Если не контролировать эффективность сотрудников, в бизнесе будет хаос. Если просто записывать время на задачи, получится куча непонятных и бесполезных цифр, из которых не сделать выводы. Рассказываем, как сделать полезную бизнесу отчётность, в которой отражено главное — связь между работой сотрудника и деньгами, которые он приносит в компанию.
Зачем бизнесу нужна система контроля сотрудников
Когда мы начинаем строить бизнес, то быстро осознаем — заниматься постоянно микроконтролем и держать всё в голове невозможно, нужна система отчётности. Обычно это 3 базовых отчёта для любого бизнеса — баланс, прибыль/убытки и денежный поток. Это уже даёт ощущение некого спокойствия — мы как будто начинаем осознанно управлять, а не наугад принимать решения. Двигаемся дальше.
Если бизнес проектный, то начинаем считать прибыль с каждого проекта и сравнивать их между собой. Кажется логичным, это помогает выяснить, какой проект приносит больше денег при меньших затратах. И вот тут появляется проблема.
С доходом всё понятно — смотрим, какие денежные поступления идут от конкретного проекта за нужный период. Сложнее с расходами — условно, у меня работают 100 человек, каждому я плачу разный оклад и премию. Общий расход посчитать не сложно, но мне ведь нужно знать, сколько конкретно денег ФОТ я трачу на конкретный проект. Проще всего делать это с помощью записи времени.
Если внедрить такую систему отчётности, то можно пойти ещё глубже. Например, стремиться к таким данным — Петя ковыряет проект №1 уже неделю, буквально 40 часов. И приносит это $100. Проект №2 Петя сделал в перерывах, за 8 часов. Он приносит тоже $100. Конечно, эффективность второго проекта намного лучше — переводя на язык денег, в №2 мы инвестировали меньше денег, а принес он столько же. Доходность выше.
Теперь представьте, что в проектах участвуют сотни человек. И работают над ними аналитики, дизайнеры и разработчики из разных команд. Только сложив все точные расходы на каждого члена команды и сравнив их с доходами, можно вычислить прибыль.
Проектов могут быть десятки и сотни, а людей ещё больше, и есть те, кто работает за оклад, а есть гонорарные системы. Получается, мы не знаем, кому и за что платим, пока не будем контролировать эффективность работы сотрудников.
Важно считать, сколько времени сотрудник реально работает и сколько денег его работа приносит. Так мы не только поймём экономику проекта. Ещё мы будем справедливо мотивировать члена команда — увидели, что прибыль от сотрудника растёт, значит, можно поднять ему оклад.
Исходные инструменты
Глобальная цель, которую мы поставили — получить возможность отслеживать и анализировать распределение затрат ФОТ по проектам и контролировать эффективность сотрудников. Дополнительная — видеть, сколько часов из положенного времени сотрудник реально работает.
Сейчас на рынке есть десятки приложений для учёта времени сотрудников, распределения его по задачам и конвертации его в деньги. У нас работает Финолог — в нём удобные API, возможность выставлять и оплачивать счета, интеграция с банками. Поэтому всю систему создания отчётов мы строим вокруг него.
Вся команда работает через Jira — это удобный менеджер задач, в котором можно вести сотни проектов, обсуждать задачи и отслеживать всё происходящее.
Самостоятельно Финолог и Jira не выдадут вам отчёты по экономической эффективности сотрудников. Для этого нужно автоматизировать процессы и связать сервисы между собой.
Если хотите также, то приходите в «Изоленту» — мы в ней как раз разбираемся в бизнес-процессах и настраиваем связь между разными сервисами. Так, чтобы можно было ничего не трогать, а оно само работает.
Сбор информации
Сначала нужно узнать, сколько времени каждый член команды тратит на конкретную задачу. Тут помогает система иерархии из Jira. В ней есть проекты, в каждом из которых есть задачи. Для последних можно назначить исполнителя и менять его в процессе выполнения.
Если проще, то выглядит так:
- Берём проект, в нём делаем много разных задач.
- Для «Задачи №1» нужен разработчик, дизайнер и администратор. Каждый из них в своё время назначается исполнителем и записывает, сколько времени потратил на эту задачу.
- Процесс повторяется для всех задач.
В нашей команде принято фиксировать время самостоятельно — каждому нужно быть добросовестным и аккуратным. Причём записывается время не только на выполнение самой задачи, но и побочные дела и операционку.
В итоге в Jira есть информация о том, сколько времени потратил каждый сотрудник на каждую конкретную задачу.
