Описание бизнес-процесса: как избежать трёх ошибок с помощью простейшей методики

В малом бизнесе владельцу компании зачастую достаточно описать только один сквозной бизнес-процесс, который охватывает основную деятельность и ключевой поток создания ценности для клиента. Это уже создаёт хорошую базу для системного управления бизнесом.И в этом нет ничего сложного!

Не стоит сразу пытаться описывать все процессы - это усложнит задачу и отнимет много времени. Фокусируйтесь на одном главном процессе, который приносит доход и напрямую влияет на успех бизнеса.

В современном бизнесе эффективное управление процессами - ключ к успеху компании, тем более когда вы намерены строить бизнес системно. Особенно для малого бизнеса, где ресурсы ограничены, важно структурировать деятельность и повысить производительность. Описание бизнес-процессов позволяет выявить слабые места и оптимизировать работу, и делать это осознанно и постоянно.

Если вы описываете бизнес-процесс впервые, рекомендуем использовать методику IDEF0 - простой и наглядный способ моделирования.

Бизнес-процесс - это просто последовательность взаимосвязанных действий или задач, направленных на достижение определённого результата или создание ценности для клиента.В вашем бизнесе - это цепочка действий, направленных на доставку пользы потребителю.

1. Стандартизация: Устанавливаете единые правила выполнения работы.Проще нанимать работников.

2. Оптимизация: Выявляете и устраняете неэффективные действия, конфликты между подчиненными.

3. Обучение: Новым сотрудникам проще разобраться с процессом.

4. Контроль: Легче управлять и контролировать выполнение задач.

5. Автоматизация: Формальное описание - основа для внедрения ИТ-решений, для цифровой трансформации.

Легко видеть, что описание бизнес-процесса сильно облегчает жизнь бизнесмену или Управляющему директору!

Часто новички либо перегружают процесс мельчайшими деталями, что усложняет понимание и анализ, либо описывают его слишком обобщённо, теряя важные шаги. Оптимальный уровень детализации - когда процесс понятен и при этом не перегружен лишней информацией.

Описание без учёта ролей и ответственности исполнителей приводит к неясности, кто и за что отвечает. Это затрудняет контроль, обучение и оптимизацию. Важно чётко фиксировать, кто выполняет каждую операцию и какие компетенции для этого нужны.

Не фиксируя промежуточные документы, материалы или данные между этапами, вы теряете контроль над качеством и полнотой выполнения процесса. Промежуточные продукты - ключ к прозрачности и эффективному управлению процессом.

Для малого бизнеса и при первом описании процессов методика IDEF0 - оптимальный выбор, потому что:

• Простота и наглядность. IDEF0 использует блок-схемы с чёткими обозначениями функций, входов, выходов, механизмов и управляющих воздействий.

• Структурированность при минимальных затратах. Позволяет разбить процесс на уровни, начиная с общего обзора и переходя к деталям.

• Универсальность. Подходит для описания любых процессов - от простых до сложных.

• Минимум технических знаний. Не требует глубоких знаний в области моделирования.

• Что является главной задачей?

• Какой результат должен быть получен?

• Разделяйте процесс на логические части, основанные на технологических переходах (например, приём заказа, обработка, отгрузка).

• Учитывайте различные операции, которые выполняются на каждом этапе.

• Определяйте, какие сотрудники или отделы отвечают за каждый этап или операцию.

• Заранее определяйте компетенции, которые нужны для выполнения работы, и не забывайте о возможном конфликте интересов!

• Это помогает понять распределение ответственности и выявить узкие места.

• Между отдельными этапами процесса обязательно указывайте промежуточные продукты - документы, материалы, данные или результаты, которые переходят от одного этапа к другому.

• Это помогает контролировать качество и полноту выполнения каждого шага, а также облегчает анализ и оптимизацию процесса.

• Что поступает в процесс (информация, материалы)?

• Что получается на выходе?

• Кто или что выполняет функцию? (сотрудники, оборудование)

• Какие правила, стандарты или инструкции влияют на выполнение?

• Нарисуйте блок (горизонтальный прямоугольник) с функцией (короткое описание работы) в центре.

• Слева - входы (исходные материалы), справа - выходы (продукт, результат).

• Сверху - управляющие воздействия,

снизу - механизмы (подразделение, роль, оборудование).

Пример: Обработка заказа в малом бизнесе (IDEF0)

......................Управление: политика возврата |---> сверху

|

+--------------------------------------------------------------------------------------------+

Входы: заказ ..............| Обработка заказа | Выходы: подтверждение

клиента |<--- слева ....+-------------------------------+ заказа |---> справа

.

.

..................................Механизмы: менеджер,

................................CRM-система |---> снизу

.

• Подтверждённый заказ

• Счёт-фактура

• Товарная накладная

• Начинайте с общего уровня, затем детализируйте.

• Выделяйте этапы, ориентируясь на технологические переделы и компетенции исполнителей.

• Обязательно фиксируйте промежуточные продукты между этапами.

• Привлекайте сотрудников, которые выполняют процесс.

• Используйте простые обозначения и избегайте сложных терминов.

• Регулярно обновляйте описание по мере изменений.

Процесс создания и запуска рекламной кампании - от получения технического задания, разработки концепции, согласования с клиентом, до запуска и анализа результатов. Промежуточные продукты: бриф, медиаплан, макеты, отчёт по кампании.

Процесс продажи товара - от приёма заказа, проверки наличия, комплектации и упаковки, до отгрузки и выставления счёта. Промежуточные продукты: заказ клиента, подтверждение наличия, накладная, счёт-фактура.

Процесс выполнения строительного объекта - от проектирования, закупки материалов, проведения строительных работ, до сдачи объекта заказчику. Промежуточные продукты: проектная документация, спецификации материалов, акты выполненных работ.

Описание бизнес-процесса - это первый и очень важный шаг к построению системного бизнеса. Системный подход открывает перед вами широкие возможности для самореализации, масштабирования бизнеса и управления им. Он позволяет войти в операционную деятельность осознанно и при необходимости выйти из неё, освободив время для стратегических задач. Создавая системный бизнес, вы не просто строите компанию - вы создаёте инструмент для изменения мира к лучшему. Ваш бизнес может приносить пользу клиентам, вдохновлять команду и влиять на общество. Начните с описания бизнес-процесса - и сделайте первый шаг к большему успеху и значимым переменам!

Разумеется, я буду рад, если вы станете читать и комментировать мысли автора о построении системного менеджмента в телеграм-канале upravbiz!