Как правильно вести переписку на разных уровнях
Есть одно простое правило, которое живет в моей голове, и я его сейчас и в ваши поселю.
Наши коммуникации можно условно разделить на два направления:
ВНИЗ - сотрудникам: вы ставите задачу, или пишете запрос, или строгим голосом спрашиваете результат.
ВВЕРХ - руководителям: пишете отчет или, например, отвечаете на запрос.
Для каждого типа - своя логика: вниз - много и детально, вверх - кратко и по сути.
Итак.
Когда мы ставим задачу, мы всегда расписываем максимально подробно, в особенности, если наш исполнитель еще не плавает в таких задачах как рыба в воде, а погружается в них впервые с аквалангом:
- Даем контекст и детали.
- Приводим причинно-следственные связи.
- Объясняем пошагово порядок действий, если человек их не знает.
- Думаем о том, что будет его следующим шагом и какие еще вопросы возникнут, когда он пойдет делать то, что мы говорим ему идти делать.
- Рассказываем про людей, которые ему встретятся на пути, и че у них спросить надо. Или они что спросят.
Так ваш исполнитель быстрее сделает и быстрее вырастет.
Когда мы пишем наверх, мы всегда стремимся написать:
- Минимум текста, максимум сути. Нещадно отсекаем все детали.
- Максимум концепции и результата и никаких историй, как вы к этому пришли.
- Познайте искусство думать, каков контекст письма, которое вы пишете, и для чего вашему руководителю этот запрос. Так вы сможете привести дополнительную информацию, релевантную к проблеме, но о которой вас непосредственно не спросили. Это сделает вас золотым сотрудником, но это надо уметь, не нарушая пункт 1 моего списочка.
Есть общие правила, относящиеся вообще к любому формату переписки.
- Избегайте канцеляризмов. Вот эти все «в рамках», «является» , «в настоящее время», «данный». Можно выдерживать формальный тон и живой язык, учитесь.
- Если это ответ на вопрос, он должен содержать ответ на вопрос. Прочитайте это еще раз: если вам задали вопрос, вы должны на него ответить, а если нужно пояснение, то кратко дайте его в форме комментария.
- Если изначальное письмо имело структуру (нумерацию, например), обязательно сохраните ее в ответе
- Начинайте с конца. И это релевантно не только для письменных коммуникаций - сначала говорите результат, потом давайте раскрытие темы. Просживать перипетии вашей мысли легче, когда знаешь, к чему она идет.
Все эти рекомендации на самом деле рождаются из одного умения - смотреть взглядом другого человека на ту информацию, которую вы выдаете.
И будет вам счастье.
А вообще, я веду тренажер-блог в ТГ для прождектов и не только, о том, как бустить свою карьеру через ежедневные действия.
Присоединяйтесь)