Как справиться с большим объемом работы в тендерах?

Работа с тендерами имеет сезонный характер. Так больше всего тендеров под конец года и с февраля до конца весны. И специалисту по закупкам надо успевать без ошибок выполнять свои задачи. В статье поделюсь рекомендациями, как это сделать.

Ведите электронную таблицу тендеров строго по срокам, где будут отражаться все нужные мелкие задачи по каждой закупке. Так вы не пропустите ничего и не сделаете ошибку. Лучше всего подходит онлайн-таблицы. Еще эффективнее, если в компании есть СРМ - система или другой похожий сервис, где можно комментировать свои действия и делегировать отдельные задачи.

Если есть задачи, которые не требуют срочного решения (в т.ч. и тендеры), смело их откладывайте:

- ЗАКАЗЧИКАМ: можно перенести несрочную закупку на следующий период, тогда вносите изменения в планирование;

- УЧАСТНИКАМ: в нерентабельные или аффилированные закупки со сложной документацией лучше в период аврала вообще не залазить.

Иногда при работе с документацией замыливается глаз. Просите помощи у людей, находящихся рядом. Даже дома. Муж или ребенок-подросток может оценить текст на наличие ошибок, при условии, что вы поясните его задачу по документу.

Также хорошо работает автоматический контроль (через функции программ) и перекрестный глазной контроль.

Пример: мы с коллегой стали проверять заявки друг друга во избежание отклонений. Это и есть "проверка-перекрест". Вы скажите, что нет времени. Но ведь вы всё равно закладываете время на проверку своей заявки. Проанализируйте чужую. Как показывает практика, это помогает снизить число отклонений и опечаток в разы.

Регулярно делайте короткие перерывы, чтобы восстановить силы. Даже при огромном числе задач. Без перерывов мозг работает всё медленнее и ваша продуктивность стремительно падает.

Ориентируйтесь на организм и био-часы. Лучше работаете утром, тогда все важные задачи по тендерам откладываем на раннее утро. И наоборот, если вы сова.

Проанализируйте, можно ли автоматизировать некоторые рутинные процессы. Например, однотипные фразы и информация для документаций и заявок может быть собрана в один файлик или структурирована. Так вы не тратите время на поиск нужного, всё под рукой.

Если ситуация и ресурсы позволяют, пользуйтесь помощью экспертных организаций и консалтинга.