Карьера
NTI Platform
833

Эффективность на расстоянии. Как сделать карьеру дистанционного сотрудника

Что можно сделать за полтора года удаленной работы? Накопить не один десяток лайфхаков: как выстроить процессы в команде, не потерять вкус к жизни, не сделать из квартиры офис и остаться в комфортных и безопасных условиях дома.

В закладки

Рассказывает Алина Яшина.

Уже полтора года я дистанционно работаю в большой команде – разрабатываю образовательные программы для «Точек кипения» и сообществ и запускаю сетевые мероприятия. Костяк команды находится в Москве, а еще у нас партнеры по всей стране – от Читы до Калининграда.

Что было на старте

Начну с того, что мне помогло безболезненно для себя перейти в такой формат работы. Прежде всего, это бэкграунд академической и проектной деятельности:

  • в академической сфере почти все студенты, преподаватели и научные сотрудники так или иначе участвуют в формировании своего «уникального» рабочего графика, учитывая аудиторные часы, проведение исследований, написание статей и так далее. Умение делать все вовремя – сесть и писать диссертацию, оперативно подготовить план занятий, аккумулировать силы на написание заявки на грант – стало для меня бесценным.
  • в проектной работе по организации чего бы то ни было – конференций, исследований, форумов, работ по гранту и т.д – когда нужно выстраивать работу с людьми, которые делают что-либо «по любви» и большому интересу, но основное их место работы в другом месте. В таких проектах учишься системно работать не только с собой, но и быть гибким в работе с другими.

Что меня ожидало полтора года назад на новой работе:

  • много, очень много коммуникации с коллегами, партнерами, командами, желающими открыть «Точку кипения», командами уже работающими;
  • творчество и генерирование идей, концепций, методик, проектные сессии, совещания, рабочие группы и т.д.;
  • создание новых образовательных продуктов, в том числе онлайн-формата, организация образовательных мероприятий;
  • командировки по стране.

Первые три пункта казались на старте мало реалистичными без личного присутствия в Москве. Но мы решили рискнуть и пока ни разу не пожалели об этом.

А теперь в целом про удачи и неудачи.

Про личное

Работая удаленно, так или иначе остаешься наедине с самим собой и гаджетами, которые в разные моменты принимают человеческие формы. Важно сформировать свой образ идеального рабочего места, графика, модели общения с теми, кто по ту сторону экранов, а также общей цели, (краткосрочной и долгосрочной) к которой вы идете.

Место и технические условия

Начать можно с того, чтобы оборудовать свое рабочее пространство, которое мотивирует, дисциплинирует и наталкивает вас на продуктивные мысли и деятельность. У меня для работы есть спальня, в которой пространство четко зонировано: кабинетная часть с книгами, письменным столом, компьютером. Я сделала перестановку, купила кресло и письменный стол, доску для вдохновляющих иллюстраций, графиков и задач. На моем столе есть все необходимое для работы: листы бумаги и блокнот, цветные карандаши и ручки, для творческих порывов нарисовать новую модель чего-нибудь.

Если у вас нет свободной комнаты, то попробуйте организовать пространство там, где это возможно, ограничьте свою рабочую жизнь от домашней.

Конечно, для работы из дома нужно минимальное техническое оснащение — быстрый интернет, компьютер, наушники. Вполне вероятно, что на работе у вас примерно такой же набор необходимого, поэтому разницы большой нет.

Важно помнить о форс-мажорах: отключили интернет, свет, связь. Как показывает практика – и такое возможно, поэтому, если вы работаете из дома, обязательно иметь два канала связи: мобильный и домашний интернет и возможность использовать ваш телефон как модем.

В моем случае беспроводные наушники стали жизненно необходимой историей: так как теперь я не могу представить свою жизнь без скайпов, zoom, видеозвонков и рабочих совещаний удаленно, а ходить по дому и разговаривать гораздо удобнее, чем быть привязанной к стулу в течении пары часов.

В какой-то момент, чтобы дистанционные совещания перестали быть «звуковой» болью, я купила коллегам в офисе спикерфон и жизнь стала легче.

Почитать про организацию рабочего места еще можно здесь.

Дисциплина и организация рабочего процесса

Самодисциплина, вероятно, первый вызов с которым сталкивается каждый, кто перестал ходить в офис: вовремя проснуться, приступить к задачам, не зависнуть в домашних делах. Написание диссертации дома в свое время научило меня работать над самодисциплиной. Нет ничего опаснее момента, когда ты не создал себе графика работы или ему не следуешь.

К вечеру оказывается, что ты сделал все, кроме намеченного: помыл квартиру, нашел несколько новых хобби, приготовил пирог, прочитал интересные статьи, написал пару постов в социальных сетях и т.д.

