Открывая бухгалтерии будущего

А вы когда-нибудь слышали про «микросервисную бухгалтерию» или ITSM в бухгалтерии, «роботизированную бухгалтерию»?

Бухгалтерия очень часто воспринимается как "продолжение налоговой" и затратное подразделение, которому нет места в "светлом будующем" для эффективных организаций. Впрочем, если быть честным, очень часто это подразделение является наиболее "олдскульным" во многих компаниях. Если мы так считаем, значит для этого есть причины. В статье попробую разобраться что чаще всего не так в современных бухгалтериях и какими бы мы хотели видеть их в идеале.

Также немного коснёмся кадрового вопроса. В последнее время все айтишники стали достаточно дружно переживать что они станут не нужны в ближайшие несколько лет. Знали бы вы как по этому поводу переживают бухгалтера. Впрочем, для них это положение дел уже достаточно естественное. Дискуссии про бухгалтирею без человека я слышал ещё в начале своей карьеры лет так 20 назад.

Но почему же до сих пор обычный учет финансов компании требует такого количества людей? Как так получилось, что ИИ уже почти научился писать код, а со вбиванием нужных цифр в нужные поля у нас всё ещё проблемы?

Тут всё просто – разработчик в своей работе обычно имеет дело с набором текстовых файлов (не хочу никого обесценивать, но признайтесь, это так). Они все сложены в одном месте, структурированы, отсортированы, и работает он с ними обычно в одной программе по определенным правилам. Для этих целей за годы развития было создано не мало средств автоматизации (потому что прежде всего мы разработчики любим самих себя ), а сам набор знаний и правил разработки достаточно неплохо стандартизирован и структурирован.

Поэтому так колучилось то генеративный ИИ зашел в разработку плотнее чем в бухгалтерию. Есть и ещё один фактор - стоимость работы бухгалтера просто дешевле чем разработчика. Иногда просто нерентабельно внедрять технологии в работу людей. Тем более если это штатные отделы бухгалтерии внутри компаний.

Собственно с текущей ситуацией и ограничениями кажется разобрались. Но представим что текущий тренд продолжится и финансовые ограничения не так существенны в силу масштаба, что может получиться:

Конечно конечно - в нашем идеальном мире отчетность может быть сдана автоматически и вообще все данные отправляются в налоговую через ЭДО. Бухгалтерия только сдающая отчетность на основании предоставленных документов не понадобится в будущем (как, собственно, и в настоящем). Другое дело в том, что бухгалтерия не занимается только сдачей налоговой отчтености. Задачи как в будущем так и в настоящем собрать факт финансовой деятельности компании. Сейчас мы достаточно основательно различаем бухгалтерию и финансовый отдел в компаниях. В будующем эта грань будет стираться. "Цветной учет" достаточно временное явление, которое не может тянуться вечно. Требования к учету и отчетности так или иначе меняются для того чтобы максимально удовлетворять потребности бизнеса. В конце концов, у государства и бизнеса одни цели (в плане отчетности) - оперативно получать максимально полную и достоверную информацию о финансах компании. Соответственно, разделение бухгалтерского и т.н. "управленческого" учета уже постепенно сходит на нет. Вероятнее всего бухгалтерию мы будем называть финансовым отделом, часть которого отвечает за факт, вторая - за план. Та часть которая отвечает за факт - это и есть наша сегодняшняя бухгалтерия.

Основное что останавливает развитие бухгалтерии-как-сервиса сейчас - пожалуй, защита данных. Защищать свои данные и финансовую информацию конечно нужно, но для государства она, к слову, по большей части и так открыта. Более того, открытые компании имеют существенно больше шансов на выживание, а инвестиционная сфера развивается всё больше. Развитие cloud технологий сделали доступными Private Cloud и Hybrid Cloud, которые позволяют совместить безопасность данных и сервисный подход одновременно. При этом количество используемых технологических решений увеличивается. Многие из них становятся всё более специализированными, этот тренд будет сохраняться. OnPremise решений, предствляющих из себя только софт, который можно использовать у себя в компании, при этом больше не становится. В РФ традиционно сильна 1С, которая во многом решает эти вопросы, позволяя нам жить с собственными отделами бухгалтерии. Но даже 1С становится сложнее, к ней подключаются внешние сервисы, усложняется обслуживание. А для эффективной работы чаще всего в типовые решения 1С вносятся модификации. В качестве пруфа могу привести пример 1c-wiseadvice, где разработана целая подсистема для 1С бухгалтерии (не расширения и обработки... а целая подсистема и весьма немаленькая). Не скажу, что без неё клиентов не обслуживают конечно - это будет неправдой, но как минимум это существенно дороже. Уверен что аналогичные решения есть и в других сервисных компаниях, и они дальше будут развиваться. А сервисные компании, соответтвенно, расти. Даже очень крупным компаниям, пожалуй, уже тяжело собрать команду ИТ специалистов, консультантов и методологов которые были бы профессионалами именно в вопросах учета. Даже если работают сотни программистов - это не заменит специализации наработанной за годы. Да и не нужно конечно этим заниматься. Мир движется не туда.

Несколько десятков лет назад "серебренной пулей" мы считали систему в которой будет всё для получения полной "картины мира". Сейчас уже приходит осознание что зоопарк систем - это новая норма жизни. "Побеждает" тот, кто умеет интегрировать различные сервисы вместе, а не тот у кого "всё в единой ERP системе и она уникальна". IT мир усложняется, количество сервисов которыми пользуются компании, увеличиываются; скорость изменений тоже возрастает. Внедрять все изменения в одну ERP систему, потом их поддерживать и при этом лучше чем у конкурентов становится достаточно сложно. Поэтому в бухгалтерии будущего ERP система присутствует, но как данность, выполняя свои функции, для которых она лучше всего подходит.

