Ресторан на автомате: насколько сложно автоматизировать ресторанный бизнес

Преимущества автоматизации в заведении общепита очевидны и для предпринимателей, и для сотрудников: скорость, контроль, удобство, как результат — рост прибыли. Но насколько сложно внедрить платформу для автоматизации в обычное кафе? Сегодня я, Олег Сужаев, создатель платформы Restik, расскажу, с какими сложностями можно встретиться и как их избежать.

Системы автоматизации в ресторанах пока не имеют отношения к приготовлению пищи, потому что затраты на внедрение и обслуживание, например, роботов-пиццамейкеров слишком высоки. Сейчас в ресторанном бизнесе главную партию исполняют высокая конкуренция и качество обслуживания. Просто сэкономить на расходах не удас­тся: это неминуемо скажется на ка­честве услуг. Поэтому рестораторы фокусируют внимание на повышении эффективности и снижении издержек. Чтобы влиять на них, рестораны оцифровывают свои процессы: прием и управление заказами, складской учет, управление меню и доставкой — все в цифре и все в едином ПО. Именно это и дает автоматизация: руководитель видит точно состояние собственного бизнеса, контролирует его, принимает информированные решения. При этом линейному персоналу удобно принимать заказы и управлять ими, а для посетителей в результате возрастают качество и скорость обслуживания.

Рынок насыщен разными решениями: облачными и коробочными, ориентированными на конкретный тип заведения или универсальными. Везде есть свои преимущества, но практика показывает, что выбор конкретного ПО должен зависеть от того, насколько оно подходит именно вашему заведению. Большинство российских решений имеют модульную систему, что позволяет начать использовать систему поэтапно.

Стартовые действия — это внедрение POS-системы и цифровизация учета. В POS работают официанты и кассиры, принимают заказы, взаимодействуют с покупателями и кухней. А система учета (бэк-офис) — это фактически центр управления: управляющий или владелец могут редактировать меню, рассчитывать себестоимость блюд, контролировать работу кассы, кухни, поставщиков и пр.

Внедрять остальные инструменты (модули) можно позже, по мере необходимости: электронное меню, сайт с возможностью оформить доставку или самовывоз с онлайн-оплатой, электронные чаевые, обучающие модули для персонала и для работы с мотивацией сотрудников.

Тут нет единственно верного решения. Главный фактор, который влияет на выбор типа ПО, — это размер предприятия, которое автоматизируем. Небольшое заведение — кофейня, кафе, булочная, закусочная, небольшой локальный ресторан — значит, выбираем облачные сервисы. Внедряются быстро, легко, нет больших расходов на первичное обслуживание, и главное — они закрывают все основные потребности, которые есть в каждом заведении. Restik, например, можно установить за 15 минут и сразу начать работать.

Если речь про сеть ресторанов или ресторанную группу — логичнее смотреть в сторону коробочных решений по автоматизации. Плюс последних — гибкость во всем: любую уникальную потребность можно автоматизировать, доработав систему индивидуально (облачные системы обычно под конкретные рестораны не дорабатывают). Главные минусы таких систем — долго и дорого. Всегда требуется сопровождение — самостоятельно внедрить не получится.

Дополнительное оборудование. Независимо от того, какое ПО мы выбрали, необходимо и дополнительное оборудование. В любом случае понадобится поставить фискальный регистратор. Согласно ФЗ-54, регистратор или онлайн-кассу нужно приобрести и зарегистрировать в налоговой. Еще, если мы хотим, чтобы официант принимал заказ у стола через приложение на смартфоне, при этом заказ и чек быстро оказался на кухне или в баре и был сразу принят в работу, нужно докупить принтер чеков. У облачных систем есть все возможности интеграции с этим оборудованием. Например, в Restik мы помогаем с настройкой регистраторов и таких принтеров.

Важные настройки. Если говорить про базовые этапы настройки облачной системы, то в первую очередь необходимо внести позиции меню. Для старта подойдет обычное внесение наименований, не обязательно настраивать сразу технологические карты, это возможно. Но в дальнейшем, если мы хотим знать не просто количество проданных блюд, а планируем ввести складской учет ингредиентов, то нужно зафиксировать и настроить состав блюд. Я считаю, что нужно использовать все доступные возможности, которые применимы к твоему бизнесу. Если вести складской учет ингредиентов, мы будем знать в реальном времени, какие у нас сейчас остатки продуктов в ресторане, какова их себестоимость, знаем, что и когда нужно закупить.

