Клиент увеличил оборот в 10 раз, но внутри команды случился хаос. Как мы наладили процессы с помощью бизнес-аналитики
Когда бизнес растет, часто в нем растет и хаос. Обороты увеличиваются, но основатель вдруг понимает, что все процессы завязаны на нем. С утра до ночи нужно решать микрозадачи, а вокруг собрались люди, с которыми не очень-то по пути. Но с этим реально справиться при помощи бизнес-аналитики.
Привет 🖐🏻 Меня зовут Анастасия Заран, я руковожу консалтинговым агентством «Разумный маркетинг». Обычно мы помогаем бизнесу увеличивать показатели, используя аналитику данных. Проводим количественные и качественные исследования, находим точки роста и вместе ставим цели на будущее. Но в случае с Pashin Maslo было не совсем так.
Pashin Maslo — это бутиковое производство масел и лакомств из семян орехов. В 2022 году компания резко увеличила оборот: с 600 000 рублей до 6 000 000 рублей в месяц, то есть в 10 раз. С прибылью было всё в порядке, бизнес масштабировался, но основатели всё равно чувствовали, что процессы внутри хромают. Сотрудники работали за троих, руководители контролировали каждую мелочь, а отпусков и выходных у команды не было вовсе.
В статье расскажу, как после работы с нами у Pashin Maslo получилось избавиться от хаоса в процессах, полностью изменить структуру компании и сформировать коллектив, который отвечает их ценностям.
Поговорили с основателями и выявили глобальные проблемы: переработки, финансовый хаос и микроменеджмент
Основатели Pashin Maslo Алексей и Наталья попросили нас посмотреть на структуру компании: подсветить слабые места и предложить новые модели работы. Мы начали с интервью и выявили часть проблем, которые лежали на поверхности 👇🏻
❌ Почти все процессы завязаны на основателях, а хочется делегировать текущую рутину и заниматься стратегическими целями. Выйти на международный рынок, запустить франшизу, производить оборудование и стать мировым лидером.
❌ Сотрудники перерабатывают. После восьми часов рабочего дня всю команду нужно отправлять домой, но в реальности персонал трудился намного больше.
❌ Нет системы в распределении прибыли, хотя нужны отдельные фонды для зарплат, обучения команды, рекламы, покупки оборудования, соцпакета и благотворительности.
❌ Нет четких ролей внутри команды. Отвечать клиентам в соцсетях может как маркетолог, так и Наталья. А посеять тмин — как маслодел, так и Алексей.
Мы визуализировали пожелания основателей Pashin Maslo в виде майнд-карты в Miro 👇🏻
Взяли интервью у 30 сотрудников и проанализировали бизнес-процессы
После брифа Алексея и Натальи мы решили поговорить с каждым сотрудником. В команде было 30 человек, опросили всех: от личных помощников до упаковщиков и уборщицы. Только так можно было понять, как работает каждый отдел, чтобы оптимизировать внутренние процессы.
Нам удалось собрать много информации и несколько ценных инсайтов, теперь нужно было систематизировать данные. Делать корпоративную инструкцию на 20 страниц не хотелось. Обычно такие документы читаются один раз и тут же забываются. Вместо этого мы оформили простую и понятную структуру в Miro, где все процессы отражены наглядно: через яркие блоки, стрелки и главные тезисы.
Вот как мы выстроили процесс работы 👇🏻
1. Описали текущую структуру Pashin Maslo и взаимосвязи между сотрудниками. Указали зоны ответственности и взаимосвязи сотрудников внутри команды.
2. Поговорили с каждым из цехов: «Производство», «Отдел заботы» и «Маркетинг». Опросили маслоделов, нутрициолога, бухгалтера, менеджера проектов, дизайнера, маркетолога, упаковщиков и даже тех, кто занимается розливом масел. Сформировали интерактивную документацию, где в одном окне можно увидеть: функционал, процессы при нестандартных ситуациях, все документы, которые использует сотрудник и многое другое.
3. Собрали один большой документ с расшифровкой всех интервью. А в Miro прикрепили отдельные файлы с ответами каждого сотрудника.
4. Главные тезисы из интервью вынесли в Miro и структурировали по категориям:
- перспективы сотрудника для себя и для компании в целом;
- план действий, если компания выходит на новый уровень;
- особенности каждого отдела и Pashin Maslo в целом;
- зоны ответственности и делегирование задач;
- неудобства в работе;
- функционал.
Вот как Наталья комментирует нашу работу 👇🏻
«У команды Насти получилось сделать глубокую философскую работу. В процессе беседы у меня включалось „медленное“мышление, потому что вопросы не были поверхностными. Они взяли интервью у каждого из 30 человек команды, включая упаковщиков, уборщицу и бухгалтера. Хотя никогда раньше не общались с ними на таком уровне.
„Разумный маркетинг“увидели нас большой компанией. Возможно, мы и сами себя такими не видели».
5. Собрали общие выводы 👇🏻
✔ Чтобы сделать бизнес автономным, нужен операционный директор.
✔ Лучше нанять дополнительный персонал, чтобы готовить масла и лакомства впрок — для поставки на маркетплейсы.
✔ Большинству сотрудников было бы интересно развиваться на текущем месте.
