальный. В базовом присутствует подъем, прием пищи и отдых. Между этими событиями можно вносить любые дела. В детальном есть выделенное время на работу, спорт и личные дела, которые каждый день присутствуют в жизни.

Если ваш день состоит, хотя бы из двух привычек — встать в 7 утра и лечь в 23 вечера, то у вас уже есть режим дня. Но некоторым людям даже подъем и отбой тяжело контролировать. Перед сном залипаем на маркетплейсах, в YouTube или переписываемся с друзьями. Обещание потратить на телефон 5 минуточек затягивается на несколько минут, а иногда — часов. Неполезные привычки приводят к сбитому режиму дня, при котором тяжело выстроить продуктивный образ жизни. Если не приучить себя к привычкам, которые ежедневно присутствуют в вашем дне, рассчитывать на эффективный день не стоит.

Начинать что-то новое всегда трудно: мозг еще не создал нейронные связи, и новая работа дается ему тяжело. Соблюдение режима дня может тоже сначала даваться тяжело из-за незнаний методов тайм-менеджмента и перестроения организма под новый режим. Несмотря на то, что режим дня и план на день разные понятия, они плотно переплетены между собой. Рабочие задачи в списке дел «съесть» выделенное время на сон, еду и отдых и испортить ваш режим.

Неправильная расстановка приоритетов

Человеку трудно быстро понять, что важнее сделать сейчас, что можно отложить на потом, а что вовсе не стоит делать. Он хватается за всё подряд и не успевает прийти к глобальной цели или делает мелкие задачи, которые быстрые сами по себе, но вместе занимают много времени.

Решение: разделите задачи на категории «важное» и «можно отложить». Если этого недостаточно, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Она предлагает разделить дела на четыре категории по важности и срочности. Матрица универсальная и подойдет для большинства задач.

Неверная оценка рисков

Эта проблема тесно связана с предыдущей. Человек боится провала, потому что не знает последствий срыва дедлайна и представляет невыполнение работы в виде катастрофы. Часто в подобных ситуациях в голове крутятся мысли, что если не закончить презентацию сегодня, за этот час, за эту минуту, то вселенная схлопнется и виноват будет исполнитель. Человек погружается в задачу с головой и забывает про остальные дела. Он начинает откладывать сон, перерывы на отдых. Люди часто попадаются в ловушку — всё или ничего. Это ведет к срыву других дедлайнов, усталости и выгоранию.

Решение: уточни детали задачи и выясните, можно ли ее перенести на другой день. Если детали задачи узнать невозможно, можно попробовать использовать квадрат Декарта для принятия решения.

Метод позволяет объективно посмотреть на задачу и её исход. Суть заключается в том, чтобы задать себе четыре ключевых вопроса:

Неправильная оценка времени

Люди неправильно оценивают своё время. Если рекрутер отрабатывает один отклик за полчаса — это не значит, что за день он рассмотрит 16 резюме. Люди не роботы: они устают, отвлекаются, переключаются между задачами. В темпе «успеть всё за самое короткое время» вы ничего не успеете и заработаете лишний стресс.

Решение: рассматривайте самый пессимистический вариант развития событий. Если на задачу выделять больше времени, то появляется место для маневра — есть время на подумать и на форс-мажоры.

Игнорирование личных особенностей

Каждый человек уникальный, каждому нужно разное время на выполнение одной и той же задачи. Ориентироваться на других и ожидать такого же результата от себя — неверный подход. Например, Уинстон Черчилль имел проблемы с произношением некоторых букв, поэтому готовил свои речи за несколько недель.

Решение: наблюдайте за процессом и фиксируйте, сколько времени у вас занимает решение одной задачи. Например, вы знаете, что работа с цифрами вам дается трудно, поэтому на выполнение такой задачи вам потребуется больше времени, чем коллегам.

Майкл Бреус, известный специалист по сну, отказался от стандартных хронотипов жаворонков и сов и взамен предложил поделить людей на четыре подгруппы — медведи, дельфины, волки и львы. В книге «The Power of When: Discover Your Chronotype» он подробно рассказал, как улучшить свою жизнь согласно вашему хронотипу.

Медведи — любители залечь в спячку на выходных. Это самый распространенный тип на планете. Встает он не очень рано и ложиться не очень поздно. Приходит в себя спустя два часа после пробуждения, а активность растет до середины дня. Наладить распорядок дня им мешает сонливые выходные. Чтобы сбалансировать день и чувствовать себя бодрым в течение недели, им нужно перестать отсыпаться на выходных и плотно завтракать. Завтраки помогут сохранить энергию на весь день, а отказ от продолжительного сна на выходных избавит от тяжелого подъема в понедельник.