Контроль. Если повар, например, кладет в блюдо чуть больше ингредиентов, чем нужно, значит вырастет себестоимость блюда, а наша прибыль упадет. Установив платформу по автоматизации, настроив технологические карты и проводя инвентаризацию, например, раз в месяц, мы легко узнаем, правильно ли повар готовит и не воруют ли сотрудники.

Лояльность. В заведении можно настроить самые разные программы лояльности клиентов. Для маленьких кофеен это может быть, например, бесплатный пятый напиток и т. п. В премиальном ресторане скидки и бонусы не будут работать, но платформа автоматизации покажет постоянных гостей, историю посещений, списки заказываемых блюд и т. п. Это значит, что здесь платформа подскажет возможности индивидуальных решений для более высококлассного сервиса.

Текучка. По нашим данным, уже более 70% заказов проходят по безналичному расчету. Значит, чаевые оставлять все сложнее, а это важная часть дохода официанта. С платформой можно настроить QR-коды, по которым официанты смогут эти чаевые получать. Доход конкретного человека растет без затрат со стороны работодателя — текучка снижается.

Выручка. Платформы автоматизации — это легкий способ включить в бизнес дополнительные удобства для клиентов, которые увеличивают количество заказов в целом. Речь о возможности принимать заказы онлайн. И это не только доставка, хотя ее хорошо бы сделать, это увеличение количества заказов в заведении и простое онлайн оформление заказа с самовывозом.

Из-за установки обязательного оборудования. Существуют разные законодательные нюансы. Трудности настройки происходят чаще всего именно с ними — необходимо соблюсти законность, наладить бесперебойную работу фискального регистратора и направлять данные в налоговую. Мы в Restik не берем весь процесс под себя, это обязанность владельца заведения, однако мы помогаем не только с настройками, но информационно, подсказываем.

Из-за отсутствия времени. На этапе открытия у владельца заведения миллион задач. Времени и внимания для самостоятельной настройки автоматизации не хватает. Поэтому очень важно выбрать такой продукт, ПО, которое устанавливается легко, запускается быстро и не требует обучения.

Мало опыта. Часто возникают сложности, когда человек открывает свое первое заведение. Если проект первый, то у человека может не быть знаний о ресторанном бизнесе вообще, например, он не очень будет понимать, как организовать процессы инвентаризации или как настраивать составы блюд. Restik курирует таких пользователей, помогает не только в вопросах настройки автоматизации, но и консультирует для общего понимания бизнес-процессов.

Зачастую крупные коробочные enterprise-системы рассчитаны на то, что владелец — давно в ресторанном бизнесе, знаком со всеми процессами, нет необходимости в пояснениях. Но это не так. Первые свои небольшие заведения открывают люди, которые часто прежде не имели опыта руководства бизнесом в этой сфере, но автоматизация им нужна так же, как и крупным ресторанным сетям, — это ведь один из залогов выживания.

Внедрять платформу автоматизации просто, когда все технические сложности разработчик ПО изначально зашил внутрь продукта. Мы в Restik шли именно по этому пути. Принцип нашего ПО именно в том, чтобы человек, который никогда не работал в ресторанном бизнесе мог зайти в приложение и начать в нем работать уже через 15 минут. Чтобы интерфейс был интуитивно понятным, чтобы не использовались специфические термины, чтобы всегда были подсказки: что, для чего и зачем происходит в приложении. Плюс мы вкладываемся в развитие службы поддержки, которая оперативно отвечает на запросы пользователей. Есть база знаний, понятные видеоинструкции.

Еще один момент, который влияет на простоту использования, — отсутствие дополнительного оборудования. Restik не требует никаких POS-моноблоков для приемов заказа или ведения учета. Наше приложение можно запустить на любом планшете или личном телефоне официанта. У нас возможны варианты подключения, когда заведение еще даже не открыто — будущий ресторатор регистрируется и, сидя дома, на собственном смартфоне заранее с нашей помощью продумывает ведение бизнес-процессов, пробует пробить первый чек, включает составы блюд и следит за списаниями со склада.

Автоматизация ресторана или кафе кажется сложным процессом, если нет опыта в отрасли и в выборе ПО. Но совершенно ясно, что в мире высокой конкуренции, в котором мы сейчас живем, без автоматизации не обойтись. Не бойтесь, Restik поможет стартовать.