Как избавиться от страха делегирования и позволить подчиненным брать на себя больше ответственности

Начинающие управленцы часто боятся делегировать по двум причинам: они думают, что сотрудники не справятся или что сами сделают работу лучше. Если это происходит, то команда не растет. Поэтому так важно научиться эффективно передавать задачи подчиненным. В этой статье рассказываю про 6 шагов, которые помогут это сделать.

Одному сотруднику нельзя делегировать слишком много задач, даже если он сам проявляет инициативу и успешно работает в таком режиме. Рано или поздно он будет перегружен настолько, что это будет негативно сказываться на результатах и даже может привести к выгоранию.

Как избежать ошибки

— Распределяйте задачи равномерно. Избегайте ситуаций, когда один сотрудник перегружен, а у другого полно свободного времени. Это может приводить к конфликтам внутри коллектива, потери мотивации и снижению лояльности к руководителю.

— Старайтесь не давать задачи, напрямую не связанные с деятельностью сотрудника. Они не только вызывают сильное сопротивление в духе «это не входит в мои обязанности», но и мешают показывать высокие результаты по профильным задачам.

— Регулярно запрашивайте у сотрудников обратную связь по поводу их загруженности и анализируйте результаты работы. Если они часто не укладываются в дедлайны и совершают много ошибок, это может быть признаком слишком высокой нагрузки.

Все сотрудники, включенные в работу, должны видеть общую картину: что предстоит сделать, кто за что отвечает и какие ожидаются результаты. В противном случае каждый будет работать на своей волне, вне команды. Это может привести к большому количеству ошибок и сильному затягиванию выполнения задач.

Как избежать ошибки

— Не делегируйте задачи частями, если они являются частью одного проекта. Когда команда увидит задачу полностью, то можно разбить ее на этапы и распределить обязанности по сотрудникам.

— При постановке задачи четко формулируйте общую идею, цель, ожидаемые результаты и этапы реализации с указанием ответственных. Например:

Сотрудник должен не только нести ответственность за выполнение задачи, но и иметь право запросить у коллег необходимые данные или поставить им задачу, которая поможет в реализации. Тогда руководителю не нужно будет подключаться для дополнительных согласований и решения мелких проблем.

Как избежать ошибки

— Уточните у сотрудника, что ему потребуется для реализации задачи и нужна ли будет помощь коллег.

— Донесите до других членов команды, какая помощь может от них потребоваться.

— Определите контрольные точки, на которых вы сами будете подключаться для согласования. Например, если речь о подготовке макета страницы сайта, то все решения по ходу работы должны приниматься самим сотрудником, а вы будете согласовывать все в комплексе (не отдельно дизайн картинок, блоков или текст).

Частая ошибка при делегировании — это постановка задачи без дальнейшего контроля. Руководителям часто кажется, что если задача им ясна, то она понятна всем. На практике так бывает далеко не всегда, поэтому обязательно нужно отслеживать ход работ. Особенно на первом этапе, когда задача новая и с большим количеством неизвестных. В противном случае результат может получиться совсем не таким, как вы ожидали.

Как избежать ошибки

— Установить график регулярных встреч, если задача объемная и требует частых обсуждений.

— Определить контрольные точки для оценки промежуточных результатов. Это может быть завершение конкретного этапа задачи или временные отрезки: неделя, месяц, квартал.

— Согласовать график отчетов по задаче. Например, если задача постоянная (поиск новых клиентов или мониторинг отзывов в интернете) можно публиковать небольшие отчеты каждую неделю по пятницам. Для нерегулярных задач лучше фиксировать результаты после завершения каждого этапа реализации.

— Регулярно давать сотрудникам обратную связь по итогам работы. Это можно делать после каждой встречи или отчета. Команда должна понимать, чего хочет руководство и как оно оценивает текущие результаты.

Жесткие рамки могут негативно сказаться на продуктивности сотрудников. Если руководитель не дает им самостоятельно принимать решения, они перестают проявлять инициативу. А если к этому присоединяется микроменеджмент, то команда полностью теряет свою самостоятельность и мотивацию к дальнейшему развитию.

Как избежать ошибки

— Дайте сотрудникам немного свободы. Пусть они рассказывают о своих идеях и обсуждают решения, а вы делитесь с ними обратной связью: насколько все это соответствует вашему видению и что действительно стоит взять в работу. Удобнее всего это делать на совещаниях или в системах управления задачами (например, «Битрикс 24»). Кроме того, такие обсуждения будут полезны во время составления планов на год или месяц. Возможно, кто-то предложит интересную идею, которую стоит взять на реализацию.

— Не передавливайте собственным мнением. Иначе сотрудники будут просто выполняли указания, а не самостоятельно думать, принимать решения и действовать.

— Не стройте команду подобных, подбирайте людей с разным опытом и интересами. Это позволит находить нестандартные решения — может быть, даже более эффективные.

Сотрудники должны уметь самостоятельно принимать решения, брать на себя ответственность и не бояться проявлять инициативу. В это надо вкладываться, этому нужно учиться, а не замыкать все на своих решениях. Иначе в какой-то момент руководитель может стать узким горлышком, и это уже будет проблемой для эффективной работы всей команды.

Как избежать ошибки

— Обучайте команду управленческим навыкам. Сотрудники на своем уровне должны уметь контролировать работу, мотивировать коллег и подчиненных, делегировать и распределять задачи. Самый простой способ — отправить их на обучение или организовать серию внутренних тренингов, которые помогут закрыть пробелы в знаниях.

— Развивайте наставничество. Передача знаний от опытных коллег — один из лучших способов показать, как на практике работают полезные управленческие инструменты.

— Поддерживайте талантливых сотрудников и давайте им возможность самостоятельно развивать проекты, которые они запускают.