Культура деловой переписки

Для меня как для финансиста профессиональная письменная коммуникация является одним из самых базовых навыков, который у меня доведён до автоматизма и который я использую каждый день. Изысканно составленное, но в то же время конкретное, остающееся деловым письмо — это тот маркер, благодаря которому вы можете существенно отличаться от других ребят со схожим опытом. Более того, важность этого скилла не привязана к конкретной индустрии — он приносит реальную ценность даже айтишнику, который ведет 99% рабочих переписок в Слаке или в Телеграмме и имеет возможность писать короткие и не совсем формальные сообщения без лишних расшаркиваний. Как же все-таки научиться писать такие письма, чтобы собеседнику оставалось только позавидовать вашему профессионализму?

Первый шаг — принять потенциально болезненный факт: большинство людей думает, что они уже прекрасно справляются с написанием писем, но это не так. Причины возникновения такой иллюзии разнятся в зависимости от возраста. Для моего поколения большую роль играет ежедневное общение с друзьями в мессенджерах на любой вкус, для поколения постарше — осознание собственного колоссального опыта ("я 10 лет работаю, очевидно, что я умею всё, а уж письма писать — это вообще детсад!"). У меня есть куча историй на этот счёт, но самой полезной тут будет пример моего руководителя в банке, в котором я работал пару лет назад. Это специалист высшего класса, у которого я многому успел научиться за короткий срок, но было у него и несколько минусов. Один из них заключался в том, что примерно каждый второй раз, когда он ставил мне задачу письменно или устно, мне приходилось задавать целый сет наводящих вопросов, чтобы выяснить, что конкретно он всё-таки имел в виду. В моменте на это уходило не так много времени и нервов, но если начать складывать...

Заметьте, выше по тексту стоит "письменно или устно". О чём это говорит? О том, что невозможно качественно и доступно изложить свои мысли любым образом без порядка в голове и структурного мышления. Если вам кажется, что вы понимаете суть проблемы или запроса, с которым планируете обратиться к собеседнику, попробуйте сделать шаг назад, выдохнуть и попытаться объяснить эту суть самому себе так, как будто вы всего лишь сторонний наблюдатель. Если у вас получилось это сделать без запинок и неуверенных допущений в стиле "ну, наверное, он тут поймет, о чём я...", то поздравляю, текст письма по большому счёту готов, остались только орфография, стиль и немного лоска на ваше усмотрение. Если нет — это сигнал о том, что вам нужно подольше помедитировать над тем, чего вы хотите достичь своим письмом, прежде чем вываливать на другого человека клубок ваших мыслей и ощущений. В моём изложении всё это выглядит как трудоёмкий процесс, но со временем вы научитесь сразу мыслить как ваш визави и отбросите все дополнительные этапы. Забавно, но даже такой чисто функциональный момент, как написание писем, в конечном счёте упирается в ваш EQ (и мы с вами в рамках ПрофиТрека будем наблюдать это часто).

Тем не менее, почему всё вышесказанное должно волновать кого-то, кроме душнил в костюмах? Письменное изложение наших мыслей — это некий ультимативный тест, который проверяет, действительно ли мы понимаем то, о чем говорим. На практике излагать те же самые мысли устно после такого теста становится проще. При этом чем яснее становится наша речь, тем легче нам потом будет изложить те же самые (или другие) идеи письменно. Это пример положительной обратной связи (positive feedback loop, если кому-то привычнее английский вариант) — явления, которое периодически встречается в различных областях от электроники и биологии до экономики и психологии. Мозг не так часто подкидывает нам такие шорткаты для собственного развития, поэтому грех ими не пользоваться.

Отвечая на невысказанный вопрос: ChatGPT, к сожалению, пока проигрывает человеку в написании профессиональных писем по соотношению качества и затраченного времени, но может послужить отличным инструментом и источником вдохновения, если вы точно составите свой запрос.

Больше советов для успешного карьерного роста, вы можете почитать в нашем телеграм канале: https://t.me/+diVJOEfuFCNkMTEy