Что такое проект? Перевод с управленческого на человеческий

Статья для тех, кто хочет добиться повышения или начать что-то свое.

Можно ли хорошо выполнить работу, если не до конца понимаешь, что и для чего ты делаешь? Вероятнее всего, нет. Поэтому мало называть себя руководителем раздавать ценные указания. Гораздо важнее — действовать, а при необходимости еще и доступно объяснять сотрудникам, чего от них хотят и почему.

Управление проектом только звучит легко и статусно. На самом деле это большая сфера, где для достижения успеха необходимо обладать внушительным пластом знаний и навыков. Не получится просто сказать: «Хочу за полгода удвоить доходы нашей компании, делайте, что хотите» и считать себя молодцом, ожидая выполнения задания. Поэтому прежде чем стремиться к управляющей должности, стоит разобраться — а чем, собственно, вам предстоит заниматься?

Некоторое время назад слово "проект" ворвалось в нашу жизнь с очередным модным течением. Как и все новое, оно нам очень понравилось. И пошло-поехало: доклад в школе — проект, подписанный договор/контракт — проект, похудеть к лету — проект, потенциальный партнер — проект (!).

Если задуматься, некоторые личные дела действительно можно обозначить этим термином. Что-то масштабное и многосоставное, например, планирование свадьбы/отпуска, ремонт в ванной, покупка новой машины. Все остальное в большинстве случаев — всего лишь закрытые цели, а то и задачи. Так что же такое на самом деле проект?

По первой же ссылке в поисковике вы найдете относительно понятное определение:

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. (Честно скопированное на большинство сайтов из учебника РМВОК или Свода знаний по управлению проектами).

Также есть похожая вариация определения из "Требований к дизайнерам и разработчикам пользовательской документации", Системная и программная инженерия (Systems and software engineering — Requirements for designers and developers of user documentation). В этом случае проектом называют совокупность мероприятий для разработки нового продукта или улучшения существующего. Проще говоря, это определенная последовательность действий (целей, задач) для достижения конкретного результата.

Ну что, стало понятно, как управлять проектами и достигать высот? :)

В целом-то вроде ничего сложного, но не хватает конкретики. Давайте попробуем разобраться последовательно, а за основу возьмем первое определение. Для большинства читателей управление проектами явно ближе системной и программной инженерии.

Тут все довольно просто — деятельность должна быть ограничена по срокам (а не так, как у нас обычно бывает: «Ремонт — это состояние души»). В зависимости от масштаба, длительность проекта может измеряться годами или даже десятилетиями. Здесь мы больше опираемся на то, что в определенный момент вся работа прекращается.

Когда проект можно считать завершенным:

Важно отметить, что именно сами проекты являются временным предприятием. А достигнутые в процессе результаты вполне легально могут существовать и после завершения. Проще говоря, когда проект по строительству дома окончен, здание сдается в эксплуатацию и в нем живут люди.

Вот почему при планировании важно учитывать не только желаемые результаты и имеющиеся ресурсы, но и возможные причины неожиданного завершения проекта. Ведь если цели не достигнуты, а деятельность прекратилась, на все вопросы от сотрудников и заказчиков придется отвечать руководителю.

Говоря человеческим языком, красивое слово "проект" объединяет кучку целей и задач, которая лежит между идеей и результатом. А иначе — зачем это все? :)

По-хорошему, любые действия проекта должны хоть сколько-нибудь приближать его к поставленной цели. Здесь не место имитации бурной деятельности. Потому как эффективность проекта оценивается по его поставляемым результатам — уникальному продукту или услуге. Это что-то, что можно посмотреть/пощупать/оценить, в общем, каким-то образом проверить и посчитать процесс, этап или весь проект завершенными.

Поставляемый результат бывает как материальным, так и нематериальным. И если с первым все понятно (в зависимости от сферы это может быть как комплект постельного белья, так и новый парк в центре города), то вот за второй некоторых деятелей часто называют инфоцыганами :) Кстати, у них тоже есть, чему поучиться.

Но не будем отвлекаться. Какие поставляемые результаты помогают закрыть цели проекта:

Так или иначе, реализация проекта — это не просто чем-то позаниматься несколько месяцев или лет, а извлечь из этого определенную пользу. Но и это еще не все.

Любая успешная компания нуждается в постоянном развитии. Современная бизнес-сфера хоть и не относится к Зазеркалью или Стране Чудес, но диктует примерно те же условия: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!». Сегодня мир меняется с космической скоростью, и чтобы оставаться хотя бы на том же уровне, необходимо прилагать много усилий.

Если же мы говорим о развитии, то расширение сети магазинов, увеличение выручки с продаж, коллаборация с другой компанией — все эти и прочие результаты достигаются с помощью проектов. Цель по небольшим изменениям может закрыть один проект, а для масштабной трансформации понадобятся несколько — в качестве "переходных этапов".

Немаловажный результат успешного "временного предприятия" — полученная выгода. Кроме привычного всем денежного эквивалента (доп. средства, акции, ресурсы, доля рынка), она заключается и в нематериальных элементах: деловой репутации, коммерческом опыте, узнаваемости, общественном вкладе и т.д.

Проекты не генерируются просто из головы или для закрытия плана. Они создаются с четко сформулированным "для чего?" и на основе текущих условий/обстоятельств.

Управление проектом — это большая работа, разделенная для удобства на этапы, в каждом из которых есть определенная группа задач с обозначенными сроками. Независимо от масштаба проекта, все необходимые процессы лучше визуализировать. Такой способ помогает быстро ориентироваться в происходящем, не терять задачи и оперативно реагировать на изменения или форс-мажоры. Раньше это делалось с помощью магнитной доски и стикеров, но сегодня есть более современные решения с тонной полезных инструментов, позволяющих оптимизировать работу проекта. И система ведения задач Zetep — одно из них.

Теперь вы умеете отличать настоящий проект от обычной (пусть иногда и большой) цели. Возможно, эта информация поможет вам в карьере или просто станет поводом подушнить в компании блеснуть эрудицией :)

Если статья была полезна — обязательно отмечайте ее лайком. А за уточняющими вопросами, предложениями следующих тем и выражением своего мнения добро пожаловать в комментарии. Мы всегда рады обсуждениям!