Как сделать инвентаризацию в отеле

Что такое инвентаризация и зачем ее делать? Это подсчёт продуктов, посуды, мебели, химии, белья и прочее, все вместе товарно-материальные ценности (ТМЦ)

Делать ее важно и нужно с определенной периодичностью, чтобы понимать, что есть в наличие.

К примеру, без проверки и подсчёта средств для уборки номерного фонда в гостинице, придут горничные и скажут, что им нечем мыть сантехнику. Пойдёт супервайзер на склад, а там и нет ничего. Не помыть номер, конечно, не вариант, ожидая, пока поставщик привезёт заявку, поэтому придётся бежать в магазин. Казалось бы, мелочь, но неприятная.

Я расцениваю это как отсутствие стандартов в процессах учета. А по сути дела, это процесс, который нужно отстроить, как и многие. При этом ревизию необходимо делать для каждого подразделения без исключения. Возможно, корректируя сроки.

К примеру, если дело касается расходных материалов, инструментов или продуктов питания, то это нужно делать чаще, посуды, мебели и постельного белья - реже.

Чтобы инвентаризация проходила легко и быстро, нужно первоначально настроить систему складского учета. Сам склад оборудовать так, чтобы все лежало на своих правильных местах. А выдача происходила не потому что «ой, я забыла сказать, что губки закончились, принесите», а в четко отведённое время. Лучше утром, когда сотрудники с вечера оценили, что за день у них закончилось.

Это позволяет сохранить время и нервы руководителя, которому не придётся отрываться от рабочих процессов и бежать выдавать губки. При этом при подсчете важно учесть, сколько инвентаря и оборудования есть в наличие и в каком оно состоянии. А в случае высокого процента порчи или использования, высчитать новый заказ. Но обязательно так чтобы вписаться в бюджет и сроки.

Рассчитать нужное количество, которое не заполнит весь склад. И важно не слить все деньги на одну статью расходов.

На самом деле посчитать можно все, даже расход туалетной бумаги на номер, учитывая стандартную выкладку при комплектации номера на заезд, исходя из категории номера и вместимости. Для чего? Для того чтобы случайно не заказать 2000 рулонов, как это было у меня в отеле со вместимостью в 61 номер, а потом прятать их по всем полкам, стоит все-таки посмотреть, сколько рулонов в упаковке. Не совершайте моих ошибок. Я с этим запасом с начала сезона смогла доработать почти до его окончания. Бумага нас очень выручила после потопа в городе, когда вода ушла, а заражение осталось.

Как проходит инвентаризация? Лучше всего это делать парами, где один человек берет бумажку и пишет все подряд, пока второй считает и диктует. Считать, чтобы ничего не пропустить, стоит по или против часовой, записывая все подряд. Это позволит ничего не пропустить. Иногда заранее готовятся инвентаризационные ведомости, если речь идёт о номерном фонде. Он, как правило, одинаковый. Поэтому готовится пустографка с наименованиями, которую также можно сделать, зайдя в пару номеров и выписав все, что имеется в номере, а далее по аналогии считать остальные номера.

Расходные материалы и посуду лучше считать по номенклатуре, которую мы, со своей стороны на работе, брали из 1с.

Здесь уже на усмотрение бухгалтера, кто в какой программе работает. Нам так было удобно сверять по конкретному товару, занесённому в программу, в соответствии с накладной. Также достаточно просто, считая выдачу, получать остаток. Далее считать остаток и сверить итоговый результат.

К примеру, как делали мы: каждые 10 дней считали выдачу со склада, а раз в месяц - остатки на складе.

Нам это нужно было для понимания себестоимости номера, а по окончанию месяца - для сведения бдр, чтобы не перерасходовать бюджет.

Повторю написанное выше: учёт на предприятии крайне важен. Это позволяет оценить остатки, спрогнозировать закупки, выявить воровство. При этом на инвентаризации можно оценить состояние своих средств: требуется ли замена или ремонт. А как свести инвентаризацию и превратить ее в рабочий инструмент, на основании которого будут приниматься решения о закупках? Оцифровать. Да, долго, нудно, муторно забивать все в таблички Exel: естоположение, предмет, количество, примечание. В примечаниях удобно прописывать состояние посуды или постельного белья, а именно: новое, битое, цветное, белое. Все.

А дальше подряд записывать все, что насчитали на инвентаризации. Это самый долгий процесс, требует усидчивости и внимательности. Поэтому тут тоже лучше делать вдвоём: один печатает, второй диктует. А на основании простого файла сделать сводную таблицу. Никакой магии.

Чем конкретно удобен этот документ: - Понимание, что должно быть в помещении. Или наоборот: где лежит или лежало. - Быстрый подсчёт ТМЦ

Очень полезно, кстати, при аренде помещений, когда сдать нужно в первозданном виде. Или при подписании договора сводную таблицу можно превратить в акт приема-передачи. И тогда не возникнет спора, сколько новых, а сколько использованных полотенец необходимо вернуть.

Страшно? Честно говоря, в первый раз очень.

Если у вас есть свои идеи, как упростить людям жизнь, поделитесь. Это будет очень полезно. Не жадничайте опытом.

Ставьте лайк, если статья была интересна.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые публикации о работе в отелях.

⚫ Мой тг канал с интересными кейсами о работе в отелях, менеджменте и туризме https://t.me/bychkova_o

⚫ Пишите в тг, если у вас есть вопросы по построению системы продаж в отеле @bychkova_ol