У семи нянек дитя без глаза или чек-лист для менеджера по максимизации эффективности общения команды

Все слышали эту поговорку, но мало кто понимает, насколько это всеобъемлющий постулат менеджмента. Каждый хоть раз был на звонке с десятками человек, и понимает, что большинство людей в такой ситуации просто смотрят на часы, ожидая, когда он кончится. Можно вывести формулу: суммарная продуктивность чата/ звонка/ митинга обратно пропорциональна числу участников. По Парето, 20% участников ведут 80% обсуждения. Но тут как в анекдоте:

Очевидно, 80% команды не сократить. Решение кроется в поиске путей максимизации эффективности обсуждения. Конечно, нет и не будет формулы успеха, как минимум из-за разной специфики команд и компаний, но исходя из своего опыта в разных ролях, я составил небольшой чек-лист моментов, на которые менеджменту стоит обратить внимание и хотя бы задуматься.

Четкое разделение обязанностей

Очень часто слышу рассказы коллег, что порученная задача теряется между кучей работников. Поверьте, далеко не все компании грамотно используют таск менеджмент, особенно если задачи «внеурочные». Например, вы поговорили о технологиях и решили, что нужно изучить, провести сравнение и сделать выбор. Но в виде задачи нигде не зафиксировали. Вероятность того, что команда будет переводить стрелки друг на друга и затянет задачу крайне велика. Все, что вы обсудили должно быть зафиксировано на доске, с ответственными лицами. Вспомните любые онлайн игры, хилер должен хилить, а танк — танковать.

Выбрать главного

Вспомните, как зачастую происходит организация тусовки. Всегда должен быть центр принятия решений - тот, кто соберет деньги, закупится, забронирует столик в кафе, организует трансфер. Понятно, что иерархия компании априори предполагает это, но представьте, над какой-то фичей работает 3 человека одного ранга, поэтому нужно, чтобы среди них был тот, кто будет готов говорить за всех. Выявляйте инициативных людей и поощряйте за это.

Подводить итоги звонков

У всех бывает такое, что рассказываешь друзьям историю и кажется, будто уже говорил об этом, и оказывается, что рассказываешь ее уже в третий раз. В деловых звонках точно так же, к следующему звонку то, о чем вы говорили может благополучно быть забыто и придется по новому кругу обсуждать то, в чем вы, вроде бы пришли к консенсусу. Возвращаясь к предыдущему пункту, назначьте того, кто будет вести записи звонка, в live формате. Обсудили, он подытожил обсуждение, пошли дальше. Так будет всегда понятно, где остановились, с чего продолжать и так далее.

Повестка для звонков

У каждого, кто работал в IT был хотя бы один звонок, перед которым он не понимал, зачем вообще он нужен, что будем обсуждать и в каком формате. Поэтому в идеале нужно всегда заранее обозначать конкретные пункты для обсуждения. Это позволит выступающим людям заранее подготовиться и сфокусироваться на важных моментах, о которых иначе можно было забыть. К тому же так никто не останется без внимания, если смотреть не на часы, а в список тем для обсуждения.

Сферы ответственности

Все знают вот эту историю, когда нужно получить доступы к базе данных, за это ответственен человек А, который отправляет к человеку Б, который говорит, что занимается этим человек В, который возвращает обратно к человеку А. Поэтому если у вас крупный проект, заведите какую-то базу знаний, в которой можно будет посмотреть, к кому по какому вопросу можно обратиться.

Только адресное общение

Это вообще отдельная боль, когда ты получаешь рассылку, к которой ты не имеешь никакого отношения, состоишь в чатах, в которых ты не можешь и слова сказать по теме. А теперь представьте, сколько времени можно сэкономить просто если более четко подбирать, кому нужно участвовать в обсуждении, а кому нет.

Преследуйте качество, а не частоту

Очень часто дейли митинги планируются по 15 минут, если в них участвует 5 человек, на каждого в среднем по 3 минуты, минус приветствия, смолтоки, в итоге остается по 2 минуты высказаться. А в итоге последнего человека в очереди можно не успеть послушать. Не логичнее тогда сделать митинги раз в 2 дня, но по 30 минут, чтобы каждому участнику уделить достаточно времени?

Блокнот и ручка лучше 10 разных тулов

Как думаете, на чем удобнее ехать, на одном велосипеде или одновременно на велосипеде, скейтборде и роликах? Вот, очень часто амбициозный менеджер решает опробовать на команде какой-то новый инструмент, и вот уже в Miro рисуются схемы, в Notion пишутся заметки, в Trello - записываются задачи, а общение ведется в еще 3 разных мессенджерах, не считая электронной почты. Конечно же, можно потеряться во всех этих инструментах. Подумайте, как можно использовать один-два инструмента на максимум, так, чтобы не распылять внимание команды.

Конечно, путь каждой команды уникален, и у кого-то может быть другое мнение на этот счет. Самое главное - постоянно стремиться улучшать взаимодействие команды, слушать каждого и поощрять вовлеченность людей в обсуждения.
Больше заметок об IT для бизнеса вы можете найти в моем телеграм-канале.