Эффективное управление в новой реальности

Аналитики и консультанты много лет говорят о преимуществах и недостатках перевода сотрудников на работу из дома. По опросам Форбс, от 80 до 90% специалистов хотели бы работать дистанционно хотя бы один день в неделю.

Коронавирус (COVID-19) за несколько недель перенес мир в новую реальность, где удаленная работа стала не предметом дополнительной мотивации сотрудников или способом сократить расходы, а жизненной необходимостью. В России 18 марта мэр Москвы попросил компании перевести сотрудников на удаленную работу.

Что переход на удаленную работу означает для руководителей? Как выполнить поставленную задачу без потерь для бизнеса? И как извлечь максимальную пользу для будущего?

Опасения руководителей

Менеджеры могут почувствовать, что не имеют должного контроля над работой своих сотрудников, и могут сомневаться в том, что те уделяют работе необходимое время.

Беспокойство может вызывать недостаточная вовлеченность сотрудников, а со временем дезинтегрированность компании в целом.

И конечно руководителя всегда беспокоит достижение результата при удаленной работе. Как его достичь, как проставлять контрольные точки, как ускорить процессы.

Чувства чувствами, но в текущих условиях главное для компании – не потерять эффективность в достижении результата – расходы на ФОТ не изменились, доходы у многих падают, поэтому никак нельзя допустить снижение эффективности.

И здесь, как всегда, нам помогут здравый смысл и информационные технологии.

Инструменты эффективного управления

Для начала, давайте разделим функционал всех сотрудников, на три категории: процессы, которые могут выполняться онлайн, процессы, которые частично могут быть выполнены онлайн и задачи, в которых необходима личное присутствие (например, доставка товаров, уборка помещений и т.д.). Откинем сразу процессы третьей категории и сосредоточимся на первых двух.

Процессы необходимо приоритизировать с точки зрения влияния на результат работы компании и сосредоточиться на наиболее значимых.

Например, компания — дистрибьютор немецких потребительских товаров перевела на удаленную работу Отдел по работе с клиентами, Маркетинг, Логистику, ИТ. Отдел ВЭД и Бухгалтерия переведены на частично дистанционный график.

Посмотрим, что нужно изменить в работе каждого отдела для дистанционной работы и какие информационные системы нам помогут?

1. Постановка задач

Использовать единую платформу для управления задачами – это может быть Jira, MS Planner, Asana, Trello или другой трекер задач, а если идти дальше – система класса BPM (исполнения бизнес процессов, такая как ELMA BPM, Naumen и др).

Тут важно не наличие инструмента само по себе, а четкое соблюдение следующих принципов:

- Понятность задач для каждого участника процесса,

- Вся необходимая информация в одном месте,

- Контекстная коммуникация (то есть поддержание связей между сообщениями и документами.

Правильное распределение ответственности за задачи и их оптимальное перераспеределение между участниками процесса возможно при налаженной системе мониторинга исполнения.

2. Мониторинг выполнения и соблюдения сроков

Можно пользоваться как базовыми функциями трекеров задач, так и инструментами класса BI (MS PowerBI, Tableau, QlikView).

Основной принцип здесь — отслеживать в первую очередь значимый для бизнеса результат и наиболее существенные риски.

Необходимо отслеживать задачи, исполнение которых «подвисает» и передавать их другим сотрудникам (это можно делать в автоматическом или ручном режиме).

3. Проверка результатов

Совместная дистанционная работа команды будет эффективна при использовании общего информационного пространства. Системы документооборота (1С:ДО, SharePoint и др.) позволяют совместно редактировать и обмениваться документами без пересылки их по электронной почте.

Для оценки полученного результата необходима увязка результатов отдельных задач с общими показателями деятельности – сотрудника, отдела и компании в целом.

Отчеты по показателям важно регулярно мониторить.

4. Риск менеджмент и безопасность информации

Одной из уязвимых областей при дистанционной работе является информационная безопасность. Поэтому необходимо проработать список мер защиты – это может быть шифрование данных, работа исключительно в защищенном контуре, разработка регламентов и контроль их соблюдения.

5. Вовлеченность и обратная связь от исполнителя

Для того, чтобы не потерять вовлеченность сотрудников в процесс, при дистанционной организации труда стоит применить принципы совместной работы, исповедуемые сторонниками Agile:

- Доверие

- Синергия

- Совместное владение результатами

- Обмен знаниями.

В условиях разобщенности не стоит ограничиваться в коммуникации текстовыми мессенджерами, а больше использовать голосовую и видео связь.

Польза для будущего

«Чтобы идти в будущее, надо избавиться от прошлого» (Форест Гамп).

Встряска бизнеса, связанная с пандемией, позволит сбросить груз старых и уже плохо работающих подходов. Следующим этапом в переформатировании работы компаний будет не только оптимизация процессов, но и высвобождение времени.

Если компания смогла грамотно организовать работу удаленно, это означает, что процессы перестроены таким образом, что выполнение задач приоритизировано, регламентировано и находится под контролем. А это как раз то, что мы делаем, когда занимаемся программной роботизацией – «выпрямляем» и алгоритмизируем бизнес-процессы.

Рассмотрим простой пример.

В компании – дистрибьюторе ГСМ, операторы получают на почту заявки от клиента в свободной форме, проверяют остатки товара на складе, формируют заказ на реализацию и документы на отгрузку товара в информационной системе. Когда все операторы и бухгалтера в один момент перешли на удаленную работу, пришлось унифицировать форму заявки, регламентировать распределение обработки заявок между операторами, а формирование первичных документов — между бухгалтерами. Мы получили процесс, который на 100% поддается роботизации, а за человеком остаётся только контрольная функция.

При роботизации аналогичного процесса на линии отгрузки весового товара в фармацевтической компании, мы получили выигрыш в качестве и скорости обработки заявок. Ускорение в два раза при снижении трудозатрат в 10 раз дает хорошую экономию и одновременно улучшает клиентский сервис.

В примере с немецким дистрибьютором выше Отдел мерчандайзинга был практически полностью переведен на удалённую работу еще до пандемии – благодаря внедрению мобильной системы контроля выкладки товаров в магазинах.

И таких примеров можно привести множество, технологии сегодня позволяют перестроить деятельность любой компании. При всей очевидной выгоде многие компании – в силу инерции или консерватизма — слишком медленно двигаются по пути внедрения нового.

Это именно тот груз, избавиться от которого нас заставит карантин, вызванный коронавирусом.

В заключение хочу сказать, что сложившаяся ситуация требует от руководителей быстрой реакции на изменения и по сути заставляет меняться самим, быть лидером, проводником перемен в компании.

Это большая ответственность, но в то же время и возможность, которую важно не упустить.