Как проверить Soft-скиллы ассистента и не наткнуться на безответственного помощника?

Как проверить у ассистента Soft-скиллы: ответственность, инициативность, системность, внимательность и убедиться, что у кандидата они точно присутствуют?

Конечно, если это написать в вакансии, то кажется, что откликнувшийся кандидат сразу же обладает нужными нам soft-скиллами, но это далеко не так. Ответственность, инициативность и системность очень субъективны: кандидат может про себя думать, что у него все это есть, а на деле оказывается, что никакой ответственностью и не “пахнет”.

Как это проверить до начала работы с сотрудником и почему эти soft-скиллы так важны я и расписала в этой статье. А также те детали, на которые мы обращаем внимание при поиске ассистентов в агентстве.

Что же имеется ввиду под ответственностью?

Самое основное – это соблюдение договоренностей. Если вы назначаете встречу с ассистентом на 9 утра, он ни в коем случае не должен про нее забыть или опоздать на 10 минут со словами “форс-мажор”. Идеальный ассистент встречу зафиксирует да еще и вам напомнит.

Когда вы слышите фразу “Ой, я забыла/забыл” от ассистента, то сложно на него в дальнейшем положиться и быть уверенным в том, что задача которую поручили, будет выполнена. Здесь нарушается принцип партнерства и вам, как руководителю, все время придется думать: “Как же там мой ассистент?”. Так вы будете тратить больше времени на контроль его работы и постоянные перепроверки.

Еще одна основа основ ответственности – уметь доводить задачу до нужного результата.

Расскажу случай из своей практики. Однажды руководитель дал мне задачу – найти сигары в качестве подарка для его партнера по бизнесу. Ни я, ни мой руководитель в сигарах вообще не разбирались, а вот партнер – очень даже, поэтому упасть лицом в грязь и подарить первые попавшиеся сигары из “табачки” никак было нельзя.

Что же я сделала?

Вспомнила, что партнер когда-то обмолвился в чате о табаке в сигарах, который ему нравится, затем сама изучила информацию по сигарам в интернете, нашла независимого эксперта, который разбирается в табаке (не продавца в “табачке”), и проконсультировалась с ним. И только потом выбрала самый подходящий вариант для подарка и пришла к руководителю с решением и ответом, почему выбрала именно эти сигары, а не какие-то другие. И все это – без вовлечения руководителя в принятие решения.

Как итог, руководитель остался доволен, а партнер получил в подарок хорошие качественные сигары.

Это только одна ситуация из моей практики, но она ярче всего описывает принцип ответственности и принятия самостоятельных решений. Я могла бы постоянно дергать руководителя, спрашивать, какой вариант лучше или вообще опустить руки и выбрать первые попавшиеся сигары в подарок, и даже сказать: “Я в этом не разбираюсь, как решить задачу?”. Но в этом случае возник бы вопрос моей ценности как ассистента.

Здесь есть одна волшебная фраза: “Я все решу/Я все сделаю”. Если вы слышите ее от вашего ассистента, это значит, что он готов взять на себя ту самую ответственность за задачу и не свалить ее на вас или другого сотрудника.

Самое грустное, что может произойти в работе с ассистентом – это отсутствие инициативности с его стороны. Если ассистент работает по принципу “есть задачи – работаю, нет задач – не работаю”, то это уже повод задуматься.

За нашу практику подбора ассистентов мы поняли о предпринимателях одну истину: это очень занятые люди, которые часто не могут включить в свой график досуг, тренировку или даже обед. Здесь-то ассистент и может проявить инициативу и помочь во внедрении таких привычек. И если вы не знаете сами, куда что-то из этого можно включить, то хороший ассистент подумает и предложит решения, как оптимизировать график.

Может случиться так, что вы настолько привыкли к своему плотному графику, что и сами не знаете, что можете передать. Идеально, если вы с ассистентом регулярно проводите встречи и обсуждаете и ваши задачи, и задачи ассистента. И здесь наш инициативный помощник спросит: “А зачем ты делаешь то и то сам, давай я на себя это заберу?” Другой ассистент просто посочувствует и удивится, как вы все успеваете.

Инициативность также проявляется в ситуациях, где нужно думать на несколько шагов вперед.

Разберем ситуацию. Вы, как руководитель, решили на постоянной основе (1-2 раза в неделю) заниматься плаванием.

Инициативный ассистент скажет: “Вот тебе время, а еще вот адрес бассейна, шапочка и очки для плавания, имя тренера, программа тренировок и такси до спорткомплекса”.

Здесь важно, что ассистент подумал на несколько шагов вперед, предусмотрел все детали и вернулся уже с готовым решением. Теперь тренировки точно начнутся и будут включены в обновленный график.

Еще один один пункт инициативности со стороны ассистента – поддержка идей предпринимателя.

