5 простых и дешевых способов оптимизации бизнес-процессов
5 секретных способов сделать ваш бизнес вдвое эффективнее! Узнайте, как простые изменения могут увеличить прибыль, не тратя миллионы. Готовы к успеху?
Оптимизация бизнес-процессов играет важную роль в развитии компании. Целью оптимизации может быть устранение проблем, увеличение эффективности, снижение затрат и многое другое. Существуют множество способов достижения поставленных целей, которые различаются по стоимости, сложности и срокам исполнения. Сомневаюсь, что есть зависимость качества конечного результата от стоимости или сложности метода оптимизации. Но как выбрать подходящие методы?
В этой статье мы кратко рассмотрим 5 простых и дешевых способов оптимизации бизнес-процессов.
1. SWOT-анализ
SWOT-анализ помогает оценить сильные и слабые стороны компании. Из сильных сторон открываются возможности, слабые стороны указывают на угрозы. Этот метод обеспечивает четкое понимание ситуации, но может быть субъективным.
источник: https://romi.center/wp-content/uploads/2020/10/swot-4-1024x551.jpg SWOT-анализ необходимо проводить с участием ключевых сотрудников. А результаты анализа необходимо использовать для стратегического планирования.
В итоге вы получите не только знание своих сильных и слабоых сторон, но и понимание проблемных мест компании и возможностей. Улучшенное стратегическое планирование и целеполагание как бонус.
Важно: рынок меняется настолько быстро, что SWOT анализ устаревает пока вы его не завершите. Поэтому не стоит тратить на него слишком много времени, важны выводы и цели, которые анализ помогает формулировать. В идеале - ежемесячно или ежеквартально проводить SWOT анализ и корректировать цели.
2. SMART
SMART - это метод формулирования задач таким образом, чтобы они были конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и своевременными. На мой взгляд - этот метод необходимо внедрять в первую очередь!!!
SMART помогает сделать задачи более ясными, но может потребовать от сотрудников большего усилия при их формулировании. Но и компания получит огромный плюс - люди начнут “включать свою голову”.
Для применения на практике достаточно изучить самому и обучить сотрудников формулировать задачи в соответствии с методом SMART. Обязательно используйте его при планировании.
В результате применения метода появится ясность в задачах; повысится результативность и скорость исполнения; сократятся стоимость и сроки исполнения задач.
3. Метод 5S
Метод 5S - это система организации рабочего пространства с целью повышения эффективности и безопасности. Разработана компанией Тойота и является частью Бережливого производства. 5S улучшает организацию рабочего места, но не всегда подходит для офисных сред.
Организуйте рабочее пространство за 5 шагов:
- Сортировка - разделите предметы находящиеся на рабочем месте на нужные (те которые нужны для работы в течении смены/дня) и ненужные.
- Соблюдение порядка - четко определите места на рабочем месте для каждого вашего инструмента, документа, материалов и пр.
- Содержание в чистоте - необходимо ежедневно следить за тем чтобы только нужные предметы лежали на своих местах.
- Стандартизация - зафиксируйте в документах схемы и инструкции по соблюдению порядка и чистоты рабочего места.
- Постоянное совершенствование - регулярно обучайте сотрудников, проводите тестирование знаний и навыков, наблюдайте за соблюдением порядка и корректируйте по необходимости
Результат: Увеличение производительности и безопасности.
4. Стандартизация
Стандартизация - это установление четких правил и процедур, которых следует придерживаться в процессе выполнения задач. Этот метод позволяет сократить ошибки и улучшить качество выполнения заданий.
Стандартизация обеспечивает ясность и предсказуемость, но может создать ощущение жесткости. Этот метод подходит для процессов, где точность и надежность критичны.
Для начала назначьте ответственного сотрудника, который будет участвовать в разработке стандартов и контролировать их соблюдение. Обучите сотрудников и создайте систему обратной связи. Лучше всего создать облако со всеми документами и обучающими материалами для сотрудников - база знаний компании.
Минимальная стандартизация уже приведет к улучшению качества выполнения задач и сокращению ошибок. Бонусом компания получит фундамент для внедрения системы обучения персонала и немного облегчит жизнь руководителю.
Важно: все правила и процедуры должны быть записаны в соответствующих документах (должностные обязанности, инструкции, планы, регламенты и пр.) и утверждены ответственными лицами.
5. Определение ключевых показателей эффективности (KPI)
KPI - это конкретные метрики, которые используются для оценки производительности и достижения целей. Он помогает компании сосредоточить внимание на важных аспектах бизнеса.
Для применения на практике определите ключевые метрики для вашего бизнеса (метрики верхнего уровня). Затем необходимо декомпозировать до личных метрик рядовых сотрудников. Установите цели и мониторьте показатели регулярно.
Для контроля показателей в идеале использовать автоматизированные системы, начиная с простых гугл таблиц, (например так) и заканчивая специализированными платформами.
Результат: Улучшение управления и достижение целей.
Важно: на одну должность не должно быть больше 7 метрик. Это максимум. Используйте только самые важные метрики. В идеале 3-5 на должность.
Цикл непрерывного улучшения
Важно помнить, что оптимизация бизнес-процессов должна быть частью непрерывного цикла совершенствования: постановка цели, составление плана, выполнение задач, контроль и оценка результатов.
Добавьте описаниеЭто так называемый Цикл непрерывного улучшения (PDCA), который состоит из 4х этапов:
- Сформулируйте Цель и составьте План её достижения. Начните с определения четкой цели для оптимизации. Например, это может быть снижение времени обработки заказов на 20% или улучшение клиентского обслуживания. Разработайте подробный план действий. Определите, какие методы оптимизации будут использованы, кто будет ответственным за их выполнение, и какие ресурсы потребуются. Советую почитать про целепологание и планирование.
- Проявите усердие в выполнении запланированных задач. Реализуйте план, следуя методам оптимизации, выбранным для вашей компании.
- Контролируйте исполнения. Убедитесь, что сотрудники соблюдают установленные стандарты и правила, ресурсы в достаточном количестве и расходуются по плану, оборудование и инструменты в исправном состоянии. Для контроля задач помогут знание SCRUM.
- Оцените Результат. Сравните текущие показатели с целями, чтобы определить, достигли ли вы поставленных задач.
Применение вышеперечисленных методов оптимизации, соблюдая этот цикл, поможет компании развиваться и эффективно достигать поставленных целей. Важно поддерживать коммуникацию и обучение среди сотрудников, чтобы они понимали цели и методы оптимизации.
Используя описанные выше простые и дешевые методы, вы сможете непрерывно и регулярно обновлять ваши бизнес процессы, адаптируясь к изменяющимся рыночным условиям и требованиям клиентов. Развитие компании станет прозрачной и понятной для всей команды. В итоге, ваша команда и компания будет более конкурентоспособной и успешной на рынке.
Если вы знакомы с этими методами или имели опыт их применения, не стесняйтесь делиться своими мыслями и опытом в комментариях. Совместное обсуждение - это ценный источник знаний для других предпринимателей и менеджеров.
Подписывайтесь на канал и ставь лайк если понравилось!