Дети с диабетом тоже хотят в лагерь: как мы автоматизировали рутину в Fox Camp

Тысячи анкет без ошибок и многое другое - платформа "КБ" помогла автоматизировать рутину в уникальном детском лагере, сохранив индивидуальный подход к каждому ребёнку, даже когда лагерь вырос в 11 (!) раз.

В этой статье расскажем про настройку заявок через сайт и 4 критически важных доработки, которые заметно упростили рабочие процессы в лагере Fox Camp: авторасчёт стажа диабета, умные медицинские анкеты, настройку внешней формы, создание одностраничной печатной формы.

… Вот уже 7 лет каждый год в лагеря системы Fox Camp приезжают и прилетают тысячи ребят. Лагерь, созданный для детей с диабетом и без, за несколько лет вырос из локального подмосковного проекта в сеть с филиалами по всей России.

Его создатели — Сергей и Елена Боронины — не ограничиваются только медицинской стороной. Они формируют максимально интегрированную среду для детей с диабетом — среду обучающую, психологически поддерживающую и социально разностороннюю. Поэтому главная особенность работы Fox Camp — не просто отдых, а комплексная образовательно-развлекательная программа, сочетающая медицинское сопровождение, психологическую поддержку, творческую и физическую активность мальчишек и девчонок от 8 до 17 лет.

“Важно: дети учатся управлять своим заболеванием, контролируя показатели гликемии и принимая решения согласно возрасту. В этом им помогают врачи-эндокринологи и наставники-кураторы, у которых есть собственный опыт жизни с диабетом. Кстати, среди них — Сергей и Елена.

Сергей — директор АНО «Детский лагерь Фокс Кэмп», педагог по детско-юношескому туризму, КМС по футболу, марафонец; Елена — педагог-психолог, «генератор идей и душевной теплоты», как отзываются о ней коллеги. А ещё Боронины — многодетная семья, где растут четыре дочери.

Создание Fox Camp стало серьёзным решением федерального масштаба: обычно детям с таким диагнозом отказывают в приёме в обычные детские лагеря из-за отсутствия специальных условий и знаний по сопровождению детей с СД1.

Внедрение CRM-конструктора Кб в детском лагере Fox Camp — это не про мгновенные изменения, а про постепенную трансформацию. Как менялся в компании подход к данным, проследить легко. Когда Fox Camp только начинал работу, всё держалось на энтузиазме и простых инструментах. Первую смену приняли в 2018 году, она была немногочисленной (30-40 человек), так что для контроля процессов и коммуникации с родителями вполне хватало Excel и почты.

Но количество смен и детей в них росло. И тогда руководство решило: нужна полноценная CRM. Выбрали платформу Кб — привлекла гибкость системы, хороший функционал и, конечно, адекватная цена.

Несмотря на простоту нового ПО, какое-то время система простаивала — заниматься настройкой и внедрением оказалось физически некому. В 2021 году, когда в команду пришла администратор Ольга Каплина, картина была следующей:

Ольге поручили активизировать внедрение CRM-конструктора. Постепенно смены подмосковного лагеря, ставшего круглогодичным — доросли до 60-80 человек в каждой. Кроме этого, есть выездные смены на активные туры в горы (Алтай, Роза Хутор, Эльбрус) и за границу (Турция, Китай). А в каждом филиале, которых на сегодня по России уже десять, только в одном потоке отдыхают по 30-45 ребят.

Переход на CRM начался с полной перестройки базы под нужды Fox Camp и автоматизации сбора данных. Многие поля пересматривались и перестраивались под запрос лагеря, что-то Ольга смогла сделать сама с помощью специалистов «Клиентской базы». Но задачи постоянно росли.

Главная проблема выглядела так — когда стартовали бронирования на летние смены:

Перед командой «Кб» поставили задачу: настроить приём заявок с сайта таким образом, чтобы больше не приходилось вручную переносить информацию из писем в таблицы.

В Fox Camp это было реализовано через внешние формы, интегрированные с сайтом.

1. В CRM создаётся таблица для данных (например, анкета ребёнка).

2. Система генерирует статичную уникальную ссылку на внешнюю форму, которая передает информацию в таблицу в CRM.