Что мне помогает:

  • Мотивация. Без нее бесполезно пробовать. Попробуйте записать возможности, которые перед вами открывает работа (и почему вы ее любите) и формат удаленки.
  • Олдскульный красивый ежедневник, где отражены задачи на день, неделю и месяц, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнены. Задачи разделены на рабочие и личные, чтобы держать перед глазами все сферы своей жизни.

В целом сегодня существует множество ИТ-решений — от trello до мегаплана и яндекс трекера. Если вы их используете для построения общих задач, то оптимально и продолжать в них работать. Мы в команде все еще в поиске наилучшего варианта и пробуем на разных проектах новые инструменты.

  • Занесение всех переговоров, встреч, вебинаров в календарь. Самый простой способ – использовать календарь на ваших телефонах или гугл-календарь и сразу заносить общие события туда с возможностью оповещения всех заинтересованных сторон.
  • Возможность быть всегда (кроме глубокой ночи) на связи так, что мои коллеги не замечают, где я работаю. В целом для многих задач сегодня не нужно личное присутствие, важно корректно выстроить коммуникацию и оперативно отвечать на запросы.
  • График работы. Да, именно график работы.

Каждый день я начинаю свой рабочий день максимум в 10 утра. Это значит, что в это время я не просто переписываюсь с коллегами по телефону, а работаю за компьютером или общаюсь в скайпе с командами, партнерами.

Для работы в команде нужен общий график. Можно договориться с командой о времени для общения и времени для концентрации, тогда в вашем расписании должны быть слоты, когда вы онлайн, и когда вы работаете над задачами, требующими сосредоточенности и творчества.

Зачем еще вам будет жизненно необходим график?

Для самосохранения. Создайте свой график таким образом, чтобы там обязательно было не только начало и конец рабочего дня, но и короткие перерывы, время для перекусов.

Ну и ваш график будет вашим спасением от конфликтов с вашими домочадцами. Всем будет легче, если они будут знать в какое время вас лучше не трогать.

Найти свой метод работы со временем и задачами можно тут.

Баланс работы и отдыха

Однажды, опомнившись в 23 часа в пижаме перед компьютером с затекшим телом и напряженными глазами, я поняла как важен баланс в этом мире. Это был момент напряженной подготовки большого события, когда в целом все работают вне графика и нужно все успеть.

Что делать, чтобы каждый день не стал для вас на дистанционной работе таким? Я для себя обнаружила перечень полезных практик:

  • Ежедневный спорт. В моем случае это обязательная ежедневная зарядка минут на 30-40 и в течение дня пара разминок. Когда же сидишь дома, понимаешь всю важность движения.
  • Традиции и ритуалы. Сейчас вы, возможно, не замечаете, но утренняя рутина при сборах на работу – тоже ритуал, который помогает перестроиться на рабочий лад. Когда вы работаете из дома, эти ритуалы тоже важны и помогают концентрировать внимание, расставлять приоритеты. Утренний чай, кофе. Смена одежды на рабочую (в пижаме работается хуже), проверка почты или «утренние страницы» – берите все в дело.
  • Прогулки и проветривание. Работая, мы, как правило, много сидим и мало двигаемся. Дома будет то же самое, только в несколько раз хуже, потому что теперь вы теряете даже те несколько километров, которые приходилось пройти до работы.
  • Старайтесь соблюдать баланс и не работайте по выходным или хотя бы не работайте много. Почему это важно? Находясь дома, вы можете войти во вкус и работать каждый день, и тогда рискуете перегореть и почувствуете себя в фильме «День сурка».
  • Семья. Здесь мне пришлось провести переговоры и договориться о новых правилах жизни и границах. Помог график. Часть своего вечернего времени я в семье, думаю, без этого я бы чокнулась и превратилась в робота.
  • Самообразование. Включайте в свой график слоты с самообразованием Читайте, проходите онлайн-курсы, образовательные марафоны.

У меня не все из этого получается, но я пробую каждый месяц новые инструменты – в этом месяце «марафон» привычек. Подобный чек-лист себе можно сделать здесь.

Про командное

После того, как вы настроили внутренний контур дистанционной работы, пора переходить к работе в команде. Самое важное тут коммуникация. За полтора года я понял, что нет ничего хуже информационного вакуума и оторванности от коллектива. И вот, как мы это решали.

