Витамины для порядка: как главные боли производителя БАДов закрыли «из коробки»

В работе компании, выпускающей средства для поддержания организма человека в условиях современной жизни, ключевую роль играет не только разработка/производство новых препаратов, но и совершенствование процессов маркетинга и продаж.

При таком количестве разноплановых задач без CRM не обойтись. Но даже внутри одной компании требования команд могут различаться. Следовательно, CRM должна быть не просто «коробкой», а платформой, способной адаптироваться под разные задачи: разработку, производство, работу с аптечными сетями и дистрибьюторами.

Теперь ответьте себе на вопрос: сможет ли с этим справиться старый добрый Эксель? В любом бизнесе всегда наступает тот самый момент, когда он становится тормозом. Так случилось и в «Вита-Стандарте».

Кратко о компании: «Вита-Стандарт» — российский производитель витаминов, минералов и БАДов. В ассортименте 15 позиций. Ряд продуктов реализуется под собственной маркой. Охват — 80+ регионов (РФ и ближнее зарубежье). Собственное производство находится в Санкт-Петербурге.

Ключевые клиенты: аптечные сети; маркетплейсы.

Исходная боль: разрозненные данные, ручное выставление счетов с ошибками, нулевая прозрачность процессов, невозможность контролировать остатки со склада.

На определённом этапе стало ясно — откладывать автоматизацию больше нельзя. Нужна была система, способная структурировать клиентскую базу и освободить менеджеров от рутины.

На CRM-конструктор «Клиентская база» выбор пал не случайно. В «Вита-Стандарте» искали не навороченный «космический корабль», а максимально простой и при этом эффективный рабочий инструмент. Ключевыми критериями стали доступность, лёгкость освоения и возможность стартовать с бесплатной версии.

— Мы начали с малого, и система росла вместе с нами. Осваивать её было несложно, тем более, что поддержка "Клиентской базы" всегда оперативно помогала, — говорят сегодня в компании. — Основные усилия мы направили на интеграцию складского учёта — нам было критически важно легко вводить и выводить товары. Настроили отчёты для менеджеров по истории продаж. Обучение прошли своими силами: система интуитивно понятна.

Для производственной компании склад — это нервный узел.Ошибки в учёте остатков часто приводят к срыву отгрузок, задержкам в поставках и недовольству клиентов. Но классические ERP-системы в узкоспециализированных нишах нередко оказываются избыточными по функционалу и сложными для внедрения.

Чтобы создать централизованную и прозрачную систему контроля, компания использовала встроенный модуль складского учёта в «Клиентской базе».

Как это работает:

а) Менеджер создаёт сделку и формирует счёт в CRM. Система автоматически проверяет наличие товара на складе.

б) После подтверждения оплаты со склада списывается нужное количество товара.

в) Остатки обновляются в режиме реального времени. Это видят все: и менеджеры при работе со следующим клиентом, и руководство при анализе.

«Мы работаем с вашей программой, заносим товар, делаем инвентаризацию периодически и выписываем товар также со склада. 1С-ки у нас нет, но нам этого и не нужно», — поясняют производители БАДов.

Ключевой инструмент для принятия решений — отчёт «Движение по складу».

Этот отчёт стал для «Вита-Стандарт» главным дашбордом. Руководство в один клик видит:

а) Какие товары продаются быстрее всего, а какие задерживаются.

б) Динамику остатков и необходимость дозаказа сырья или запуска новой производственной партии.

в) Общую картину без запросов менеджерам.

Используя платформу "Кб" как складскую систему, в «Вита-Стандарте» добились главного — полной управленческой видимости. Им не потребовались дорогостоящие интеграции или покупка отдельного ПО. Они взяли готовый инструмент и настроили его под свои процессы.

Для отдела продаж, ежедневно работающего с десятками счетов, ручное оформление было хронической болью. Менеджеры тратили массу ценного рабочего времени не на общение с клиентами, а на копирование реквизитов, пересчет сумм и проверку актуальных цен в бесконечных Excel-таблицах.

Человеческий фактор в таких случаях неизбежен: опечатка в ИНН, цена из старого прайса, ошибка при расчете скидки. Именно эти “мелочи” способны привести к задержкам, переделкам и — в конечном счёте — подрыву профессионального имиджа.

Сложную задачу решили просто — настроили в CRM автоматизированное создание документов через готовые шаблоны.

Теперь:

— Счёт делается сейчас за минуту, в отличие от Экселя, где постоянно приходилось ловить ошибки — то там не исправила, то там не исправила… Теперь всё автоматизировано, — констатируют в отделе продаж.