Разделяй и властвуй. Как показала практика, именно такой подход является эффективным и масштабируемым. Особенно при централизации функции и повышения её эффективности. Это позволяет получить ещё большую гибкость, а также специализацию и профессионализм команды. При этом снижает когнитивную нагрузку на команду. В ИТ мире данный подход уже принят достаточно давно.

Ещё один подход, который явно придёт бухгалтерам из ИТ мира - это ITSM. Как сервисное подразделение, бухгалтерия предоставляет сервисы для бизнеса (а не просто сдаёт налоговую отчетность). Набор сервисов должен входить в сервисный каталог организации (в IT уже привыкли к этому). ITSM неплохо применим к бухгалтерии. У каждого сервиса есть метрики, стоимость, цена. Современные организации аутсорсинга уже работают схожим образом.

Если кажется, что я пишу полный бред, вот так, к примеру могут выглядеть сервисы бухгалтерии:

Сервисы можно ещё дробить конечно, определять для них метрики, стоимость, SLP и много чего другого. Также их обычно существенно больше.

P.S. но кажется то, что в итоге получается, уже трудно назвать "бухгалтерией". Я бы назвал как то вроде "службы учетных сервисов".

Если все документы мы получаем по ЭДО или в результате хозяйственной деятельности в ERP системе, то что остаётся делать бухгалтерии в плане первички? Казалось бы все документы изначально на месте?

Но давайте вспомним наиболее значимые события, которые касались 1С-ников или бухгалтеров за последнее время? Маркировка\ЭДО\Маркетплейсы... Примерно в таком порядке. Итого - добавляются сервисы, данные из которых необходимо включать в хозяйственную деятельность.

А теперь давайте представим, что руками нам делать не хочется совсем ничего. Сколько тогда нужно подобных сервисов?

Обмен документами регулярный, включая калькуляцию и выставление счетов, их оплату. У большинства этих сервисов есть API, через который можно получать из них данные напрямую. И таковых становится всё больше. Учет фактов это простая задача, с которой так или иначе научилась справляться уже любая бухгалтерия. Другое дело - проактивная работа. Когда бизнес только формулирует задачу какие сервисы нужно подключить, а учет по ним уже формируется с использованием "API", включая прогнозиование расходов и автоматизированные сверки.

Остаётся только маленький нюанс: чтобы у всех сервисов был API, так ведь? Таковых становится всё больше и больше, но это далеко не все, к сожалению, да и интеграция дело достаточно длительное и утомительное. Поэтому в данном случае особое внимание стоит уделить роботизации которая позволит массово интегрировать любые сервисы внутрь бухгалтерии без существенных на это затрат. Вот тут как раз "ключ к успеху", который позволит бухгалтерии проактивно работать для бизнеса, а не быть "отделом для сдачи налоговой отчетности".

Естественно они электронные. Бумага уже сейчас отходит в прошлое нашими с вами усилиями. Не так быстро, как бы хотелось, но верно. Самый трудный случай с кадровыми документами, но в последние два года происходит неплохая трансформация (в частности появилось достаточно много сервисов КЭДО), что ещё раз подтверждает высказанное выше продположение о сервисном формате бухгалтерии.

Но неочевидный вывод из этого, кстати, заключается в том, что OCR как технология на текущий момент времени - не самая правильная инвестиция. Мир семимильными шагами движется к тому что все данные будут в электроннм и структурированном виде.

Вот и добрались до главной части небольшой зарисовки на тему "бухгалтерии будущего".

О том "заменят ли роботы бухгалтеров" я уже писал и не буду, пожалуй, особо повторяться. Профессионалы своего дела конечно всегда будут нужны. ИИ - это преррасный инструмент, но не более того (пока что).

Ключевая ценность "новой бухгалтерии" это, пожалуй, уважение к сотрудникам, выражающееся в высвобождении их от рутинной работы.

Так и только так можно добиться успеха в современном мире. Довольные сотрудники работают эффективно. Если "традиционная бухгалтерия" очень часто ассоциировалась с большим количеством рутины, то это как раз именно то подразделение которое больше всего нуждается в ИИ, в том числе генеративном. Многие сейчас ухмыльнутся "ну да, лет так через 10, давайте, перепишите все системы для бухгалтеров". Многие - это те, кто не читал выше, а сразу "перемотал на концовку". Суть как раз в том, что никакие системы переписывать не надо. В бухгалтерии особенно. Слишком широко разнообразие различных систем и очень динамично они меняются.

Что же в этом случае делать? Как говорил Энштейн: "гений властвует над хаосом". В ИТ в этом случае предложили бы использовать "интеграционную шину". Но у нас взаимодействие, по сути, между людьми а не системами. Или взаимодействие между системами но не всегда стандартизованное...

В этом случае роль "интеграционной шины" выполняет RPA платформа. На мой взгляд, RPA должно быть ключевым элементом бухгалтерии будущего. По сути выстраивать все процессы вокруг роботизации. Связывать системы, отлаживать интеграционные процессы, поддерживать сервисы, избавлять людей от рутины. Ну и самое главное, RPA - это лёгкий способ доставки ИИ почти в любую область. Всё что вы видите на экране (и то что не видите), можно передать и ИИ инструментарий, получить ответ и произвести на основании ответа любое действие которое человек бы произвёл сам. RPA просто свяжет все кусочки пазла воедино. И RPA это не какой то "космос" для Газпром-а. В современном мире это по сути доступная каждому технология, в частности, для примера, для OneRPA нужна только 1С, которая уж точно есть в каждой современной организации ведущей учет, да и останется в будущем.