Пирамида Минто: как проводить онлайн-совещания быстро и эффективно

«Вживую» совещания бывают слишком частыми, долгими и бессмысленными. В удаленной работе командные обсуждения могут требоваться чаще, а проходить еще хуже.

Пирамида Минто — фреймворк из международного консалтинга, который поможет лаконично представлять свою мысль собеседникам, сделать обсуждения короче и результативнее. Как его использовать, рассказывает Мади Шахрур, партнер студии коммуникаций BEsmart.

По данным PowWowNow, дистанционные работники тратят на коммуникацию в среднем два часа каждый день. При этом 44% этого времени — это неэффективные коммуникации.

Вот основные ошибки, которые делают командные совещания в онлайне скорее унылым скайпом, чем бодрым обменом мнениями:

Остановимся на последнем пункте: как должен подготовиться каждый участник совещания, чтобы донести свою мысль понятно и быстро?

Пирамидальную структуру речи придумала Барбара Минто из McKinsey. Она предложила использовать ее для подготовки любых деловых сообщений — писем, выступлений, коротких питчей. Эта универсальная структура позволяет точно донести свою идею и объяснить ее.

Пирамида — это иерархическая структура. Все компоненты в ней расположены от главных к второстепенным. Поэтому подготовка речи начинается с поиска главной мысли.

Проще укладывать детали новой информацию в уже понятный общий контекст — так же, как укладывать пазл, сначала собрав рамку.

Вы должны сразу объяснить, что буду доказывать ваши тезисы, какую идею вы предлагаете рассматривать вместе с вами в течение вашей речи. Иначе ваши тезисы не обязательно приведут слушателя к вашим выводам.

Например, грядет планерка по ивент-стратегии вашей компании в период ограничений для массовых мероприятий. На повестке вопросы: переносить ли участие в полном объеме на онлайн-конференции, корректировать ли бюджет по этим статьям, в какую сторону.

Например, главная мысль вашего спича на совещании будет такой: «Мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн. Бюджет можно существенно сократить без ущерба для ключевых событий».

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, PR-директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

Определите идеи второго уровня, которые раскроют каждый из ваших тезисов.

Например, тезис о том, что мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события, можно подкрепить следующим образом:

Мы начинаем готовить свою речь с поиска главной мысли. Но на самом совещании может понадобиться ввести слушателей в контекст — объяснить, почему вам вообще нужно обсуждать эту идею. Для этого нужно описать ситуацию и ее развитие — получится короткое вступление.

Почему мы готовим вступление после основной содержательной части, хотя говорить начинаем с него?

Вступление состоит из двух частей — ситуация и развитие ситуации. Они опираются на идеи из основной части пирамиды. Такое вступление сможет сразу раскрыть ряд важных вопросов.

Так мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.

После каждой группы фактов поставьте выводы, чтобы слушатель шел по ним в вашем направлении. В конце речи перечислите основные идеи и сформулируйте общий вывод — повторите главную мысль, опираясь на свои доказательства.

Пример основного вывода в конце речи:

Цели, которые мы ставили перед участием в профессиональных конференциях, остаются для нас актуальными. Онлайн-конференции в некоторых случаях дают нам больше возможностей, в том числе бесплатного участия в неохваченных ранее событиях. Таким образом, мы можем увеличить продуктивность работы при том же бюджете и даже снизить расходы за счет отмены застройки стендов — не отказываясь от ключевых событий.

Сейчас кажется, что все рухнуло, но на самом деле перестроить нашу работу не очень сложно. Пока достаточно выполнить понятные шаги, собрать информацию с внешних ресурсов по событиям и с внутренних — по актуальным темам, с которыми мы готовы выступить в онлайн.

И поделитесь этим чек-листом со своей командой, чтобы следующий созвон в Zoom был динамичным и по делу.