Совершенствуем управление с учетом специфики понятия задача, процесс, функция и проект в деятельности персонала

Чтобы эффективно осуществлять планирование, организацию и контроль выполняемых работ, управленец должен разбираться в особенностях различных видов деятельности. В данной статье мы рассмотрим классификацию деятельности на 4 основных вида: задачи, функции, процессы и проекты.

Особенную оговорку я хотел бы сделать для руководителей невысокого ранга. Даже если вы являетесь «небольшим» начальником (т.н. линейным руководителем) и считаете, что проектная и процессная деятельность к вам вряд ли относится – то зря! Все четыре класса деятельности встречаются в работе, даже в самой рутинной и повседневной. Просто вы, возможно, не осознавали эту деятельность как проектную или процессную. Давайте разбираться!

Данная тема действительна очень важная и фундаментальная. Она входит целым модулем в мой семинар-практикум по описанию и регламентации бизнес-процессов, и я даю ее в первой половине первого дня. А когда мы начинаем второй день семинара, я устраиваю перекличку-проверку пройденного материала: «Что такое задача? Что такое функция? Такая-то деятельность – это какой вид?» И пока я не удостоверюсь, что участники усвоили тему так, что от зубов отскакивает – дальше по программе мы не идем! Потому что нет смысла изучать прикладные инструменты управления, если базовое понятие задач, функций, проектов и процессов не усвоены.

В литературе и интернет-источниках можно встретить ряд публикаций на тему разделения деятельности на задачи, проекты и процессы. Но преимущественно в разрезе автоматизации, постановки и контроля задач в специализированном ПО. управления проектами.Я же дам здесь материал глубоко и подробно, но при этом на самом базовом универсальном уровне. Чтобы вы могли в своей руководящей работе (в натуральной форме, не завися ни от какого ПО) верно определять актуальный тип деятельности, и соответствующим образом осуществлять организацию, управление, контроль и мотивацию работников.

Отметим, что у данных сущностей есть масса других определений, в иных интерпретациях, с перечислением дополнительных признаков и свойств. Я же даю самое базовое определение (с точностью до смысла) в разрезе организационной теории.
Ключевые слова (смыслы) здесь следующие:
- Однократная или регулярная деятельность?
- Исполнитель один или группа?

Именно это дает нам понимание принципиальных отличий с точки зрения организации деятельности и управления.

А теперь давайте систематизируем определения в виде модели - матрицы из 4-х квадрантов.

Почему именно такое распределение по квадрантам?
Потому что это хорошо укладывается в определенную типологию, где по каждой оси можно выявить закономерности:

Главные выводы с точки зрения управления и организации работ, которые можно сделать из данной типологии (и на что обратить особое внимание):

1) Для левого вертикального кластера ЗАДАЧА-ПРОЕКТ требуется непосредственное руководство. Кто-то должен поставить задачу сотруднику. Кто-то должен руководить проектом. С организационной точки зрения это затратно и ненадежно. И это надо понимать и учитывать.

2) Для правого вертикального кластера ФУНКЦИИ-ПРОЦЕССЫ наоборот, не требуется непосредственное руководство. Необходимо разработать нормативную документацию, внедрить её. И далее контроль осуществлять по отклонениям от стандартов. Всего-то… разработать и внедрить… Легко сказать!

3) Существует верхний горизонтальный кластер ПРОЕКТ-ПРОЦЕСС, в котором работы осуществляет группа исполнителей. Причем основная проблема в том, что обычно это не коллектив коллег из одного отдела, а группа исполнителей из различных подразделений компании, со всеми вытекающими проблемами в организации общего взаимодействия и управления.

Сквозные бизнес-процессы это моя тема, мой конёк. Сколько лет ей занимаюсь, столько лет не перестаю сталкиваться с большими трудностями во внедрении процессной организации работ. И каждый раз что-то новенькое, каждая компания индивидуальна! Но чаще всего трудности с внедрением бизнес-процессов связаны с внутренней борьбой между смежными подразделениями за ресурсы и полномочия. Об этом, например, есть моя специальная статья:

4) Виды работ, выделенные одним цветом, имеют свойство трансформироваться друг в друга (слева направо).

Например, кластер синего цвета ЗАДАЧА --> ФУНКЦИЯ.
Иногда задачи имеют тенденцию превращаться в функции.
Давайте посмотрим на самом простом примере. Представим себе новенькую неопытную секретаршу Машу, которой поручили купить канцелярку. Маша делает это первый раз в своей только что начавшейся трудовой карьере (новый алгоритм для нее) – поэтому это однозначно Задача, вернее даже Задание.
Но со временем закупка канцелярки становится для Маши рутиной, и выполняется на автомате регулярно раз в неделю. И тогда это становится Функцией.

Аналогично кластер голубого цвета ПРОЕКТ --> ПРОЦЕСС.
Например, некая производственная компания впервые решила представить продукцию на крупной отраслевой выставке. Никогда ранее в выставках не участвовали, алгоритм и план реализации мероприятия проектируют впервые. В проекте задействована группа исполнителей, причем специалисты из разных подразделений: отделов сбыта, логистики, маркетинга, рекламы… И вот выставка прошла, компания довольна и решает в дальнейшем регулярно (несколько раз в год) принимать участие в выставке. И тогда ПРОЕКТ преобразуется в ПРОЦЕСС «Участие в отраслевой выставке».

