7/10 предпринимателей не понимают как внедрить ассистента. ТОП-5 ошибок из практики агентства

На протяжении 3 лет пока я занимаюсь подбором ассистентов я встречала очень много разных ситуаций, сотрудников и заказчиков. За эти 3 года я поняла, что нанять ассистента, который освободит вашу жизнь и голову, — непростая задача. И даже если получилось отыскать хорошего кандидата, не всем удается наладить эффективное взаимодействие.

Ввести ассистента в работу — ключевой этап в создании продуктивной работы. Если ассистент все еще не справляется, скорее всего, на старте что-то пошло не по плану. В статье посмотрим на топ-5 ошибок предпринимателей, которые совершают при найме ассистента и предложим решения.

🔥 Ошибка № 1: не погрузить ассистента в контекст вашей жизни

Как-то у нас в агентстве мы нашли подходящего ассистента для руководителя. Обычно, в первый рабочий день мы проводим встречу с ассистентом и предпринимателем для того, чтобы обозначить первые задачи с краткими инструкциями, объяснить контекст жизни и работы самого предпринимателя, получше познакомиться с сотрудником, еще раз утвердить мотивацию и передать доступы для начала работы.

Но в этот раз все пошло не по плану, предприниматель отказался проводить встречу так как посчитал это тратой времени и просто прислал в чат с ассистентом 10 голосовых со срочными задачами.

Ассистент даже не приступил к работе и просто перестал отвечать. Понимаем ли мы почему он так сделал? 100% ДА.

С предпринимателем мы досрочно расторгли договор, потому что c таким подходом закрыть вакансию невозможно.

Какое здесь решение?

Важно выделять время, чтобы ввести ассистента в курс дел. Он должен понимать контекст вашей работы и жизни, а не угадывать и сидеть в неведении.

Ваше участие в его обучении и коммуникация с ним — это инвестиции в будущую эффективность вашего ассистента.

Представьте, что вы первый день на новой работе. Вам нужно угадать, предпочитает ваш босс капучино или американо, а может у него аллергия на лактозу? Непросто, правда? Вот и ассистенты не волшебники, чтобы понимать все эти мелочи и детали сразу. Дайте ему шанс разобраться в том, как устроена ваша жизнь и работа. На это уйдет от 1 до 2 недель по нашему опыту.

Назначайте 2-3 встречи в неделю на полчаса, чтобы организовать работу с ассистентом. Вы поможете ассистенту быстро влиться в работу. Если хотите делегировать задачи, не забирайте их обратно в случае неудачного результата. Ваш сотрудник, возможно, впервые в жизни делает что-то подобное. Покажите и подскажите, как сделать правильно, а так же расскажите о ваших ожиданиях по решению той или иной задачи, а далее пусть ассистент составит инструкцию по этим задачам на будущее.

🔥 Ошибка № 2: ожидать прибыль или самоокупаемость ассистента

Некоторые предприниматели думают, что ассистент влияет на прибыль в бизнесе через то, что он предложил какую-то идею для увеличения прибыли, сделал новую воронку или запустил новый продукт, а вы на этом заработали.

Это не совсем так. Окупаемость ассистента считается через ваше освобожденное время, которое вы инвестируете в более важные задачи, которые и влияют на прибыль вашего бизнеса. Оценивать его экономический эффект или ощущения стоит по тому, сколько часов вы высвободили из своего рабочего дня.

Представьте, вы платите ассистенту 53.000 рублей в месяц.

Благодаря ассистенту вы освобождаете 3 часа в день и если ваш час стоит, например, 10.000 рублей, выгодно ли это? Очевидно, да.

Так получается, что сделать табличку вашими руками стоит условно 10.000 рублей, а руками ассистента сильно дешевле.

Это не значит, что ассистент не сможет предлагать вам идеи, которые в будущем принесут прибыль, это реально и такие кейсы есть, но требовать этого от ассистента как ключевой показатель некорректно.

🔥 Ошибка № 3: никакой обратной связи, пассивное наблюдение

Так же есть ситуации из практики, когда руководитель молча смотрит как ассистент неправильно делает задачи, не дает ему правки или какие-то комментарии, чтобы направить, а в конце недели или месяца сообщает, что сотрудник не справился и приводит его в шок.

Здесь снова смотрим на ошибку № 1.

“Оставим на недельку и посмотрим, что из этого выйдет”. Спойлер: ничего хорошего, оба будут в минусе.

Будет круто, если вы конструктивно подошли к процессу и не стали проверять, сможет ли ассистент автономно поработать и принести пользу. Дайте новому человеку поддержку и заботу. Объясните сразу после приема на работу с чем придется столкнуться и с чего лучше начать, а также ваши ожидания.

И уж тем более, если ассистент совершает ошибку, то не стоит у него забирать эту задачу, так он в итоге и не поймет, что от него хотели, и на этом этапе уже можно завершать сотрудничество.

Плюс, без обратной связи ассистенту будет очень стрессово работать, он все время будет находиться в подвешенном состоянии, а продуктивность и доверие к вам как к руководителю будет уходить в минус.

🔥 Ошибка № 4: пренебрегать личной жизнью ассистента

К нам так же часто приходят запросы на ассистентов из разряда «Он должен работать 24/7 и заказывать мне пиццу даже в 3 часа ночи, если я попросил»

В теории, да, звучит классно, но стоит это очень дорого. Если мы берем стандартный 8-ми часовой рабочий день и он стоит, условно, 100.000 в месяц, то 24/7 это уже 250.000 — 300.000 в месяц.

Если всех это устраивает, то без проблем.

Если вы на такое не готовы, то не стоит заставлять ассистента работать без выходных и перерывов и ставить это ключевым условием для работы.

Ассистент тоже человек, ему нужно время для сна и отдыха. Если вы будете требовать фултайм без выходных, это уничтожит психику сотрудника и приведет к выгоранию, а это уже приведет к тому, что через месяц-два он уволится, нужно будет искать нового помощника, которого вы снова пропустите через мясорубку.

Если задач так много, что приходится работать, действительно, 24/7, стоит рассмотреть найм еще одного ассистента. Если смотреть на экономику выше, то два ассистента обойдутся дешевле, а эффективность будет выше.

Если мы говорим про базовую работу, то важно установить четкое расписание. Например, пусть ассистент работает 5 дней в неделю и отдыхает на выходных. Если возникнет срочная ситуация, надежный ассистент поможет даже в выходной. Но в обычные дни дайте ему возможность отдыхать и заниматься личными делами, в конце концов, восполнять свой ресурс, чтобы он мог продолжать заботиться о вас.

🔥 Ошибка № 5: постоянно нарушать договоренности

Здесь мы встречали 3 ситуации:

Во всех случаях вы устраиваете помощнику эмоциональные качели и занижаете ему какое-либо желание помогать вам.

Соблюдать договоренности с ассистентом и относиться к его работе уважительно важно, как в целом и с любым сотрудником.

Если обстановка постоянно меняется, меняются планы, все переносится или отменяется, в конце концов ассистент просто уволится. Работать в такой обстановке сможет только тот кандидат, которому все равно на работу с вами или тот, кто находится в жертве и не готов нести какую — либо ответственность.

Тот ли это кандидат с которым вы хотите работать?

Всё это разбираю в своём Телеграм-канале «Клуб Ассистентов», на который смело зову подписаться.