Вот так всего один стандартный инструмент CRM-конструктора "Клиентская база"— шаблоны документов — радикально повысил операционную эффективность крупного производителя, устранив один из самых раздражающих видов рутины.

Типичная ситуация до внедрения CRM: клиент звонит по поводу нового заказа, а менеджер, который с ним работает, занят или заболел. Коллеги вынуждены задавать кучу вопросов: «А что вы у нас заказывали в прошлый раз?», «Какие были реквизиты?». Это, согласитесь, всегда раздражает людей, справедливо ожидающих, что компания «помнит» все детали.

«Вита-Стандарт» создала в своей CRM единое цифровое досье на каждого клиента. Теперь работа строится так:

— Удобство в том, что мы видим историю продаж, историю звонков... И CRM всё это собирает и хранит. Конечно, это влияет на скорость обработки, — подчеркивают в компании.

До внедрения CRM процесс формирования отчётности был сложным. Руководителям приходилось собирать данные вручную: запрашивать у менеджеров выгрузки из личных таблиц, сводить разрозненные цифры по отгрузкам, остаткам и оплатам в один файл.

Задача была не в том, чтобы создать сотню сложных дашбордов, а в том, чтобы получить быстрый и точный ответ на два важных вопроса:

Решение нашлось в стандартных отчетах «Клиентской базы», которые дали руководству «Вита-Стандарт» ту самую управленческую видимость.

Процесс контроля изменили два отчёта:

2. «Отгрузки по клиентам» — инструмент анализа клиентской активности и работы менеджеров. Он содержит детализированную историю всех отгрузок в разрезе каждого клиента за выбранный период.

С его помощью в «Вита-Стандарте» анализируют:

Теперь можно точечно работать с заказчиками: отметить самых лояльных, выяснить причины спада активности у других.

Для эффективного управления часто не нужны сложные и дорогие инструменты. Достаточно иметь под рукой простые, но наглядные отчёты, которые дают чёткие ответы на главные бизнес-вопросы.

Внедрение платформы «Клиентская база» позволило «Вита-Стандарту» достичь конкретных измеримых результатов, которые изменили ежедневную работу компании:

Компания выросла с 7 до 25 пользователей в системе, легко подключая новых сотрудников без увеличения административной нагрузки. CRM оказалась надёжным фундаментом для роста, позволяя добавлять новые продукты и направления без хаоса.

Успех «Вита-Стандарт» — это не случайность, а закономерный результат правильного подхода к автоматизации.

— Их кейс доказывает, что многим компаниям не нужна сложная кастомизация для достижения результата, — комментирует менеджер "КБ" Анастасия Сергеева. — Они отлично справляются с помощью стандартного функционала, а система растет вместе с бизнесом. Клиенты начали с базовых задач — учёт клиентов и склада, а затем постепенно наращивали использование инструментов, таких как рассылки и QR-коды. Даже сейчас у них есть потенциал для роста: например, модуль работы с заявками и банковскими выписками мог бы дать им еще больше автоматизации.

Система стала единым центром данных, где ведётся история взаимодействий, формируются счета и контролируются остатки. Однако ответственный бизнес всегда стремится к лучшему.

— Пока у нас нет интеграций с другими системами, но в планах — подключение телефонии в течение следующего года. Также рассматриваем возможность использовать CRM для анализа эффективности маркетинговых активностей — это станет следующим шагом к цифровой зрелости, — делятся планами в «Вита-Стандарте». — CRM — это не роскошь, а необходимость. Она кардинально облегчает работу руководителя: упрощает постановку задач, даёт прозрачность процессов и освобождает время от рутины. Бизнес „на коленке“ уходит в прошлое — сегодня важно использовать инструменты, которые позволяют масштабироваться без потери контроля.

Заключение

Опыт «Вита-Стандарт» демонстрирует: даже в конкурентной отрасли с высокими стандартами качества можно достичь значительных операционных улучшений за счёт грамотного использования стандартного функционала CRM. Ключ к успеху — не в сложных доработках, а в правильном выборе системы и последовательном внедрении процессов.

И, конечно, в том, чтобы вовремя нажать на нужную кнопку.

А у вас уже есть опыт автоматизации бизнеса? Поделитесь, как она прошла и какие результаты достигнуты.

P.s. Указанные в материале БАДы не являются лекарственными средствами, имеют противопоказания и перед применением необходимо проконсультироваться со специалистом