Львы — утренние зажигалки. Они встают до рассвета и выполняют все дела ранним утром, когда у них есть энергия. Под вечер им тяжело контактировать со всеми: они становятся вялыми и уставшими. На вечерних мероприятиях они будут не лучшими собеседниками. Может показаться, что им скучно в кругу друзей и семьи, но это не так. Львам нужно выполнять физические нагрузки вечером, чтобы избавиться от усталости. Тренировки повышают уровень кортизола в крови, что помогает вернуть утреннюю бодрость.

Волки — дремы. Им тяжело проснуться утром, а в их телефоне бесконечный список будильников, который не вмещается в экран телефона. Типичная фраза для них — «ещё пять минуточек и встаю». Хронотипу помогает метод: лечь в полночь, а наутро поставить два будильника. Первый, чтобы проснуться, второй, чтобы активировать работу мозга.

Дельфины — ночные романтики. Мучаются от бессонницы и тяжело встают по утрам. Неактивны до наступления вечера. Днём они стараются короткими перебежками наверстать сон, ближе к 18 энергия возвращается к ним: креативные идеи идут потоком, а силы прибавляются. Лечь спать раньше обычного, помогут небольшие тренировки. Если сон не приходит, то выход — заниматься зарядкой по 10-15 минут, делать передышку 5 минут и повторять упражнение до усталости, пока организм не истощит ресурсы.

Перед тем как составить режим дня, представьте цель, к которой хочется прийти. Вообразите себя будущего: как вы выглядите, какие привычки имеете, где работаете и где живете. Исходя из сложившегося образа, подумайте, какой режим дня подходит этому человеку.

Режим сна

Сон — часть дня, про которую нельзя забыть, но легко можно пропустить отложить. Когда только начинаете следовать режиму, ставьте напоминания или будильники. Спустя несколько дней будильники потеряют надобность: вы сами начнете засыпать в нужное время. Чтобы привычка закрепилась, нужно от 18 до 254 дней, но в среднем у человека уходит 66 дней на усвоение нового режима.

Режим питания

Он особенно важен, если вы следите за здоровьем, занимаетесь спортом или придерживаетесь диеты. Старайтесь не пропускать и не переносить прием пищи, даже если сейчас вы завалены делами.

Отдых

Режим дня не должен вызывать отторжение. Впишите в него любимые занятия: чтение книги, просмотр видео, вязание шарфа, игра в компьютер. Задача режима — сделать жизнь лучше, а не превратить её в пошаговую инструкцию достижения успеха.

Тренировки и спорт

Впишите в план утреннюю зарядку, йогу, спортзал, пробежку или бассейн. Вы можете чередовать различные виды тренировок, но проходить они должны строго в одно и то же время.

Работа

Ваше расписание уже готово, но при желании в нем можно также указать часы работы. Большинство людей работают в одно и то же время, поэтому работу можно считать такой же привычкой, как и чистку зубов или утреннее кофе. Есть два варианта, как вписать её — ввести единый блок «работа» или более детально прописать рабочие задачи.

Запиши свой режим дня в ежедневнике или в планировщике задач на смартфоне. Неважно, где вы это сделаете, главное — чтобы режим усвоился в голове. Помните, что режим дня сильно зависит от индивидуальных возможностей человека. Например, Илон Маск работает около 100 часов в неделю, а Марк Цукерберг около 60-80, но при этом они оба добились больших результатов в своей области.

Отдыхайте. Работа без выходных опасна для организма. Полгода непрерывной работы без выходных и пауз между проектами могут привести к выгоранию. Отдыхайте на выходных, берите паузы между большими проектами. Даже в ежедневной работе выделяйте время на перерыв — поговорите с коллегами, выпейте чашечку кофе или просто подышите свежим воздухом.

Занимайтесь спортом. Неактивный образ жизни негативно влияет на состояние всего организма, в том числе и продуктивность. Может показаться, что спорт — неважный и ненужный фактор, но исследования показывают обратное. Также можете просто понаблюдать за собой. Проведи неделю с тренировками, неделю — без них. Сравните, как себя чувствовали на первой и второй неделе.

Напоминайте себе о режиме. Распорядок должен бросаться в глаза — повесьте его на зеркало или холодильник. Если режим дня в приложении вашего телефона, переместите его на видное место на экране. Еще хорошим местом для памяток может стать ваше рабочее место — ноутбук или рабочий стол.

Начните с простого. Не нужно расписывать все планы детально, стараясь вписать все дела на день. Легче всего начать с восстановления режима дня. Когда режим будет сбалансирован, детальнее расписывайте свой режим, добавляя сложные задачи.

Переносите или делегируйте. Если какую-то задачу нужно выполнить до обеда, но вы не успеваете — переносите ее. Ваш режим дня должен следовать строгому графику, чтобы организм к нему привык. Не успеваете завершить задачу, пересмотрите список дел на сегодня и отложите несрочные задачи. Если есть возможность, отдайте часть задач коллеге.