Общее поле для коммуникации

Чаты:

  • Общие рабочие чаты, где каждый может написать, обозначить задачу, проблему, задать вопрос, направить полезную информацию.
  • «Специализированные чаты» под конкретные задачи и проекты. Обсуждаются только рабочие задачи, фиксируются договоренности.
  • Чаты «по любви». Неформальные чаты с коллегами, которые помогают разбавить вакуум удаленки, обсудить волнения, эмоции, мечты, обменяться фото, мемами или музыкой.

Что важно помнить:

  • У нас сложился навык писать все новости в общий чат, даже если некоторые сейчас находятся в одной комнате. Все остальные могут быть в командировке
  • Важно четко формулировать сообщение и писать максимально подробно, и не бояться просить обратную связь, чтобы быть уверенным, что тебя правильно поняли.
  • Будьте оперативны и смотрите на общий календарь встреч. Нормальное время ответа в чате при удаленной работе – примерно час в случае адресного сообщения и больше в общем. Если вам нужен быстрый ответ и решение, предупредите заранее.
  • Не отправляйте друг другу голосовые сообщения, даже если вы работаете из дома.

Почта

Почта нужна для работы с партнерами, серьезных переписок, утверждения планов, задач, обсуждения наиболее сложных вопросов, требующих «многобукв» и согласования с разными сторонами. Самые важные аспекты работы важно писать в почте.

Общее поле для работы

Когда мы только проектируем задачи, мы используем единое поле для работы – общие папки с материалами и гугл-документы в режиме редактирования. Важно, чтобы общие документы были систематизированы и корректно размещены.

Коллективные звонки и вебинары

Для взаимодействия как с командами "Точек кипения” мы используем skype или zoom. Такие звонки помогают обмениваться новостями и вместе проектировать новые задачи.

Самое важное в таких звонках соблюдать простые правила:

  • один говорит – остальные работают с выключенными микрофоном или молчат (это касается и ситуаций, когда с разных сторон экрана собралось несколько человек, нет ничего хуже слышать гул из динамиков)
  • включать на запись, чтобы потом вы смогли вернуться и переслушать разговор
  • создавать визуализацию или просить коллег заранее направить вам презентации, фотографии т.д.
  • всё четко проговаривать, чтобы не было недосказанности. Если непонятно, лучше несколько раз переспросить и уточнить.
  • писать фоллоу-апы (протоколы) по итогам. Это особенно важно, если нужно закрепить договоренности с партнерами, составить план, передать коллегам итоги, тем более можно просто отвлечься и забыть, что только что обсуждали.

Постановка задач и общий ритм

В начале этого года мы разработали White Paper и выстроили план, как мы будем работать. По итогам каждого месяца формируется командный отчет, который позволяет всем быть в курсе, что происходит.

Никто не любит «чёрные ящики», будьте максимально прозрачны. Важно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.

Синхронизация

Для синхронизации и совместного проектирования мы регулярно проводим виртуальные мозговые штурмы, встречи, короткие дайджесты. До настоящего времени как правило московская часть команды собиралась в офисе, рисовала на доске, а я сидела у себя дома в наушникам, слушала, добавляла комментарии и смотрела на фотографии с доски. Более эффективными были проектирования, в которых каждый из членов команды готовил короткий бриф о своем взгляде на задачу и давал другим прочитать.

Еще одна стандартная практика, которая хорошо работает для удалённой команды – быстрый отчёт о том, что было сделано вчера и что планируется делать сегодня или в ближайшее время.

Общий календарь. Когда наше количество встреч стало неуклонно расти, мы подумали над созданием общего календаря команды. Это гугл-календарь, в который любой из коллег может зайти и назначить время для созвона, переговоров, посмотреть общую коммуникационную загрузку. Плюс у каждого из нас также есть личный календарь, который можно сделать прозрачным для коллег.

Важно быть в курсе происходящих событий. Поэтому мы рассказываем друг друга о важных совещания, присылаем фоллоу-апы по итогам и подключаем друг друга в дистанционном формате к совещаниям.

Гибкость, оперативность и взаимная поддержка

Одно из самых больших достижений внутри команды – это умение гибко и быстро реагировать на запросы друг друга и вовремя подключаться к решению больших задач.

Как мы это делаем:

  • развиваем человекоориентированный подход и заботимся друг о друге,
  • живое общение,
  • неформальная коммуникация – чаты, звонки, встречи – все это помогает наладить особую связь и поддерживать друг друга в сложные моменты,
  • доверие. Без него в удаленном режиме не может быть командной работы.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "NTI Platform", "author_type": "self", "tags": ["\u043a\u043e\u0440\u043e\u043d\u0430\u0432\u0438\u0440\u0443\u0441"], "comments": 0, "likes": 3, "favorites": 16, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 112874, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 17 Mar 2020 16:10:25 +0300", "is_special": false }
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир