Как менеджеру справиться с работой из дома: 24 совета по управлению собой и командой

Эпидемия, кризис, самоизоляция. Более 3 миллиардов людей по всему миру вынуждены находиться дома, сдерживая распространение вируса и снижая нагрузку на медицинскую систему. И это просто офигеть как много людей!

Для меня как руководителя мало что изменилось: я живу один, работаю в основном из дома уже более пяти лет, а в этом году моя компания 'Make it in Ukraine' сознательно отказалась от офиса.

Многие же оказались неготовы к таким изменениям в привычном распорядке дня. Времени как будто стало больше, но работаешь до ночи. Всё и все отвлекают. Какие-то новые инструменты и мессенджеры. Угроза потерять работу. Стресс, апатия, гнев.

Се ля ви! Остается только учиться и адаптироваться к новым условиям.

Я подготовил 24 совета, которые позволят вам чувствовать себя лучше, успевать больше, меньше нервничать и уставать.

Практикуйте доброжелательность и терпимость. Каждый справляется с ситуацией по-своему. Для кого-то из ваших коллег происходящее сегодня — настоящий стресс. Они могут чувствовать себя тревожно, одиноко, беспокоиться о здоровье своих близких, переживать из-за потери работы своего партнера. Если они продолжают работать и участвовать в звонках, еще не значит, что они в порядке. Поэтому если кто-то опоздал, нервно общается или взвинчен сильнее, чем обычно — не делайте поспешных выводов. Возможно, человеку нужна ваша поддержка. Будьте сдержанны и вежливы, дайте человеку остыть и выговориться. Мы все должны быть добрее друг к другу в это время.

Делайте постоянные чек-ины с командой. Так как теперь у вас нет возможности поговорить с глазу на глаз или оценить эмоциональное состояние по языку тела, введите себе в привычку регулярно спрашивать у своих сотрудников и коллег: "Как твои дела? Могу ли я помочь?" Поставьте себе напоминание или заранее запланируйте сообщение в Телеграм (долгое нажатие на кнопку «отправить» в чате). Преимущество онлайн-чекинов в том, что у вас есть возможность пообщаться с 1-5-10-20 людьми за день буквально за час-два времени, так как большинство ответит: «Все хорошо». Но уделите время и покажите свою заботу тем, кто решится рассказать вам о своих проблемах.

Найдите способ порадовать и повеселить свою команду. Для многих сотрудников сейчас нелегкое время. Некоторые из них чувствуют, будто их разлучили с семьей и домом, которыми вы для них стали. Создайте повод для радости. Придумайте смешной дресс-код для следующего недельного митинга, отправьте им домой посылку с фруктами или создайте отдельную комнату в зуме, где можно пофлудить с коллегами и поделиться мемами об удаленной работе. Найдите что-то, что сработает именно для вашего коллектива :)

Откажитесь от всех звонков, от которых можете. Видеозвонки отнимают у нас намного больше энергии, чем реальные встречи, так как мы не чувствуем собеседника телом, и мозгу приходится больше напрягаться чтобы внимательно и активно слушать. Плюс постоянные уведомления, соблазн открыть новую вкладку браузера, перебои со звуком… Просто задумайтесь, нужны ли вам эти постоянные созвоны? Или достаточно просто пошерить гугл-документ? Вы хотите провести три звонка подряд или все-таки обсудить все задачи в Asana и на звонке только принять решение?

Заранее высылайте четкий план звонка всем участникам. Если вы не можете подготовить план звонка или он выглядит неполным, глупым и странным, смело отменяйте звонок.

Больше документов, меньше презентаций. Документы (Google или Notion), позволяют участникам работать асинхронно и в своем темпе изучать и комментировать предложение.

Выработайте правила беседы. Например, организатор встречи самостоятельно раскрывает топик и выборочно задает вопросы участникам. Или постройте систему, в которой те, кто хочет взять слово, должны дать сигнал на камеру (поднять руку) или отправить сообщение в чат. При этом все равно должен быть модератор, который не позволяет разговору уйти в никуда.

Выключите микрофон, если не собираетесь говорить прямо сейчас или находитесь в шумном месте.

Улыбайтесь и вообще сделайте приятное выражение лица, когда вас все видят на экране. Отсутствующее или серьезное лицо мешает говорящему сосредоточиться и повышает градус напряженности в чате.

Ведите заметки! Это реальное преимущество онлайн-митингов — на реальных встречах постоянная запись за собеседниками отвлекает и смущает, но в онлайне этого никто не заметит! А еще можно сохранять видео со встречи и пересматривать на 2х скорости.

Выключите камеру, если у кого-то из участников плохое интернет-соединение. И не заставляйте людей включать камеру, если вы не проводите кастинг.

Если вы делаете много звонков и у вас не Macbook, задумайтесь о покупке отдельной камеры. Камеры на большинстве ноутбуков низкого качества, а вы как будто говорите за мутным стеклом.. Это очень важно для продавцов и тех, кто связан с презентацией себя и идей.

Выберете себе удобный офисный стул, купите подставку для ноутбука или стол-трансформер. Я купил подставку и могу уверенно сказать, что это одна из лучших покупок года. Зайдите на доску объявлений — сейчас сотни компаний продают офисную мебель за копейки.

Купите звукоизолирующие наушники. Я лично не страдаю от лишнего шума, но если вы живете не один, или соседи начали делать ремонт, вам без них не обойтись. Сейчас на рынке их десятки разных, на любое ухо и на любой бюджет, от 30 до 600 баксов.

Заранее планируйте свой отдых, обед и перекусы. У них может не быть четкого времени, но знайте, чем вы займетесь, когда захочется отдохнуть. Приготовьте еду заранее.

Одевайтесь на работу, но одевайтесь комфортно. Не поддавайтесь соблазну работать в трусах в кровати, но и затягивать галстук тоже нет смысла. Выберите свои любимые штаны и сделайте их рабочими. Каждый день надевая их, вы будете погружаться в рабочее настроение.

Не позволяйте себе прокрастинировать, пока не сделайте самые важные дела. Не идите на уступки с собой, пока не выполните все, что себе обещали. Понимание, что дел не избежать, всегда дает дополнительную энергию.

Идите на прогулку во время звонка. Если звонок 1 на 1 или вы будете 90% времени слушателем, надевайте наушники и прогуляйтесь вокруг дома. Разгоните кровь, подышите свежим воздухом. Только ничего не трогайте руками!

Потренируйтесь! Создайте дома спортивный уголок и идите туда после каждого митинга/крупной задачи. Позанимайтесь 5-10 минут, это даст вам энергию минимум на полтора часа. Я за время карантина в среднем отжимаюсь 8 подходов по 25 раз, плюс немного йоги и растяжки во время каждого подхода. Рекомендую приложение Alo Moves — к сожалению, только на английском.

Делайте самые сложные задачи, когда у вас больше всего энергии. Для кого-то это утро, для кого-то — ночь, когда вокруг тихо и темно. Мне получается лучше всего делать трудоемкие задачи перед обедом и ужином: ставки слишком велики 😄

Сделайте все задачи до 5 минут с самого утра. Посмотрите на свой список задач, уверен, что часть из них можно сделать за 5 минут (еще есть задачи для выполнения которых, нужно кому-то сначала написать или позвонить). Сделайте это и получите с самого утра дозу легального дофамина.

Сон и тренировка — ваши друзья. Карантин позволил мне добиться того, что у меня никогда не получалось — ложиться спать в одно и то же время. Это значительно улучшило мое самочувствие, работоспособность и фокус. А тренировки, особенно медитация и дыхательные упражнения, помогают держать в тонусе иммунитет и ясность мысли. Попробуйте.

Ставьте себе небольшие челленджи на день. Это может быть ограничение не есть сахар после обеда, не заходить в инстаграм или написать небольшую статью. Такие небольшие достижения вскоре превратятся в прекрасные привычки. Keep it going!

Будьте непродуктивными. Позволяйте себе немного расслабиться и не корите себя, если вдруг чувствуете недостаточную эффективность. Мы все подвержены циклам, и стоит найти тот режим, который позволит быть продуктивным, не напрягаясь. У меня лучше всего получается один день впахивать (12 часов работы), один день работать расслабленно (4-8 часов), включая выходные, но я предприниматель-трудоголик, поэтому пример может быть не показательным 😅

На этом все, надеюсь, было полезно. Делитесь со своими друзьями и пишите ваши советы для продуктивной работы из дома.

Stay tuned!

#удалённаяработа