✔ Чтобы сократить количество рабочего времени в чатах, нужно перейти на онлайн-планирование. Например, завести общую доску в любом таск-трекере — так информация не будет теряться.
✔ «Отдел заботы» нужно перевести в CRM — чтобы сократить время на контакты с клиентами и расширить целевой портрет покупателей.
✔ Все финансовые вопросы нужно передать бухгалтеру — и освободить время основателей на работу с глобальными бизнес-целями.
✔ Для каждого из отделов нужен идеолог, или product owner, — так получится решить проблемы микроменеджмента и переработок. Предложили Pashin Maslo делегировать рутину новому персоналу и внедрить бизнес-аналитику.
Предложили, что делать дальше
На основе интервью с командой мы предложили работающую бизнес-модель для Pashin Maslo 👇🏻
1. Порекомендовали платформы для расширения персонала и дали инструкцию, как искать сотрудников. Посоветовали нанять трех руководителей, чтобы Наталье и Алексею не пришлось менеджерить работу каждого отдела:
- администратор — будет контролировать HR, бухгалтерию и юриста;
- руководитель по развитию — встанет во главе отделов продаж и маркетинга;
- руководитель производства — возьмет на себя работу с маслоделами, разнорабочими и техническим сотрудником.
2. Собрали фокусы ключевых сотрудников команды. По сути, это их зоны ответственности и функционал. Чтобы каждый занимался своим делом, а роли были распределены правильно. Например, руководитель по развитию должен заведовать продажами, анализом рынка и работой с партнерами. А ведущий маслодел — обеспечивать бесперебойное производство продукции.
Формат такой иерархии закрепляет за каждым членом коллектива свою зону ответственности и позволяет всегда выполнять план на 100%, системно
3. Описали все бизнес-процессы внутри цехов. Какие задачи включают в себя «Маркетинг», «Продажи», «Отдел производства масел», «Отделы доставки» и административный блок.
4. Прописали функционал для каждого сотрудника в отдельности: обязанности, важные для работы документы и сервисы. Например, главная задача ведущего маркетолога — разработать стратегию продвижения и следить за ее реализацией внутри отдела.
5. Посоветовали внедрить аналитические инструменты:
- CRM — чтобы контролировать все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизировать продажи;
- ERP — чтобы управлять основными бизнес-процессами, включая финансы, бухучет, цепочки поставок, управление персоналом, закупки и продажи;
- Яндекс Метрику — чтобы наблюдать за конверсией сайта;
- Google Диск — чтобы хранить, редактировать и синхронизировать файлы;
- Google Календарь — чтобы отдел маркетинга мог планировать акции и спецпредложения;
- Google Meet или Zoom — чтобы взаимодействовать с фрилансерами и сотрудниками на удаленке;
- СДЭК — чтобы управлять заказами клиентов;
- 1С — чтобы автоматизировать торговлю и бухгалтерию.
6. Предложили, как распределить прибыль по фондам 👇🏻
7. Прописали систему мотивации для команды. Сотрудники Pashin Maslo смогут получать баллы за каждые полгода и год работы в компании, а еще за выполнение планов отдела и внутренние KPI. Затем их получится обменять на обучение, повышение или денежную премию.
Вот как Наталья комментирует результат 👇🏻
«После анализа от „Разумного маркетинга“нам стало понятно, кто может расти внутри компании, а кто не на своем месте. Нам пришлось расстаться с частью сотрудников, сейчас мы полностью обновили состав команды. Еще мы поняли, как организовать тех, кто работает онлайн, и тех, кто работает в мастерской. Это крутая HR-работа.
Сейчас мы идем к идеальному результату, но стараемся не спешить. Аналитика от Насти — как хорошее вино. Она актуальна сейчас и останется актуальной даже через много месяцев».
Вместе с Pashin Maslo мы проделали огромную работу, я очень благодарна Наталье и Алексею за такой интересный опыт. Проект запускали на старте «Разумного маркетинга», поэтому наша команда получила за него 150 000 рублей. После этого кейса сотрудники больших компаний говорили мне, что нужно приписывать к такой услуге еще пару ноликов. Так и произошло, поэтому теперь ценник на бизнес-аналитику у нас стартует уже от 1 000 000 рублей.
Подписывайтесь на мой канал в Телеграме, а в комментах признавайтесь: какие трудности у вас есть на текущем месте работы или в собственных бизнес-процессах?
Так и получается всегда. Когда всё идёт хорошо и продажи/оборот растет люди внутри команды начинают спорить и т д. Это часто так
Из-за чего спорить?
это закон мёрфи, что тут поделаешь, нужно быть всегда на стреме
Очень большой анализ. Не верится, что все это можно сделать с помощью аналитики.
Рабочий инструмент, который популярен, когда руководители отделов сами пишут регламенты и должностные инструкции своего отдела.
Но по этой работе я поняла, что взгляд руководителя и непосредственного исполнителя на тот или иной процесс, может сильно различаться, даже внутри отдела у людей, которые делают одну и ту же работу (но с разным подходом).
Помню, как упаковщики даже спорили между собой на общем интервью)))
Классный кейс, много интересной опыта собрали, спасибо!
Они уже все внедрили инструменты или пока только команду обновили?
Благодарю!
50-70%, но это за 2 года