Создание базы данных
С помощью Jira API мы настроили ежедневную (а точнее, ночную) отправку файлов с данными о времени на сервер. Затем с помощью сервиса для автоматизации Zapier эта информация добавляется в таблицу Google Sheets — чтобы потом к данным можно было применить свои формулы и сделать расчёты.
В итоге получается база данных, откуда мы можем получить информацию о том, кто, когда и где записывал время, а значит работал.
Посчитаем, сколько сотрудник действительно работает
У нас есть члены команды, которые получают фиксированную сумму за месяц. Мы хотим знать, насколько хорошо они отрабатывают эти деньги.
С помощью сводных таблиц и функции QUERY мы находим сумму отработанного времени за месяц для каждого члена команды. Чтобы понять, много это или мало, нужно узнать количество предписанных рабочих часов для каждого сотрудника. Учитывая больничные, отпуска и праздники.
В таблице с базой данных у нас открыта вкладка, где мы с помощью встроенной формулы «=ЧИСТРАБДНИ» считаем количество чистых рабочих дней и затем отнимаем праздники. Получившаяся цифра заносится в таблицу сотрудника на отдельной вкладке.
Если человеку нужен больничный, отпуск или отгул, он заполняет Google-форму, откуда данные отправляются в таблицу и там корректируется итоговое число рабочих дней.
Дальше всё просто — число рабочих дней умножается на 8, а потом сравнивается с тем временем, которое сотрудник отработал и записал в Jira.
Итого — у нас выполнена побочная цель, мы видим, кто из сотрудников много отдыхал, а кто перерабатывал. Какая часть оклада отработана, какая нет. Причем буквально в режиме реального времени, ведь данные обновляются каждую ночь.
Выясним стоимость часа работы
Это тоже довольно просто — обыкновенная функция деления в Google Sheets. Гонорар члена команды за месяц мы знаем заранее, он уже внесен в таблицу. Время тоже прописалось. Поделив гонорар на часы, мы получаем уникальную ставку за час конкретного сотрудника за конкретный месяц.
Дальше считаем, сколько стоил час сотрудника фактически — учитывая записанное им время пропорционально зарплате. Эта ставка — динамическая величина. Она меняется в течение месяца от записанного времени. То есть если человек работает много, она приближается к теоретической ставке. Если же он записывает мало времени, ставка получается огромной.
Считаем итоговую эффективность времени по проектам
Вместе со стоимостью часа таблица посчитает и распределение ФОТ — сколько денег из зарплаты конкретного сотрудника в нужный месяц ушло на проект. Причем проектов может быть сколько угодно.
Данные переносим в «Финолог». Там финансист в итоге видит, сколько было потрачено на ФОТ конкретного сотрудника, сколько денег ушло на какой проект. И может сделать вывод об эффективности работы каждого члена команды. Вот так:
Изучив данные, вы сможете выяснить, сколько сотрудников недорабатывают. Понять, кому платите слишком много относительно того, что они сделали — это помогает принять управленческое решение не на эмоциях, а по результатам аналитики.
Или наоборот, вовремя заметите, кто работает эффективно и даже перерабатывает — значит, можно изучить результаты такого члена команды и решить, стоит ли повысить ему зарплату или мотивировать его премией.
Т.е. оценка эффективности сотрудника делается на основе количества отработанных часов. Так себе подход, на уровне 19 века.
Ну почему же, вполне себе 1960-е: вполне подходит для линейных систем типа хрущевских колхозов. Когда все сотрудники заняты исключительно одним типом работ, и при этом в "компании" нет никаких продаж и никакой экономики. Натуральное совковое хозяйство крестьянских общин. Кстати, наверняка, подсчет их эффективности тоже автоматизировали в каком-нибудь НИИ Совстата. Возможно, что вот эти самые чуваки.
На самом деле, ТС не включил в статью еще одну важную часть, хотя написал про нее в лиде - сколько денег приносит сотрудник компании. Т.е. они посчитали, сколько денег РАСХОДУЕТСЯ на сотрудника, и сколько часов он пребывает в активном режиме (опустим сейчас еще один важный момент о том, что эффективность работы вообще не отображается количеством потраченных на нее часов). Но сколько он ПРИНОСИТ берется из показателей доходности проекта, а она уже мэтчится с расходами. Отсюда и KPI.
Я встречал описанный здесь подход даже в "десятые" годы, в том числе с такими вот инструментами с ручным переносом, допиливанием связей и иксельками. Но это, действительно, работает только у очень специализированных малых компаний, где мало функциональных различий и мало проектов, причем они все - типичные.
