Неочевидные плюсы автоматизации подготовки документов

Раньше в крупных организациях, например в банках, юристы проверяли даже типовые документы.

Казалось бы, зачем проверять документ, если он составлен по типовой форме? Ведь эта форма уже была проверена юристами и все формулировки в ней проверены-перепроверены. Но руководству спокойнее было, если юрист перепроверит.

Сейчас эта практика ушла в прошлое и документы, которые готовятся по типовым формам, юристы уже не проверяют.

Тем не менее, есть возможности по оптимизации даже типовых форм.

Автоматический генератор документов на основе шаблонов:

1. Позволяет не вводить одни и те же данные в каждый отдельный документ или в несколько мест одного и того же документа. Например, если ФИО контрагента: "Иванов Иван Иванович", то это ФИО добавится сразу во все места всех документов. Причем, там где ФИО должно склонятся , это будет сделано автоматически. Например, если в каком-то месте документа нужно написать в родительном падеже "Иванова Ивана Ивановича", то генератор документов подставит ФИО в этом месте документа именно в родительном падеже.

2. Дает возможность не считать самостоятельно цифры, которые подставляются в документ. Например, в договоре и акте должна указываться сумма вознаграждения исходя из количества поставляемого товара и цены за единицу этого товара. В этом случае генератор документов сам посчитает общую цену товара, подставит ее в тексты договора и акта, а также автоматически подставит в договор и в акт расшифровки сумм прописью.

Таким же образом программа рассчитает и подставит в документы сумму налога, если налог уплачивается в данной ситуации.

3. Автоматически присвоит договору номер и запишет его в реестр договоров.

4. Если для заключения договора нужно собрать еще какие-то документы, то попросит пользователя их приложить и добавить в один комплект документов с договором.

5. Сохранит все введенные для заполнения договора данные в базу данных для их дальнейшего переиспользования (автоматической подстановки в новые документы).

6. Отправит все сгенерированные и приложенные пользователем документы на заданные адреса электронной почты.

Такой сервис может быть сделан в 2-х версиях: для менеджеров и для клиентов.

Версия для клиентов экономи время клиентов, так как они могут самостоятеьно сформировать договор, не дожидаясь менеджеров.

Версия для менеджеров сильно сокращает время, затрачиваемое менеджерами на подготовку договора и других документов, страхует их от ошибок.

Кроме того, благодаря такому умному генератору документов даже менеджер, который только что вышел на новую работу, сразу может начать выполнять свои обязанности, без инструктажа и обучения. Программа ведет его по всему бизнес-процессу, запрашивая информацию, выдавая рекомендации и генерируя нужные документы.