Как перевести сотрудников на удаленную работу

Наступил момент, когда отечественному бизнесу стоит задуматься о переводе части сотрудников на работу из дома.

Мы в «Молнии» занимаемся автоматизацией бизнес-процессов и все наши сотрудники работают из дома со старта существования компании. Сейчас расскажем, как сделать так же.

Коронавирус сделал перевод сотрудников на удалёнку необходимостью. Как бы цинично это не звучало, но сложившаяся ситуация — прекрасный повод протестировать современные способы автоматизации удаленной работы и научиться работать вне офисных помещений.

1. Отсутствие электронного документооборота

Отечественный бизнес до сих привык заверять документы своей личной подписью. Документы, заверенные электронной подписью, полностью соответствуют напечатанным на бумаге. Некоторые министерства позволяют получать свои услуги исключительно через интернет, без личных визитов — та же Налоговая служба.

2. Нежелание руководства терять контроль

Существует следующая специфичная проблема — если перевести на удалёнку, к примеру, отдел разработки, то отдел маркетинга справедливо заметит, что им тоже так хочется, а вот руководителю так не кажется. Сотрудники начинают копить недовольство, снижается производительность. Именно таких сценариев боится руководство. Поэтому лучше пусть все будут в зоне прямой видимости.

3. Неготовность сотрудников работать из дома

Для продуктивной работы нужен настрой, а условия для работы на дому есть далеко не у всех. Основные причины: нет оборудованного рабочего места, нет свободных, тихих помещений, дома маленькие дети.

Социальный фактор нельзя исключать. Если человек всю жизнь работал только в офисе, ему может быть психологически тяжело без общения с коллегами.

Мы подобрали список из инструментов и программных продуктов, которые позволят безболезненно, а главное быстро перевести большую часть персонала на удалёнку. Если вам лень читать, то у нас есть услуга по автоматизации маркетинга и продаж.

Сперва определимся, кто может работать из дома.

• Отдел разработки
• Техническая поддержка/Аккаунтинг
• Все виды коллцентров
• Отдел продаж

При наличии электронного документооборота, также можно перевести:

• Офис-менеджера
• Бухгалтерию
• Всё руководство дома посадить

Эти программы позволяют ставить задачи и контролировать их выполнение. Вот самые популярные:

• Mira
• Trello
• Asana
• Jira (для программистов)

В популярных CRM-системах Битрикс24 или AmoCRM есть встроенный таск-менеджер, привязанный непосредственно к CRM. Это решение подходит для сотрудников, чья работа завязана на взаимодействие с клиентами: отдел продаж, коллцентр (у техподдержки немного другая история).

В CRM можно автоматизировать рутинные процессы. Пример — автоматическая постановка задачи «сделать звонок» на сотрудника отдела продаж после того как клиент заполнил форму на сайте.

Выше мы говорили про Jira для программистов. У разработчиков есть свои системы контроля статуса разработки, основанных на системе Git (GitLab, Bitbucket).

У технической поддержки есть свои инструменты обработки входящих заявок. Самая популярная программа — Omnidesk. Для удаленной работы с рабочим столом клиента существует TeamViewer.

Самый простой, «дедовский» способ, делать созвон в Skype. Бесплатно можно устраивать конференции до 20 человек.

Среди набирающих популярность аналогов — Zoom, который позволяет проводить конференцию на 50 человек и делает запись первых 40 минут конференции.

Если вам достаточно чатов, то есть как традиционные Telegram, WhatsApp, так и специализированные. Например, Slack для программистов и продуктовых команд.

В CRM-системах также есть встроенные чаты.

Если для вас важно, что делает тот или иной сотрудник, то можно воспользоваться одной из программ:

• Radmin
• Hubstaff

Каждая из них позволяет следить в реальном времени за тем, чем занимается человек. Это актуально для небольших отделов программистов или маркетологов.

С помощью программы TeamViewer можно работать за своим рабочим компьютером из любой точки мира, где есть стабильный интернет.

Сотрудники в офисе всегда могут подойди друг у другу и помочь с выполнением той или иной задачи. Руководитель хочет быть в курсе, что делают его подчиненные. На удалёнке это тоже возможно.

Для хранения данных в защищенном месте подходят облачные хранилища:

• Dropbox
• Яндекс.Диск
• NextCloud
• Google Drive

Для совместного редактирования файлов и офисных документов подходят Google Docs и OnlyOffice. Причем последний позволяет редактировать онлайн-документы формата Microsoft Office (doc, xls, ppt).

Перевести всех на дом временно можно. Но если проблема с вирусом затянется? Или появится новый глобальный вызов, который заставит всех сидеть по домам?

Вот что вам нужно для перевода сотрудников на удалёнку без потери качества:

1. Понять, обеспечены ли сотрудники рабочими местами, ноутбуками, если нет, то установить TeamViewer.
2. Настроенная CRM-система для работы связки продавец-клиент.
   
3. Облачное, защищенное хранилище для хранения информации, данных.
   
4. Программа для совместного редактирования документов.
   
5. Программа для постановки и контроля задач.
   
6. Программа для наглядной отчетности (те же CRM, для маркетологов есть Roistat).
   
7. Внедренный электронный документооборот (для тех, кто настроен серьезно).
   

Чтобы всё работало как надо, придется прописать типовые бизнес-процессы и потом обучить сотрудников. А ещё лучше — написать подобную базу знаний, к который смогут обращаться как текущие, так и новые сотрудники. Для базы знаний подходят Notion или Confluence.

За сим всё. Удачи в нелегком деле построения удаленного офиса.