Теряли деньги на чеках и чуть не получили штраф на 300 000 ₽

Те, кто говорят, что возвраты — это простая задача, скорее всего, никогда не сталкивались с реальными объёмами интернет-магазина. У нас — магазин электроники и комплектующих: смартфоны, ноутбуки, светодиодные лампы и даже платы и коннекторы. Маркируемая продукция, разумеется. В какой-то момент стало казаться, что мы работаем не на продажу, а на возвраты. И это не шутка.

Проблема была не в отсутствии онлайн-кассы, а в том, что она постоянно давала сбои. Чеки формировались с ошибками, не отправлялись в налоговую, висели со статусом «В обработке» неделями. Личный кабинет напоминал лабиринт: нужные функции были запрятаны так, что даже опытная бухгалтерия путалась в трёх кнопках.

Но самый большой сюрприз ждал нас впереди — работы с разрешительным режимом маркировки товаров не было вообще. Мы продавали смартфоны и ноутбуки, но не могли нормально работать с «Честным знаком»: чеки не пробивались, данные не уходили, а налоговая уже косилась в нашу сторону. Штрафы были вопросом времени.

У меня есть приятель, который занимается продажей бытовой техники. Как-то раз он поделился: «Да что там твоя электроника, у меня и без маркировки головная боль! Клиенты возвращают миксеры и утюги, а мы сутки считаем чеки». Он тоже пытался решить проблему: менял кассы, консультировался с техподдержкой, но ничего не помогало. В итоге штраф за ошибки прилетел как раз ему — не успел вовремя отправить данные в налоговую. И что забавно: когда я рассказал ему про автоматизацию и смену кассы, он сначала не поверил. Мол, если бы было так просто, давно бы все так делали.

Когда стало ясно, что наша касса не справляется, поставили новую (CloudKassir) — с нормальным личным кабинетом, в котором ещё работаем по эквайрингу, и поддержкой разрешительного режима маркировки. Теперь при каждом возврате чек аннулируется и отправляется в налоговую и «Честный знак» за пару минут, без ручных операций. Данные о маркировке товара уходят сами. Всё чётко и по закону.

Как это работает на практике: разрешительный режим маркировки.

Проблема в том, что раньше маркировку проверяли вручную, отправляя запросы в «Честный знак» через личный кабинет или отдельные сервисы. Теперь достаточно один раз ввести токен «Честного знака» в лк и включить автоматический режим проверки.

Система работает так:

По факту это значит, что даже если у вас 100 и больше продаж в день, все чеки пробиваются по закону, а данные о маркировке передаются правильно. Без дополнительной нагрузки на сотрудников и бухгалтерию.

Во-первых, штрафы. За ошибки в маркировке и невовремя отправленные данные в «Честный знак» можно получить штраф до 300 000 ₽. Для среднего бизнеса это удар, который может выбить из колеи. А ещё проверки налоговой: одно неверное движение — и блокировка.

Во-вторых, скорость обработки. С новой кассой время на возврат сократилось в три раза. Клиенты больше не ждут неделями, а наша поддержка наконец-то перестала звучать как аварийный колл-центр. Возвраты проходят быстро, а чеки автоматически отправляются клиентам и в ФНС.

Мы больше не боимся возвратов и не тратим часы на разбор полётов с маркировкой. Чеки уходят клиентам и в налоговую автоматически, а данные о маркировке — в «Честный знак». В итоге мы закрыли вопрос с возвратами, штрафами и маркировкой раз и навсегда.

Так что если у вас интернет-магазин и проблемы с маркировкой или возвратами, не тратьте нервы. Поставьте нормальную онлайн-кассу и верните себе сон и нормальное рабочее время.