Как мягко разрулить конфликт на английском и высказать претензию без обвинений| О вежливой деловой коммуникации на английском

Вчера со мной поделился клиент: накипело. Его коллега подключается на все созвоны по проекту с сильным опозданием и техническими неполадками, но поговорить напрямую об этой ситуации человек не планировал. "Я не хочу конфликтовать на новом рабочем месте"
Действительно, начинать с фраз "You are always late" или “You should have checked everything beforehand, do you really have these technical issues again?”, даже если они заслуженные, не cтоит, ведь они вызывают только негатив. Ты-ты-ты делаешь все не так.
В бизнес-коммуникации есть теория, что конфронтация часто происходит как раз из-за таких обвинительных "Ты-сообщений", "You-messages", и чтобы донести ту же мысль, но более мягко, можно использовать "I-messages", "Я-сообщения". Сравните 2 сообщения ниже.
[больше в моем тг канале про деловой английский]

1) You haven't sent me the email with the notes from the meeting on Friday like you promised. Did you happen to forget about this again? Please send ASAP.
Вы мне все еще не прислали заметки по совещанию в пятницу как обещали. Вы наверное снова забыли, пришлите как можно скорее, пожалуйста.
2) I haven't receive the notes from the meeting on Friday yet and feel unprepared for the upcoming meeting on Tuesday. Could you please priorities sharing those with me?
Я еще не получила заметок по собранию в пятницу и чувствую, что не готова к собранию во вторник из-за этого. Можете, пожалуйста, поделиться?

Второе сообщение мягче, потому что формулируется из 3 магических компонентов I-message:
Feeling — начните с того, что чувствуете вы, не стесняйтесь показать, что вы разочарованы. Не обязательно использовать самые яркие эпитеты или драматизировать, вот хорошие варианты:
I am concerned about [whether we are going to finish the project on time]
Я обеспокоен тем, что...
I feel a little disappointed when [my recommendations are not considered]
Я немного разочарован тем, что...
I get upset when [I am not included in team discussions]
Меня расстраивает, когда...
When [the customers file complaints], I feel frustrated
Меня беспокоит что...

Behavior — опишите конкретное поведение, которое вызывает проблему (без осуждения и лишних эмоций), можно использовать пассивный залог, чтобы не тыкать пальцем в "нарушителя". Таким образом вы подчеркиваете, что проблема не в человеке вообще, а в одном конкретном случае.
Lately, inquiries from potential clients weren't being answered within the agreed timeframe
Последнее время запросы от потенциальных клиентов не обрабатываются в установленные сроки
It’s October 17th and I don’t see any sign of the project X being worked on.
Сегодня 17 Октября, и я пока не вижу прогресса по проекту X

Tangible Effect — в завершение можно добавить, как это поведение влияет на вас или компанию, чтобы добавить веса.
Собираем все вместе и получается:
Ты меня вечно перебиваешь во время презентаций, ну невозможно уже!
--->
“When I get interrupted during my presentation (behavior), I feel frustrated (feeling) because it breaks my concentration and I might forget something (effect).”
Когда меня перебивают во время презентации (поведение), я сбиваюсь (чувство) и могу забыть о чем шла речь (последствие).

Не забываем добавить искренне доброжелательную интонацию, чтобы не прозвучало саркастично.
Если дочитали до конца, напишите в комментариях, как можно было бы помягче сказать:
1) You gave me too many tasks this month! How do you think I can deal with 3 projects at the same time?!
2) You always send me work messages late at night! Come on, it's 1am!