Но авторам надо учесть, что и системы учета рабочего времени, и системы подсчета эффективности работы сотрудников уже много лет как существуют на рынке и ушли далеко от описанного в статье.
Кинес, привет, спасибо за комментарий.
Будем признательны, если вы расскажете (или пришлете ссылку) как измерять эффективность работы дизайнеров/программистов без привязки к часам. Мы, как и вся индустрия, в поисках этого решения и пока что не смогли найти решения без минусов.
Привет. Все дело в том, что не существует - и не может существовать - универсального подхода, поскольку специфика бывает очень разной. Дизайн-студия - одна модель, дизайн-отдел в рекламном агентстве - другая, дизайн-отдел в производственном бизнесе - третья. То же про программистов и прочих. Да, базовый принцип остается: мы должны измерить затраты, доход, KPI на сотрудника и свести это в некую интегрированную метрику его эффективности. Но формулы, методики, схемы и системы - все это подстраивается под конкретную бизнес-модель.
Как предприниматель я использовал одни модели, как корпоративный управленец - другие, а в качестве консалтера повидал много всякого разного (чего иногда и не развидеть). :) В любом случае, учет рабочего времени имеет "весовую" важность. Для каких-нибудь линейных должностей типа помощник менеджера, ассистент, секретарь, ахошник или для рабочих низкоквалифицированных специальностей это может быть основным (но тоже - не единственным!) критерием эффективности. Но вопрос: нужна ли нам научно разработанная и автоматизированная система эффективности секретаря?
Скорее, такая система эффективности нужна для "рабочих лошадок" - персонала, который приносит или должен приносить основной доход. И, конечно же, мерить эффективность такого персонала только рабочим временем нельзя. Кроме того, в вертикально-ориентированных структурах это еще и не показательно. Поэтому я и написал выше, что такой подход работает только для узкого спектра контор из МСБ.
Ссылки и описание я, пожалуй, не буду давать здесь, поскольку это и долго, и отчасти авторское право - я много лет изучал и разрабатывал свои системы / модели измерения эффективности в разного рода компаниях. Но по сути я ответил, надеюсь.
Буддизм, спасибо за комментарий. Если честно, то не поняла суть вашего комментария — зачем он? Как он помогает моей компании и сообществу?
Эм... Твоей компании?? Тут вопрос стоит по-другому немного: как вот эта простыня с дедовской методой помогает сообществу и мне как читателю? Ты пиаришь свою компанию забесплатно - вот твой профит. Но делаешь это за счет меня и других читателей ресурса. И я как представитель сообщества не получаю никакого удовольствия, пользы или хотя бы ответного профита от твоего поста, а тем более от твоего пренебрежительного отношения к тем немногим, кто прочитал этот пост.
Пользу постов на VC обычно измеряют либо в уникальной технологии, либо в авторской методике, либо в интересной находке. Но явно не в рекламе неработающих методов и язвительных нападках на комментаторов.
Пора поворачиваться к гордыне спиной, а к рынку и прогрессу передом!
Андрей, спасибо за комментарий. Расскажите, как вы измеряете эффективность — нам это поможет.
Мария, я наверно чего-то не понимаю. Зачем вы измеряете эффективность сотрудников?
Очевидно уже, что платить за отработанное время не лучший вариант, выполненный своевременно запланированный результат полученный с требуемой экономичностью может рассматриваться как эффективный, который и может быть оплачен, а так это бесконечное увеличение бюджета на зп и не гарантированно полученный результат, для заказчика точно.
Михаил, привет, спасибо за комментарий. Конечно, хотелось бы, чтобы это было так, но не всегда так можно. Когда решаешь реально сложные инновационные задачи, то не всегда можно спрогнозировать время заранее.
Мария, надо планировать сроки достижения согласованного результата, за который предусмотрена соответствующая оплата, а если сроки нарушены, то соответсвенно это должно отразиться и на оплате. Но если результата нет, а есть увеличение сроков, разве можно за них платить?
Андрей Путра, Не только на количестве отработанных часов, к примеру kikidler он следит за качеством выполнения работы, что сотрудник делал за рабочее время, и кроме этого самостоятельно по записи монитора можно просматривать качество работы сотрудников.
Есть отличное решение - не нанимать бестолковых сотрудников, за которыми глаз да глаз нужен, кипиайи всякие и т.д. и т.п.