Регламент постановки задачи — как успешно делегировать кому угодно и что угодно
• Как сформулировать задачу?
• Как поставить сроки и добиться их соблюдения?
• Как усовершенствовать процесс постановки задачи и контроля исполнения?
В этой статье я постарался интересно и вдумчиво написать о том, как поставить и проконтролировать задачу
Дивертисмент
Делегирование
Главное, решив одну задачу, не создать две новых.
Почти год назад я уже писал о делегировании. Тогда статья была посвящена тому, что если правильно выбрать исполнителя, то можно не заморачиваться с каким-то особенным форматом постановки задачи. Но исполнители бывают разные.
Проблема, разумеется, не только в исполнителе или формате постановки задачи. Должна еще совпасть пара человек+задача. В противном случае трудно будет не только исполнителю, но и боссу.
Тем не менее в дополнение к уже написанному публикую регламент постановки задачи. Он создан моим коллегой Сергеем Кошечкиным и переработан с учетом моего подхода к управлению.
Алгоритм постановки задачи
- Четко сформулировать задачу
Без общих фраз, с использованием глаголов в повелительном наклонении: «подготовить», «проанализировать», «согласовать» - Определить конечный результат и критерии качества
Проверочные вопросы:
• Что именно должно быть готово? (документ, отчет, расчеты)
• Как проверить, что результат соответствует требованиям? Установить сроки
Нужно указать точные даты и время, желательно без привязки к другим событиям. Если задача подразумевает этапность исполнения, указать сроки на каждый этап.
Назначить ответственного
Если для выполнения задачи задействовано несколько исполнителей, нужно указать координатора.
Проверить понимание задачи
Самый простой вариант — попросить ответственного объяснить своими словами:
• Что нужно сделать?
• Какие критерии качества и сроки?
Добавить контрольные точки
На этом этапе нужно договориться о датах промежуточной проверки или отчетности
Выделить необходимые ресурсы
Задача руководителя не только поставить задачу и проконтролировать исполнение, но и обеспечить всем необходимым
Частые ошибки и как их избежать
- Расплывчатые формулировки
❌ «Сделать анализ» → ✅ «Подготовить отчет по анализу NPS клиентов за 2024 год с разбивкой по месяцам» - Нет критериев качества
❌ «Написать текст» → ✅ «Текст на 1500 символов с пробелами с ключевыми словами: HR, автоматизация, KPI» Нереальные сроки
У исполнителя должна быть возможность самому определить разумные сроки. Однако, можно договориться о том, что дедлайн не сдвигается. Если исполнитель не успевает, то он добавляет ресурсы за свой счет или за счет постановщика задачи (по договоренности).
Отсутствие проверки понимания
❌ Думать: «И так всё понятно» → ✅ Просить: «Повтори, как ты понял задачу?». При этом ответственность за понимание несет постановщик задачи. Поэтому он имеет полное право добиваться полной ясности.
Что еще можно сделать полезного
- Добавить этап обратной связи после выполнения задачи
- Сделать понедельную ритмитизацию
Для этого нужно привязать планерку к определенному дню недели и все задачи нарезать со сроком одна неделя. Если разбить задачу не получается, то срок может быть кратный неделе. Например, когда исполнитель отправляет документ на согласование, он вынужден заложить положенный срок. - Везде, где можно, сделать задачи повторяющимися
Организовать один бизнес-завтрак намного сложнее и дороже, чем делать это на регулярной основе. - Внедрить инструменты автоматизации контроля
Если мы говорим про отдел продаж, то это, конечно CRM. - Наладить взаимодействие между исполнителями
Для разовых задач используются планерки, а для повторяющихся — матрица ответственности.
Итого
Правильная постановка задачи создает среду, в которой наиболее желательный результат является наиболее вероятным.