Как оптимизировать время руководителей в растущем бизнесе: личный опыт и лайфхаки
Как часто мы оказываемся загружены таким количеством совершенно разных задач, что не знаем, за что хвататься. Времени на все не хватает, а горящие дедлайны не добавляют оптимизма. Появляется желание срочно что-то поменять, но мы не знаем с чего начать. Знакомо? Наша команда попробовала решить эти проблемы и мы рады поделиться своим опытом и полезными инструментами.
Меня зовут Мария, я бизнес-ассистент в oneFactor – компании-разработчике платформы AI-сервисов для «умной» монетизации данных. Хотя мы уже давно превратились из стартапа в успешный бизнес, по мере роста компании перед нами ожидаемо остро встала проблема дефицита времени и высокой загрузки руководителей. Следствием бесконечной череды встреч с разными командами и по разным задачам, а также постоянных переключений между проектами, стали расфокусированность, увязание в операционке, катастрофическая нехватка времени. В определенный момент эта «боль» стала мешать компании расти и потребовала изменений как в управлении временем, так и в системе планирования встреч команды из семи руководителей. Нам удалось справиться с этой задачей и теперь мы хотим поделиться своим опытом, который может быть полезен другим командам (включая инструменты, которыми мы пользуемся).
1. Анализ: убираем лишнее
Чтобы высвободить самый дефицитный ресурс – время руководителей, мы проанализировали все существующие встречи. Неэффективной признавалась встреча, если:
- ее предмет требовал повторного обсуждения, например, не пришли к общему решению, требовалась дополнительная проработка в виде анализа ситуации и пр.;
- ее приходилось переносить из-за недостаточной подготовки: отсутствовала продуманная повестка, не было понимания, какие вводные будут нужны для эффективного обсуждения на встрече, например, отсутствовал краткий и емкий статус по проблеме, не было вариантов возможных решений для обсуждения;
- она дополняла уже существующую встречу руководителей различных подразделений в формате «тет-а-тет» и с пересекающимся набором вопросов (именно такие встречи «съедали» максимум времени).
2. Быстрая оптимизация: из очевидного
- Мы заменили «тет-а-теты» на коллегиальные статусы, таким образом решив проблему с дублированием одного и того же вопроса на разных встречах между функциональными руководителями. Исключение сделали только для статусов руководителей подразделений с CEO компании — они остались индивидуальными.
- Инициатор встречи должен прислать уже в приглашении краткую повестку с целью ее проведения и текущим статусом проекта «на сегодня». Опционально – с вариантами решения обсуждаемой проблемы.
- Если речь идет о регулярном статусе, мы заранее собираем апдейты по всем темам, встреча проходит по уже сформированному списку вопросов и задач.
- Результаты встреч и статусы проектов фиксируются и отправляются участникам в понятном для всех формате. Для этого мы используем Notion, о котором я расскажу дальше.
3. Долгосрочная оптимизация: каденции по реализации и управлению целями
Для начала мы потратили время на формирование стратегических целей и проектов на ближайшие четыре квартала. На первые два квартала – очень детально, практически понедельно, на остальные – более верхнеуровнево. Решили закрепить подход с планомерным движением к их выполнению в едином расписании всех руководителей команды.
Мы привыкли ориентироваться в постановке целей и подведении итогов на календарные месяцы, поэтому планировать новое расписание для всей команды руководителей решили с учетом четырехнедельного цикла. С некоторой натяжкой можно сказать, что наш подход – это аналог портфельного спринта, то есть сильно упрощенный Portfolio SAFe.
- Сразу установили контрольные точки внутри цикла: работу по стратегическим проектам решили проводить в формате двухнедельных спринтов, завершающихся коллегиальными ревью, на которых мы разбираем результаты прошедшего периода и планируем задачи на следующий.