3. Родители заполняют данные на сайте, и информация автоматически попадает в систему «Кб».

Интеграция внешних форм с сайтом привела к нужному результату — теперь заявки чётко попадают в базу, администратор видит их все (более 2000 заявок за сезон!) в реальном времени. Было создано оптимальное решение — не нужно вручную переносить данные, как было раньше. Теперь всё структурировано, бери и работай.

“Важно: Скорость тестирования зависит от самого заказчика, от его занятости. В 60% случаев наши клиенты завершают тестирование в день его начала.

Оформляя ребёнка в детский оздоровительный лагерь, родители обязательно указывают в документах дату постановки диагноза → CRM автоматически вычисляет стаж в годах и месяцах. По словам Тимура, интересна задача была ещё и тем, что при настройке медицинских карточек важно было строго соблюдать правила русского языка.

— В поле “Стаж диабета” родители указывают, когда был поставлен диагноз. Клиенту было важно, чтобы в отдельном поле автоматически вводилось количество лет/месяцев, прописанное по правилам русского языка: "5 лет 3 месяца", а не "5 год 3 месяц". Это нужно было сделать для того, чтобы сотрудники не считали сами, а просто посмотрели на поле — и за секунду всё поняли.

Ни в одной CRM-системе нет такого, чтобы это считалось автоматически. Не было этого и у нас. Довольно полезная настройка и весьма интересная задача, которую мы успешно решили, — резюмирует Тимур.

Одна из главных сложностей в организации поездок детей с особенностями здоровья — учёт медицинских параметров. Надо фиксировать не только стандартные данные (ФИО, возраст), но и специфические — тип инсулиновой терапии, модель помпы, индивидуальные реакции на гипогликемию и многие другие параметры. То есть важнейшие нюансы нестандартных медицинских терминов по ведению диабета, которые до этого тоже нигде не были так детально прописаны.

— Изначально медкарты были в свободной форме и достаточно краткие, — вспоминает Ольга Каплина. — Вместе с остальными документами родители присылали сканы небольшой формы меданкеты, где часто были проблемы с заполнением важных граф — не полностью, не все и так далее. На систематизацию уходили недели, и надо было их где-то хранить. Платформа «Кб» позволила унифицировать этот процесс, ускорить его. Теперь все хранится в CRM, и к ним есть доступ у сотрудников.

Недавно были созданы специализированные расширенные медицинские анкеты с обязательными полями, которые родители заполняют самостоятельно, и они сразу попадают в базу в карточку ребёнка.

Теперь в анкетах более подробная информация:

· Дата постановки диагноза (с автоматическим расчётом стажа диабета).

· Тип терапии (шприц-ручки, помпа, "другое" — с возможностью уточнения), а также расширенные данные по мониторингу и течению диабета.

· Особые отметки по здоровью (например, аллергия или сопутствующие заболевания).

· Возможность заполнения МедАнкеты для всех детей, в том числе и без диабета, но при этом врачи могут видеть какие-то сопутствующие проблемы со здоровьем.

Конечно, это удобно и для организаторов поездок, и для врачей лагеря — они больше не перелопачивают десятки бумажных страниц, чтобы найти нужную информацию. Теперь вся история ребёнка доступна в два клика.

Изначальная форма не позволяла конкретизировать модели инсулиновых помп, инсулина, систем мониторинга.

После доработок было добавлено поле "Другая модель" с возможностью ручного ввода.

Другая проблема, которая беспокоила заказчика — связывание анкет при опечатках. Если в ФИО ребёнка вкрадывалась ошибка, анкета терялась в системе.

а) Сначала по ФИО.

б) Если не находит — проверяет номер телефона.

Связывание записей важно — оно помогает идентифицировать данные о субъектах учёта, поступившие из разных источников. Причиной беспорядка могут быть не только опечатки, но и перестановки полей, использование сокращений и аббревиатур. Теперь эта проблема решена. Больше ничего не теряется.

То, что видит клиент у себя в базе, и то, что заполняет родитель — две большие разницы.

