Как выстроить систему контроля, чтобы тратить на ее проверку 30 минут в день?

Многие сталкивались с тем, что в бизнесе все вроде бы настроено, а жалобы от клиентов постоянно поступают. При этом ваш менеджер смотрит на вас честными глазами и уверяет, что все сделал по инструкции 🙄

Или вам знакомо ощущение, что вроде бы что-то настроили в отделе продаж, а жизнь не особо поменялась. Все равно принимаете участие и постоянно помогаете своим сотрудникам.

Ольга — основатель компании Sold out, так же когда-то погружалась во все процессы своих сотрудников и следила за каждым их шагом, пока не осознала, что ее работу за нее никто другой не сделает.

Да, очень тяжело делегировать и доверить сотруднику. Но при правильном подборе, выстроенной системе и точках контроля — это все будет просто!

Наши клиенты часто говорят, что мечтают заняться масштабирование бизнеса, но «операционка» вечно их затягивает обратно.

Согласитесь, что, когда у вас выстроены данные точки контроля, работать становится спокойно и можно довериться сотрудникам? Мы строим свой продукт на реальном опыте управления, поэтому понимаем руководителей и их опасения.

Чтобы тратить на контроль системы 30 минут день, необходимо ее правильно выстроить и впоследствии поддерживать. Она будет давать результат только в том случае, если будет работать ВСЕГДА.

А что делать после того, как все настроил?

✅ У собственника и всей компании отличая дисциплина

✅ Клиенты и вся информация о них быстро и подробно заносятся в CRM-систему, данные периодически обновляются, настроены все необходимые интеграции

✅ Каждое утро начинается с оперативки

✅ Благодаря CRM вся отчетность формируется

✅ Клиенты довольны работой компании. Если появляются негативные отзывы, то они сразу же обрабатываются

Вроде все понятно, но… Многие меня спрашивают: “а какие отчеты надо делать в CRM?”

Обязательно нужно настроить воронки продаж. Это можно сделать в любой CRM-системе. Распишите этапы и проанализируете, где вы теряете клиента.

💡Отдельно создать воронки по разным каналам

💡Внутри каждого канала сделать отдельные воронки: по новым, текущим и ушедшим клиентам

Таким образом, вы будете наблюдать, где происходят глобальные потери. И уже далее можно проводить работу над ошибками.

Отчет по активности сотрудника. С его помощью вы поймете, какие показатели должны сделать сотрудники отдела продаж каждый день и установите эталонные показатели по этим цифрам. Например:

По каждому показателю должен быть эталонный показатель на каждый день и отчет, который должен показывать по системе светофор, выполняет ли сотрудник план или нет по данному показателю:

Отчет-Доска. Что это означает? По факту, за каждым сотрудником нужно контролировать план-прогноз по его цифрам.

План-прогноз — это формат, когда вы считаете процент выполнения плана на текущую дату.

(План на месяц)/(количество рабочих дней)*(количество отработанных дней) = нынешнее состояние плана продаж

(Нынешнее состояние плана продаж)/(план на месяц) = процент выполнения плана

Здесь мы также используем систему светофор:

🔴 сотрудники, которые находятся в менее 80%

🟡 от 80 до 100%

🟢 свыше 100% плана

Для того чтобы контролировать отдел продаж, нужно ежедневно смотреть данный отчет в автоматизированном режиме. Также дополнительно сотрудники должны заполнять подобный формат на доске! Это необходимо для того, чтобы на них не сработал принцип. Сотрудники не хотят видеть текущие результаты сегодня и предпочитают подумать об этом завтра. Все просто: когда сотрудник руками заполняет цифры на доске — это приводит их в настоящие показатели.

Отчет план-факт по текущей клиентской базе. Здесь вы должны поставить по каждому клиенту планы на текущий месяц, исходя из доли в клиенте. То есть заложить прирост в каждом клиенте. Каждую неделю составлять план-факт. Клиенты, которые находятся в плане, опять же попадают на зеленую зону, от 80 до 100% плана — в желтую, а менее 80% плана — в красную.

Таким образом по каждому сотруднику появляется клиентский портфель. Внутри каждого находятся клиенты, которые выполняют либо не выполняют плановые показатели.

Для руководителя это очень удобный инструмент, потому что вы сразу видите, какой клиент не сработал. Далее можете, например, прослушать звонок с этим клиентом и дать рекомендации менеджеру, как сделать так, чтобы этот клиент зашел к вам в выручку.

Отчет по переданным заявкам. Если вы настроили входящий трафик, то по каждому менеджеру должны быть лимиты по входящему трафику. Мы устанавливаем, сколько он получает горячих, холодных и теплых лидов и, конечно же, мы должны настроить статистику: сколько мы дали ему лидов и какая конверсия получилась из лида в продажу, с каким средним чеком и какие деньги он заработал с этого канала.

По каждому сотруднику мы контролируем снова план-факт для того, чтобы сравнивать эталонные показатели с тем, что мы получили в итоге.

Все начинается с вашей мотивации вырасти на следующий уровень ведения бизнеса и заработка денег. Если вам важен проводник на пути к новому масштабу бизнеса, то переходите на сайт и записывайтесь на консультацию)

Если вы хотите ежедневно узнавать больше об управлении и продажах — переходите в наши социальные сети: телеграм-канал и запрещенную социальную сеть и группу Вконтакте

С другими кейсами и нашими услугами вы можете ознакомиться на сайте)