- На каждый из дней внутри четырехнедельного цикла мы явно определили набор фокусных вопросов для всей управленческой команды – например, день улучшения поддержки пользователей. Все встречи по задачам/проектам этого направления мы стараемся ставить именно в этот день.Таким образом, даже если мы не успели что-то обсудить и есть потребность во внеплановой встрече, контекст у всех схожий, нет необходимости переключаться.
Ретроспективу всего портфеля, он же общий статус по достижению целей мы проводим ежемесячно: подводим итоги работы технической, продуктовой и Data Science команд, оцениваем результаты по коммерческим сделкам. В рамках этого же статуса подводим промежуточные итоги выполнения квартальных KPI и явно определяем, где нужно «поднажать», чтобы выполнить цели на квартал.
4. Долгосрочная оптимизация: эффективный личный график
Обеды. Во-первых, они явно прописаны в расписании. Во-вторых, синхронизированы по времени, так как это достаточно эффективный формат обсуждения срочных вопросов между руководителями.
- Внешние встречи. По возможности они сдвинуты на утро/вечер, чтобы не дробить день и не тратить лишнее время на логистику. В Москве дорога на одну внешнюю встречу занимает от полутора до двух с половиной часов, т.е. около 25% рабочего времени за день.
- Всем процессом мы управляем с помощью Гугл Календаря – в нем легко одновременно отображать расписания нескольких сотрудников:
5. Долгосрочная оптимизация: корректировка целей, проектов и роадмапов
Не верьте в сказки, что все можно идеально спланировать – конечно, нет. Поэтому мы продумали формат корректировки стратегических целей и роадмапов. Оглядываясь назад, это было одной из самых сложных задач, для которой нам до сих пор не удалось найти безупречного решения.
Перед началом каждого квартала мы тратим время на сессию квартального планирования. Как правило, она занимает два полноценных рабочих дня. На сессии проводится декомпозиция квартальных целей, а также детализируются роадмапы для подразделений – у нас их несколько, основополагающим является, конечно же, продуктовый.
- Один из вопросов, который мы задаем себе на сессии – какой приоритет у этого функционального инкремента или проекта. И нужно ли вообще его делать. В B2B-бизнесе всегда много внешних факторов, которые за месяц могут поменять приоритет с «Нужно было сделать вчера» до «Nice to have».
- Обеспечить участие абсолютно всех сотрудников в сессии планирования физически проблематично, поэтому на втором этапе каждый из функциональных руководителей, например, директор по разработке, совместно с тимлидами передает командам ключевые корректировки RoadMap после сессии планирования. Такой подход актуален в том числе для Data Science и HR-подразделений.
Какую эффективность использования времени и ресурсов мы в итоге получили? Цифры говорят сами за себя: если раньше на регулярные встречи, статусы и планирование уходило более 20 часов в неделю, то после оптимизации процессов это время сократилось почти вдвое.
6. Автоматизация: выбираем удобный софт для реализации
До недавнего времени у нас не было единой для всей компании системы контроля задач и протоколов встреч – по отдельности использовались JIRA и Confluence в разработке, Trello в HR и Slack для оперативных коммуникаций. Результаты брейнштормов и ревью фиксировались на разных носителях – от листа бумаги, таблиц Google Sheets, сообщений в Slack до различных специализированных приложений-заметок. Из-за отсутствия единой системы ведения заметок и протоколов встреч рабочие процессы лишались прозрачности, а у команд не было возможности посмотреть в режиме онлайн, кто из коллег над чем работает в данный момент, и какие решения актуальны и приняты.
После того как мы обкатали нашу систему управления временем и задачами, у нас появилась цель найти универсальный «трекер» — единое пространство для ведения протоколов встреч и списков задач. Мы определили для себя несколько характеристик, которыми должен обладать нужный нам софт:
● удобная система поиска информации;
● наличие удобных шаблонов, чтобы пользователям при заполнении не приходилось «изобретать велосипед»;
● возможность ставить сроки и отмечать ответственных за выполнение задач в документах;
● возможность в режиме онлайн получать информацию о статусе каждого проекта, быть в курсе всех обновлений;
● возможность устанавливать ремайндеры;
● доступ с мобильных устройств;
● работа в офлайн режиме на Mac, iOS и Android устройствах.
