Как высвободить до 50% рабочего времени? 5 типов страниц для базы знаний компании.

От 20 до 50% времени несистемного собственника уходит на ответы на однотипные вопросы и неэффективные коммуникации. В этом посте хочу рассказать про 5 типов страниц, которые должны в первую очередь появиться в базе знаний вашей компании.

Cтраница, в которой хранится вся информация про отдельный проект (описание, цель, ссылки, как работает, ответы на вопросы и т.д.).

⭐ Зайдя в страницу сотрудник понимает, как работает отдельный участок компании и как ему его поддерживать и развивать.

В компании Александрия мы внедряли робота для автообзвона и подтверждения приема. Весь проект делали мы. Но по итогу описали в 1 файл: как работает робот, как подключается, где вносить корректировки, текущую логику работы. Ссылка на чат с подрядчиком. Определили ответственного за работу с участком далее.
Пример из нашей работы

Cтраница, которая описывает как нужно действовать на определенном участке, задает стандарт и план действий сотруднику. Лучше делать эти участки небольшими, чтобы можно было за 10-15 минут изучить регламент. И придерживаться правила 1 регламент = 1 процесс.

⭐ Зайдя в страницу сотрудник видит пошаговую инструкцию по определенному участку и может по ней пройти.

В отделе HR Александрии, чтобы сделать прозрачным процесс найма, мы создали таблицу, в которой HR передает заявки ответственным на филиалы и написали скрипт первичного обзвона. Также описали процесс работы с заявками на филиалах. В инструкции мы пошагово описали как нужно действовать на участке, прикрепив ссылки и скриншоты с примерами заполнения.
Пример из нашей работы

Информация о преимуществах компании и продукта, ответы на частые вопросы клиентов. Очень актуально в отделе продаж, но я считая что продукт в идеале должен знать каждый.

⭐ Зайдя в раздел сотрудник может изучить продукт и получить любой ответ на свой вопрос о компании.

В компании MP LAB (сервис продвижения и самовыкупов на маркетплейсах) я подробно и широко описал наш продукт. Сделал я это в 4 раздела: сфера маркетплейсов, способы продвижения и преимущества выкупов, преимущества работы платформы, вопросы и возражения. Таким образом у каждого сотрудника в голове складывается общая картинка, а не только с одной стороны, типо “наш продукт лучше всех”.
Пример из нашей работы

Раздел который продает вас, как собственника и удерживает сотрудников. Продайте себя, расскажите почему у вас хорошо, почему с вами стоит работать, чем вы отличаетесь от других. Дайте больше искренности, расскажите про ценности. Делайте упор на миссию, а не ваше желание купить “Х5”.

⭐ Зайдя в раздел, сотрудник понимает, почему он работает у вас, чему может научиться и как вырасти в вашем бизнесе.

При найме и собеседовании сотрудников я всегда делаю упор на описание себя, как человека и как собственника. Чтобы люди понимали к кому они идут, чему смогут научиться, куда смогут прийти. Инициативные сотрудники приходят не за деньгами, а за тем, чтобы учиться у людей сильнее и расти.
Пример из нашей работы

Сделайте раздел, в котором вы будете делиться обучениями, которые проходите. Делитесь книгами, приглашайте экспертов. Записывайте видео с инсайтами и обучением от себя. Дайте возможность людям из команды проявлять себя и делиться с другими.

⭐ Зайдя в раздел сотрудник может усилить свои навыки в разных областях и зарядиться на развитие вашего бизнеса.

В компании MP LAB у нас был отдельный раздел по навыкам продаж. Мы покупали полку книг в офис. Регулярно приглашали экспертов и брали консультации в маркетинге, продажах, системности. Вспомните себя, когда проходите обучения, какой буст по энергии вы получаете. Не лишайте этого своих сотрудников и свою компанию.
Пример из нашей работы

Начинайте пошагово, с самых проблемных участков и уже через пару месяцев ваша база знаний превратится в огромный актив, который будем помогать в адаптации сотрудников и эффективном ведении дел.

Какие типы статей вы еще используете в свое базе знаний? И вообще считаете ли ее эффективной?