Тайная жизнь команд по реализации внутренних проектов. Чем они занимаются и почему это так интересно?
Технологии развиваются с невероятной скоростью, а вместе с ними прогрессируют и ИТ-специалисты. Сегодня многие ИТ-компании реализуют стратегии цифровой трансформации — внедряют у себя различные инициативы, которые помогают оптимизировать работу, сделать ее быстрее и эффективнее. Для этой цели в крупных компаниях есть отдельные команды, которые занимаются проектами по улучшению бизнеса изнутри. Специалисты таких внутренних команд постоянно ищут новые решения, изучают прорывные технологии, а их главный скилл — развитие нон-стоп. Многие мечтают попасть в команду по внутренним цифровым проектам ИТ-компаний, поэтому кандидатам лучше заранее понимать, как выглядит кухня этого подразделения.
Что такое внутренние цифровые проекты и с чем их едят в ИТ-компаниях
Внутренние цифровые проекты — это различные технологические решения, которые компании внедряют для улучшения своих внутренних процессов. В ИТ-компаниях это могут быть системы управления проектами, инструменты для совместной работы, платформы для анализа данных и многое другое. Основная цель таких проектов — сделать работу компании проще и эффективнее. Они помогают сократить время и ресурсы на рутинные задачи, наладить коммуникацию между сотрудниками, автоматизировать процессы и обеспечить их прозрачность. При этом важно, чтобы инициативы были не оторванными от жизни разработками или прикольными фишками, а системами и сервисами, которые напрямую повышают эффективность и прибыльность бизнеса.
У таких проектов есть определенная специфика с плюсами, минусами и «подводными камнями».
Минус — меньше организованности
Привычный всем внешний проект в ИТ-компании — это задача, возникающая в результате коммерческой сделки. Здесь есть заказчик, который платит деньги, и исполнитель, который выполняет работу. Все условия, как правило, прописаны в договоре, и есть финансовая ответственность. Поэтому обе стороны очень внимательно следят за ходом проекта, и из-за этого нет никаких неопределенностей.
А вот внутренние проекты в ИТ-компании запускаются проще, в них больше изменений и гибкости. Специалист из другого подразделения может потерять интерес к проекту, и его никто за это не уволит, потому что это не его основная работа.
Плюс — интересные задачи
Коммерческие проекты часто повторяют друг друга. Одна и та же команда может внедрять одинаковый продукт хоть сто раз. Процесс отлажен, и хотя инфраструктура у клиентов может немного отличаться, различия редко бывают значительными.
Внутренние проекты — это совсем другая история. Компании не нужны пять одинаковых сервисов или десять CRM-систем. Поэтому каждый новый проект становится настоящим вызовом. Специалисты погружаются в новые темы, многому учатся. Именно поэтому в командах внутренних проектов часто нет четкой специализации — во всем преуспеть невозможно. Зато у команды появляется большой простор для развития. Они могут креативить и придумывать нестандартные идеи и подходы.
Ведение проектов от А до Я
Чтобы запустить цифровой проект, бизнес вначале должен осознать потребность в изменениях. Только после этого компания направит силы на его ведение. Условно реализацию внутренних проектов можно разделить на пять ключевых этапов:
- Инициация. Первый шаг, во время которого нужно подтвердить готовность бизнеса инвестировать, разобраться с выгодами. Здесь же формируется команда. В проекты часто привлекают специалистов со стороны, поскольку они могут быть более компетентны в узких направлениях. Чтобы замотивировать «внешних» специалистов, важно придумать для них мотивацию и сразу определить объем привлечения.
- Выстраивание рамок. На этом этапе происходит более детальная проработка концепции — стоит четко зафиксировать, что должно быть сделано, чтобы считать проект успешным, чего быть не должно, а что остается под вопросом.
- Планирование. Финальный «теоретический» этап, в ходе которого команда расставляет реперные точки.
- Реализация. Все планы из состояния «на бумаге» переходят в статус «на деле». Особенность работы во внутренних ИТ-проектах — крайне разноплановые задачи, поэтому существует много подходов к реализации таких инициатив. Если компания выбрала Agile, то работа будет идти со списками задач, если гибридный или классический подход — с подробным планом действий.