Мы протестировали несколько вариантов, и внезапно наш выбор пал не на специализированный таск-менеджер, а на wiki-тул Notion. В первую очередь, из-за удобной системы настройки шаблонов, которая позволяет адаптировать его под индивидуальные потребности команды.
С чего начать в Notion: краткий гайд
Проведу краткий экскурс по приложению и расскажу о некоторых полезных фишках, которыми мы пользуемся постоянно.
Первым делом нам нужно попасть в библиотеку шаблонов, кликнув на ярлык Template в левом нижнем углу.
Здесь можно выбрать и настроить шаблоны для разных функций: Product Management, CRM для продаж, HR, маркетинг и других. Определяемся с типом шаблона, нажимаем Use this template. Выбранный шаблон настраиваем под свои цели.
- Чаще всего мы используем шаблон для ведения заметок и протоколов встреч: в нем мы отмечаем прогресс в работе, планы на неделю, ключевые решения и выводы.
Интеграция Notion с мессенджером Slack позволяет нам автоматически дублировать все обновления в нужный канал.
Что нам понравилось в Notion:
● Для визуализации планов можно выбрать наиболее удобный формат: канбан-доски, таблицы, нумерованные списки.
● Возможность устанавливать сроки выполнения задач и напоминания, которые дублируются на почту, если приложение закрыто.
● Интеграция с Asana, Trello, Slack, Evernote, Google Диск: вы можете вставить ссылку на любой документ, «залить» существующие доски и таск-листы из других сервисов.
● Наличие техподдержки, которая действительно работает. Пару раз случались сбои в работе системы, но мы всегда получали оперативный фидбэк и помощь в решении вопросов.
● Удобное в использовании мобильное приложение.
Стоит поделиться и минусами Notion:
● Среднестатистическому пользователю понадобится время, чтобы освоиться и привыкнуть к интерфейсу, он достаточно «замороченный».
● Нет русскоязычной версии – для многих команд это может быть стоп-фактором.
● При интеграции со Slack отсутствует возможность фильтровать обновления, внесенные в Notion — приложение «спамит» уведомлениями о всех новых комментариях, задачах и блоках, добавленных на страницу. При этом пока не реализована возможность отправлять в Slack напоминания о дедлайнах. Также приложение не позволяет напрямую конвертировать задачи из Slack (в отличие, например, от Asana).
Осталось понять зачем фото
Оптимизация — это моя точка роста))) Спасибо!
Сделали из топ менеджеров роботов. Не работает так, оптимизировать все невозможно, это юношеский максимализм.
Хороший кейс, молодцы. Потому что, во-первых, стремитесь улучшить свою систему управления, а во-вторых, связываете это именно с процессом планирования.
Но есть один важный аспект, который не охвачен вашей системой - стратегическое планирование, вернее, управление. Посмотрите вот эту статью, в которой показывается подход к разработке и быстрой корректировке стратегии с применением Scrum. Вполне возможно, что эти спринты можно бесшовно связать с вашими и получить ещё более эффективную систему. Сразу уточню, что каждая ваша квартальная сессия должна исходить и наверняка исходит из более долгосрочных гипотез и приоритетов развития. Данная система позволит управлять именно этим контуром. Тогда можно быть уверенными, что квартальная сессия основывается на актуальных стратегических данных, что позволит вовремя заметить разрывы с внешней средой и рынком https://strategium.space/news/strategy-scrum/
Дмитрий, спасибо за интерес и предложенный вами вариант. На данный момент мы не склонны усложнять процессы управления, поскольку это не совсем подходит к нашей бизнес-модели. Обратную связь по продуктам мы получаем непосредственно от рынка и клиентов, и на ней основываем дальнейшие планы по развитию бизнеса. Тем не менее материал интересный, возможно нам когда-нибудь пригодится.