— Родители смотрят максимально упрощённую версию с понятными вопросами — например, случается ли у ребёнка гипогликемия, — говорит Тимур. — А в базе это представлено как какая-нибудь переменная. Всё надо сопоставлять, аккуратно разместить. Можно сделать так, чтобы родители заполняли лишь некоторые поля, а не всю таблицу, назвать эти поля по-разному, выставить им разный порядок и тому подобное — много важных мелочей.

— Ольга, координатор проекта со стороны Fox Camp, сначала пробовала создать форму самостоятельно, но быстро поняла: нужна профессиональная настройка, — добавляет менеджер по сопровождению Анастасия Сергеева. — Мы детально проработали с ней структуру полей: от личных данных до специфических медицинских показателей. Первая версия была готова за 3 дня.

После тестирования внесли правки (например, добавили валидацию для сложных полей вроде «стаж диабета»), и система вышла в продакшн. Дополнительно настроили “Шаблон печати”. Это исключило двойной ввод данных и сократило время подготовки документов.

Одностраничная печатная форма

Почему именно они? Медкарта содержит десятки параметров (гликемический индекс, рекомендации по питанию и уровню физической активности, режим и дозы инсулинотерапии) - ведь каждый нюанс имеет значение. Задача — уместить всё на одном листе без потери читаемости.

Как решили:

· Адаптивная вёрстка на HTML/CSS с учётом длинных текстовых полей.

· Данные рассортированы по блокам (общая информация, медицинские показатели, примечания).

— Создание печатной формы заняло день работы и теперь персонал может распечатать карту за 2 клика, — поясняет Тимур. — Клиент просто сказал: “Сделайте, чтобы было удобно и красиво”. Пришлось экспериментировать с макетами, пока не получился идеальный вариант.

Работа с филиалами

Чтобы ещё больше ребят могли полноценно отдыхать, руководители Fox Camp начали проект по франшизе. Так к основному лагерю в Московской области добавились филиалы-франчайзи из самых разных точек страны, от Владивостока до Калининграда. Сегодня на карте уже 11 флажков!

Расширение географии лагеря добавило новых сложностей. Филиалы работали по своим правилам: где-то данные хранились в Excel, где-то — в бумажной версии.

— Мы не могли ни проверить, есть ли ребенок в базе, ни проанализировать статистику, — отмечает Ольга.

Внедрение CRM потребовало не только технических изменений, но и пересмотра рабочих процессов. Для каждого филиала создали отдельное пространство с ограниченными правами доступа: региональные менеджеры видят только своих клиентов, а центральный офис контролирует общую картину.

Было ли сопротивление со стороны сотрудников? Честно говоря, в ряде городов его до сих пор не удалось преодолеть до конца. Некоторые сотрудники до сих пор считают: «Мы привыкли к своему Excel и блокнотам, зачем нам это?» Но постепенно их отношение меняется.

Таблица изменений после внедрения КБ

Ключевые улучшения:

Что дальше: как Госуслуги, даже проще

Fox Camp продолжает развивать систему.

В планах:

— CRM — не просто инструмент для учёта. Хочется, чтобы всем было удобно и понятно работать в ней, чтобы она максимально облегчала процесс обработки информации. Очень хочется надеяться, что в итоге будет как в Госуслугах — родитель зашёл на страницу и сам прикрепил нужный документ, — подчёркивает Ольга.

Заключение

Технологии не могут заменить человеческое участие, но они способны значительно усилить его — и это очень важно в сфере, где каждый ребёнок уникален, а ошибки недопустимы.

Платформа «Клиентская база» стала не просто инструментом, а партнёром, взяв на себя рутину и освободив время для главного — заботы.

Если ваш бизнес растёт, но индивидуальный подход остаётся ценностью, попробуйте и вы: масштабируйте не только цифры, но и качество.

Интересная тема? Делитесь мнением в комментариях!

Хотите узнавать о новых инструментах, шаблонах CRM, кейсах партнёров и получать советы по запуску бизнеса на автоматизации? Подписывайтесь на наш Telegram-канал "КБ: конструктор CRM/ERP для бизнеса"— там мы делимся:

Вступайте, чтобы быть в кругу тех, кто строит бизнес на автоматизации — вместе с «КБ».