5) А вот по вертикали никакого прямого преобразования нет.
Т.е. Задача не преобразовывается в Проект, а Функция не преобразовывается в Процесс.
Но можно отметить другое свойство.

ПРОЕКТ состоит из набора и/или последовательности ЗАДАЧ.
А ПРОЦЕСС состоит из последовательности ФУНКЦИЙ (которые в процессном управлении называются процедурами).

Мы разобрали принципиальные различия между видами деятельности.

Но вот курьез – при определенных обстоятельствах, с определенными допущениями, любую сферу деятельности можно рассматривать одновременно и как задачу, и как функцию, и как проект и как процесс.

Рассмотрим на примере закупок (деятельность отдела снабжения).

Какой вывод можно сделать?
ВЫВОД: На самом деле типология является не плоской двухмерной матрицей, а многомерной….

В зависимости от отраслевой принадлежности той или иной компании, структура деятельности может отличаться.

Разберем на нескольких конкретных примерах.

ИТ-компания обычно представляет собой ярко выраженную проектную деятельность (внедрение сложных программных продуктов с конфигурацией на заказ, строительство телекоммуникационных сетей и т.д.). Однако, внутри бизнеса любой ИТ-компании есть доля и процессной работы (процессы оплаты счетов поставщикам, заключение контрактов, найм персонала). Есть задачи. Есть функции. Но львиная доля работ – проектная.

Рекрутинговое агентство – здесь превалируют задачи. Обычно сотрудники рекрутингового агентства (а тем более хедхантеры) – это индивидуалы, одиночки. Каждая заявка на подбор кандидата, находящаяся в проработке у рекрутера, уникальна. Набор требований к кандидатам не повторяется. Поэтому в деятельности рекрутингового агентства превалируют задачи – индивидуальная работа специалиста-хедхантера, каждый раз с новыми вводными.

Завод – ну конечно же здесь преобладают процессы. Думаю, это понятно без дополнительной аргументации.

Магазин самообслуживания (супермаркет). А вот тут интересно, давайте разберем.Здесь преобладают функции. Почему? Потому что деятельность заведующего, работника зала, кассира или охранника – типовая, формализованная и индивидуальная. Каждый исполнитель «копает свою грядку», деятельность например, кассира и охранника практически не связана между собой.

А в какой отрасли/сфере работает ваше предприятие, какой вид деятельности у вас преобладает? Напишите в комментариях.

Давайте немного развлечемся и для закрепления теории возьмем не деятельность предприятия, а какую-нибудь жизненную, бытовую ситуацию, всем понятную.

Когда мы в контексте ведения бизнеса / деятельности предприятия говорим про проекты, на ум приходят образы сложных проектов, где создаются проектные группы, дорожные карты, бюджеты, сроки и т.д. Ну например, внедрение системы бюджетирования, внедрение ERP-системы, открытие филиала, выход на IPO…

Я знаю по опыту проведения обучения, что многие управленцы, задействованные в рутинной операционной деятельности, считают, что проектная деятельность им не "грозит", и пропускают тему мимо без внимания и изучения. А зря!

А давайте я вам приведу «бытовой» пример простейшего проекта? Да, это не выход на IPO и не строительство собственного складского комплекса, но все равно - проект!

Семейная пара впервые собирается поехать на отдых на зарубежный курорт, например, в ОАЭ. В соответствии с нашим определением - это однозначно проект. Имеем группу исполнителей и новый алгоритм. Даже если эта пара ранее уже выезжала на отдых в Сочи, в данном случае алгоритм будет все-таки новый. Нужно получить загранпаспорта и визы, а еще изучить информацию по законам и традициям Эмиратов, чтобы не вляпаться в неприятную ситуацию из-за недопустимой одежды или поведения.

Предположим, исполнители разделили обязанности, например, так:
Муж – покупка и оформление путевок, поездки по магазинам за покупками вещей для отдыха, логистика до/из аэропорта;
Жена – изучение информации, выбор отеля, составление списка покупок, сбор чемоданов….

Получаем нормальную проектную деятельность: несколько исполнителей + новый алгоритм.

А теперь частный (вырожденный) случай этого же примера с загранпоездкой. Допустим не семейная пара, а одинокая женщина (или одинокий мужчина, не принципиально) собирается в первый раз на зарубежный отдых, в те же Эмираты….
План действий (дорожная карта) – будет полностью идентичен. НО в соответствии с нашей классификацией видов деятельности это будет уже не проект. А что?

Поделитесь вашим мнением о прочитанном в статье и задавайте вопросы в комментариях!
А вот что я сам скажу по итогу написания статьи. Я даю этот модуль уже лет 15 в проектах по регламентации бизнес-процессов и в тренингах по управлению. И вот сейчас, впервые изложив тему письменно, я сам для себя снял какой-то более глубокий слой понимания предмета, усовершенствовал типологию и модернизировал свои слайды!

Приглашаю всех в мой телеграм-канал, где больше доп. информации, общения, интерактива!