Введение в Process Mining и Task Mining: различия и синергия

Вы просите — я пишу. Сегодня поговорим о связке технологий Process Mining и Task Mining, которые стали настоящим прорывом в анализе бизнес-процессов. Но зачем компании нужны оба инструмента и как они могут работать вместе, чтобы принести максимальную пользу? Давайте разберёмся.

Process Mining — это метод анализа бизнес-процессов, который помогает понять, как реально выполняются задачи в вашей организации, используя данные, собранные из информационных систем. Это как иметь гигантскую карту с GPS-навигатором, который показывает, где именно ваш процесс затормозил, свернул не туда или попал в пробку.

Проще говоря, Process Mining анализирует каждый шаг, совершенный в вашей системе, будь то в ERP, CRM или другом ПО. Он собирает цифровые следы — события, которые оставляют пользователи, когда они взаимодействуют с системой. Затем он создает на их основе визуализацию процесса, позволяя увидеть полную картину того, что происходит «на земле».

Task Mining, в свою очередь, фокусируется на микроуровне — на конкретных действиях, выполняемых сотрудниками в рамках выполнения задач. Эта технология собирает данные из ежедневной активности сотрудников: кликов мыши, нажатий клавиш, переходов между окнами программ. Это словно поставить таймер на каждое действие: от того, сколько времени уходит на проверку почты, до длительности заполнения отчетов в Excel.

Task Mining отвечает на вопросы: «Почему этот отчет готовится так долго?», «Почему прием звонков от клиентов занимает у сотрудников столько времени?» или «Что именно сотрудники делают бóльшую часть своего рабочего дня?». Благодаря этому подходу можно найти те самые «невидимые» рутинные задачи, которые тормозят работу команды и съедают драгоценные ресурсы.

Теперь, когда мы понимаем, что такое Process Mining и Task Mining, возникает вопрос: почему их стоит использовать в связке? Представьте, что Process Mining показывает, что ваш процесс кредитования клиентов занимает 10 дней, хотя должен занимать 5. С помощью Task Mining вы можете выяснить, что сотрудники тратят огромное количество времени на проверку данных, которую можно автоматизировать или упростить.

Использование PM и TM вместе позволяет:

Получить полное представление о работе организации: Process Mining показывает глобальные «узкие места», а Task Mining помогает найти конкретные задачи, которые требуют оптимизации.
Оптимизировать как процессы, так и задачи: Зачастую «узкие места» в бизнес-процессах вызваны неэффективными задачами, которые можно улучшить или автоматизировать. Эти технологии помогают выявить проблемы на обоих уровнях и предложить решения.
Сократить издержки и повысить производительность: За счет выявления неэффективных действий можно значительно сократить временные и финансовые затраты, повысив при этом общую производительность.

Давайте рассмотрим несколько примеров, где эти технологии использовались в связке.

Российский вендор «Инфомаксимум» помог МТС сократить трудозатраты на процесс подбора персонала. Сначала с помощью Process Mining было выявлено, что ключевой этап — проверка резюме и заполнение документов — занимает слишком много времени и является «узким местом» в процессе найма. Затем Task Mining проанализировал каждую задачу, выполняемую рекрутерами, и выявил, что большая часть времени тратится на ручную проверку данных, которые могли бы быть автоматизированы.

В результате внедрения автоматизированного решения трудозатраты сократились на 16 000 часов в год, а время на обработку одного кандидата уменьшилось в два раза. Это позволило МТС сэкономить миллионы рублей и улучшить качество найма.

Один из кейсов, где Celonis — лидер зарубежного IT-рынка — использовал связку Process Mining и Task Mining, связан с международной фармацевтической компанией. Они применили Process Mining для анализа общего процесса закупок, что позволило выявить «узкие места» и задержки. Затем Task Mining помог выявить, что сотрудники тратят слишком много времени на ручные задачи, такие как проверка данных и ввод информации. В итоге, автоматизация и оптимизация этих задач позволили сократить время выполнения операций на 30% и улучшить общую эффективность процесса.

Если вы хотите повысить эффективность своих бизнес-процессов, вам стоит рассмотреть внедрение обеих технологий. Начните с определения ключевых процессов, которые нуждаются в оптимизации, и используйте Process Mining для анализа «узких мест». Затем примените Task Mining для выявления рутинных задач, которые можно автоматизировать или улучшить.

Process Mining и Task Mining — это не просто модные слова, а мощные инструменты для реального улучшения работы вашего бизнеса. В мире, где каждая минута на счету, понимание того, как ваши процессы работают, и оптимизация задач на всех уровнях может стать вашим конкурентным преимуществом.

Так что, если хотите быть на шаг впереди конкурентов, пора брать на вооружение эти технологии и использовать их в связке. И помните: в мире бизнеса выигрывает тот, кто знает, как сделать свою работу быстрее, лучше и эффективнее.