Хороший ассистент не только будет выслушивать их и хвалить, но и обязательно поможет с реализацией, сказав: “О, как круто, надо сделать. Займусь”. А в идеальных случаях полностью возьмет на себя все процессы.

Если ассистент просто слушает или, еще хуже, никак не реагирует на ваши идеи – то выстроить классные рабочие отношения с ним будет достаточно сложно.

Самый частый запрос, с которым приходят к нам предприниматели: “Помогите найти системного ассистента!”

Зачем именно системного? Чтобы привести часть своей рабочей жизни к порядку. Почти каждый руководитель бизнеса находится в хаосе – у каждого много задач, которые надо помнить, много идей, которые хочется реализовать и, зачастую, много проектов, каждый из которых требует внимания.

Вот и получается, что предприниматель очень старается помнить все за всех и самого себя, и важные задачи, накладываясь одна на другую, в конце концов начинают теряться.

Системность ассистента связана с умением действовать последовательно. Если в работе накопилось много задач, хороший ассистент не будет хвататься за них разом и пытаться решить все одновременно.

В первую очередь он сядет и будет систематизировать задачи, расставляя приоритеты. Это же касается и объемных задач, которые невозможно выполнить за раз. Хороший ассистент их декомпозирует и будет решать постепенно.

У системного ассистента всегда все по полочкам, четкое ведение задач в таск-менеджере, прописаны дедлайны и статусы, ведется четкий план/факт, а все документы структурированы и собраны в одном месте. Он всегда в курсе, где и что находится, а еще в курсе, что вы сами делаете сегодня, когда, куда и во сколько вам нужно идти.

Также один из навыков, который вытекает из “Системности” – это умение структурировать информацию. Например, вы накидываете в чате идеи и свое видение по их реализации, и ассистент образовавшийся хаос преобразовывает в понятные задачи с шагами и идеальным результатом.

Ассистент для предпринимателя должен стать противоположным полюсом, прямо как в магните. И тогда, при правильном взаимодействии, эти два полюса – хаос и система – притянутся, создавая ту самую команду ,в которой будет хорошо и ассистенту, и предпринимателю.

Про внимательность можно сказать, что это фундамент всех фундаментов в работе ассистента. Ни ответственность, ни инициативность, ни системность не могут существовать без внимательности.

Каким бы прекрасным ни был ассистент по своим навыкам и портрету, впечатление о нем может испортить невнимательность. Потерять информацию или упустить что-то важное, забыть детали или просто не увидеть их – самая частая проблема, с которой мы сталкиваемся при подборе кандидатов.

То, что кандидат невнимательный, мы можем увидеть чуть ли не в первые минуты переписки с ним. После назначения собеседования мы связываемся с потенциальным ассистентом в мессенджере и четко прописываем, что собеседование пройдет в формате онлайн-встречи и займет не больше 30 минут.

И когда мы на это сообщение получаем вопрос: “Встреча пройдет очно или онлайн?”, хотя об этом уже было написано, то уже можем сделать выводы. Дальше еще следовали вопросы, по типу: “А сколько по времени продлится встреча?”

Надо ли говорить, что с кандидатом мы встречу так и не поставили? Был еще случай, когда после нашего ответа кандидат ответил, что не увидел этой информации, так как она не указана. Мы перепроверили наше сообщение и (о чудо!) информация там все же была.

Внимательность в работе ассистента необходима на каждом шагу.

Часто приходится сталкиваться с задачами, например, по тревел-сопровождению, когда надо заказывать билеты или трансфер на определенное время, а ассистент закажет билеты вместо 15 февраля на 15 марта.

Здесь мы теряем деньги и время, особенно, если билет невозвратный, и руководителю снова нужно все перепроверять. В общем, никакого доверия. Еще один способ проверки на внимательность ассистента для нас стало проведение тестового дня, в котором задача кандидата – выполнить задания согласно нашему регламенту и ТЗ.

В регламенте мы прописываем условия выполнения: то есть, кандидат должен отписываться по ходу движения, что он перешел от одной задачи к другой. А в конце скинуть все задания одной ссылкой на документ или гугл-диск с разрешением редактирования. Большинство кандидатов не отписываются по ходу движения по задачам, а документы присылают с закрытым доступом к просмотру.

Для нас это уже тревожный звоночек, потому что такая невнимательность 100% будет сказываться в работе.

Внимательность со стороны ассистента может проявляться и в заботе о предпринимателе. Один раз услышав просьбу или пожелание заказывать свежую воду в офис каждую среду к конкретному времени, внимательный ассистент запомнит, запишет, поставит себе напоминание, и каждую среду в офисе будет свежая вода. Невнимательный, как вы понимаете, один раз сделает и забудет, ему снова будет необходимо об этом напомнить и так каждую неделю.

При работе с ассистентом очень важно обращать внимание на подобные детали. Если ваши просьбы забываются, теряются или просто не выполняются, это намек задуматься или о корректировке работы ассистента, или о его замене.