- Ввод в эксплуатацию. Финальный этап, который включает в себя не только запуск, но и формирование планов по дальнейшему развитию. Без регулярных обновлений, поддержки и актуализации, новый система быстро устареет, поэтому необходимо оговорить, как она будет развиваться дальше — в управлении ИТ или силами отдельной сформированной команды в том управлении, где решение и разработали.
Откуда возникают идеи и как их генерит команда
Есть два основных направления, откуда приходят новые внутренние проекты. Первый — из долгосрочной стратегии развития компании. Заранее определены и согласованы показатели, понятно, в какой момент над какими процессами нужно работать. Если возникают трудности с достижением стратегических задач — опять же, это повод подключить команду специалистов, которые предложат свои решения, как помочь коллегам повысить прибыльность и прозрачность процессов.
Второй путь определяют тактические задачи бизнеса. Это те проекты, которые инициируют сотрудники из других подразделений, когда приходят с идеями, как что-то автоматизировать, доработать, поменять. Если команда видит потенциал, по расчётам понимает, что будет высокая отдача — задача запускается в работу. Иногда такие запросы превращаются в крупные проекты. Например,
- Проект разработки правил сегментации клиентов. Раньше в процессе взаимодействия с заказчиками возникали трудности, так как между клиентами не было ясного разделения, и со всеми велась унифицированная коммуникация. Инициативные сотрудники предложили разработать единый свод правил. Проектная команда определила, по каким критериям разделить клиентскую базу на сегменты, как с учетом специфики выстроить работу и повысить ее эффективность. В результате улучшилось качество взаимодействия с клиентами.
- Проект интеграции AI. С идеями внедрения AI приходят сотрудники из многих департаментов и управлений. Технологии ИИ можно использовать для совершенно разных процессов и автоматизировать непохожие друг на друга механизмы. Такие возможности регулярно рассматриваются в крупных ИТ-компаниях, главное — чтобы инициативы были действительно полезными, а не только интересными и необычными.
Команда решает все, нужно лишь правильно ее сформировать
Всё зависит от объема задач и от тех средств, которые готовы выделять руководители. Например, в среднем в управлении внутренними проектами может быть около 30 человек. Одновременно такая команда может вести 5 — 6 крупных и несколько небольших проектов. Как правило в команду набирают разносторонних специалистов, готовых подключаться на разных этапах. Состав может варьироваться, часто к проектам привлекают и специалистов, ранее отвечавших за внешние проекты с клиентами. Что касается ролей, то в командах внутренней цифровой трансформации встречаются роли, продиктованные обязательными этапами:
- Руководители проектов. На эту должность обычно идут креативные люди, поскольку их задача — управление разными, не похожими друг на друга кейсами, а для этого требуется постоянно искать нестандартные решения. Руководитель может вести один большой или несколько средних проектов параллельно.
- Бизнес-аналитики. Их полномочия — исследование процессов, целей, задач внутренних заказчиков, работа с требованиями, помощь в разработке ТЗ. На начальных этапах проекта они являются неотъемлемыми специалистами, без которых проект бы просто застопорился. Бизнес-аналитики часто работают в паре с руководителями проектов.
- Аналитики данных. В ведении аналитиков — работа с цифрами и данными. Такие специалисты наглядно демонстрируют ценность инициатив, их эффективность и перспективность. Например, в ходе исследования они могут выяснить, что где-то слишком большие расходы, которые можно сократить, или есть функция, которую нужно оптимизировать.
- Методологи продаж. Эта роль подразумевает разработку и внедрение новых методологий, заточенных под специфику российского рынка. Такие специалисты уникальны и, хотя и сильно упрощают проекты, не распространены на рынке.
Что в итоге?
Для ИТ-специалистов участие во внутренних цифровых проектах ИТ-компаний дает возможность получить разноплановый, нестандартный опыт, прокачать скиллы по управлению проектами, а не их администрированию. Несмотря на то, что при реализации новых инициатив могут возникнуть сложности, такие как сопротивление изменениям со стороны других подразделений, например, сложность интеграции или высокие затраты ресурсов, в итоге новые технологии, внедренные с умом, приносят большую пользу бизнесу.