Когда все срочно и непонятно: лайфхаки по работе в стартапе
Это состояние «все срочно и непонятно» — неизбежно в любой современной компании. Не только в IT. И не важно, насколько хорошо вы себя окружили документацией, регламентами и таск-трекингом — хаос все равно найдет, как постучаться в календарь (и в Google, и в Яндекс календарь, не переживайте).
В Leoni — EdTech-стартапе, где я PMO (англ. Project Management Officer, русс. руководитель проектного офиса) — мы постоянно балансируем между планом, реальностью и бурей новых идей.
Делимся нашим опытом, проверенными решениями и приемами, которые помогают не сойти с ума и при этом расти — уже по всему миру!
* в этой статье моя коллега рассказывала, как мы делали UX I UI для Катарского рынка.
📊 Сравнение: стартап, маленькая компания, средняя и корпорация
Чтобы понять, почему процессы в стартапе требуют отдельного подхода, давайте разложим по полочкам основные различия между четырьмя типами компаний. Ниже — простая таблица с ключевыми отличиями в ожиданиях, скорости, структуре и свободе действий
Неочевидно, но факт: в стартапе PM — это и продажник, и планер, и стратег, и психолог, и саппорт в одном лице. И если вы думаете, что без такого человека можно обойтись, (даже на первых этапах) — можно, конечно, но это наложит дополнительную нагрузку в виде отчетности и слежения за дедлайнами на других сотрудников.
🎯 Стартап + EdTech = нелегкая, но благодарная траектория
EdTech — рынок сложный. KidTech — вдвойне. Здесь нельзя просто «построить продукт и масштабироваться». Надо учитывать, кто твой пользователь (а он постоянно меняется), кто платит за продукт, а кто принимает решения — и это могут быть три совершенно разных человека: ребенок, родитель и школа (или даже Министерство образования).
И как бы ни хотелось стабильности, дети меняют интересы быстрее, чем ты успеваешь закрыть спринт. Это не только наши наблюдения и опыт, но и исследование: EdTech-продукты должны быть адаптивными и персонализированными. Один день дети фанатеют от покемонов, на следующий — учат корейский. А потом вдруг — Roblox и новые мемы. И это мы еще не говорим про поведение родителей: именно они принимают окончательное решение, как развивать свое чадо.
В стартапе это особенно остро: времени на многомесячные ресерчи и согласования нет. Надо быстро понять, проверить, адаптировать, зафиксировать или отбросить. И всё это — без отмены планов, дедлайнов и риска выгореть по дороге
Как мы это решаем в Leoni?
Помимо всех премий, которые мы выиграли, и нашей эффективной стратегии, о которой ранее уже рассказывала моя коллега CPO Лия, мы грамотно подошли к требованиям рынка
- У нас есть продуктовая база, а внутри нее — модули, которые можно быстро собрать и пересобрать под страну, возраст или новый тренд.
- Мы себя не ограничиваем:
- курс по гибким навыкам для школьников, которые не знают, что сдавать на ЕГЭ.
- курс повышения квалификации для профориентологов.
- траектории развития на базе ИИ для детей от 3-х лет.
На оставшиеся продукты букв в статье не хватит, так что оставлю ссылку на наш сайт.
- Мы регулярно собираем обратную связь от детей и учителей, и у нас на это есть четко выстроенные и поддающиеся адаптации процессы, а не «а давайте созвонимся с племянником Насти узнать, в каких соц сетях сейчас сидят дети».
- Мы — международный проект: нашу платформу используют государственные и частные школы: с адаптацией под регион и согласованным планом развития от министерством образования страны.
Так что да, в EdTech-стартапу тяжело — но при грамотной работе можно не только выживать, но и расти.
И как же это сделать?
🌟Приоткрываем завесу: какие лайфхаки работают — даже без штатного проектного менеджера (но лучше с ним) — когда «все срочно и непонятно»
Сохраняйте себе и подписывайтесь на нашего эксперта по процессам и проектам в телеграм: еще больше советов и кейсов из разных сфер по разным ситуациям
1.🧩 Процессы — не ради галочки, а ради спокойствия
Мы не создаем регламенты, чтобы «было красиво». У нас есть база (которую уже не трогаем), текущие регламенты (которые регулярно обновляем), и новые документы, которые мы заводим в нашу Вики, когда появляется мысль: «О, а вот это хорошо сработало, может, еще раз пригодится — давайте сохраним».
Пример: мы интегрировали автоматическое создание тасков в Яндекс Трекере через Яндекс Формы. Автор заполняет готовую форму под его запрос, информация проливается в сразу созданную задачку в трекере с готовым наполнением:
- в описание к таску перенесены все ответы на вопросы формы
- в настройках таски стоит автор и исполнитель
- уведомление о новой таске приходит всем участникам.
По итогу, мы укорачиваем процесс постановки задачи через закрытие верхнеуровневых вопросов.
2.📌Контроль без микроменеджмента
Пример: мы работаем по стандартам Agile. Еженедельные спринты, каждодневные стендапы, планерки и ретро: вот на них все и обсуждаем.
По итогу, высокая степень доверия и самодостаточности каждого. Бюрократия - 0%.
3.📑А как тогда все контролировать?
Решение: Kanban доски задач и Яндекс Календарь.
Мы не планируемся «вслепую»: тот же методист, к примеру, может за 5 минут понять, чем сейчас занят разработчик в течение всей недели.
Как?
- заглянув в его календарь: нам удобно заполнять слоты не только для встреч и обеда, но и под свои задачи, в которые мы погружаемся «с головой», ловя некий поток. Особенно актуально для наших творческих дизайнеров.
- заглянув в его доску задач: все, чем мы занимаемся, фиксируется. Даже если кажется, что это задача быстрая — мы все равно вносим ее в наш органайзер. Потом эта задача поможет в решении другой задачи: весь процесс и файлы хранятся в одном месте, где и происходит само решение в комментариях.
Пример: наши продажники, перед тем как позвать коллег на встречу с клиентом, смотрят на их загруз: какой у них сегодня график в календаре и сколько у них сейчас задач на доске.
В итоге, все прозрачно и понятно по процессам и проектам в первые 5 минут изучения.
4.☝ Вместо долгих ресерчей и больших релизов — итерации и MVP
Еще Ильяхов в журнале “Кинжал” сказал: «Между «всё», «идеально» и «вовремя» всегда выбирай «вовремя»». Мы этого принципа и придерживаемся.
Не бывает «идеальных продуктов»: бывают эффективно работающие в определенный отрезок времени. Мы выкатываем MVP, даже если в нем не хватает блестящих кнопок и анимаций. Главное — понять, работает ли механика, а потом уже «наращивать жир».
Пример: в Катар мы вышли с простым решением и быстро кастомизировали интерфейс по фидбеку первых школ и родителей. Сэкономили кучу времени на гипотезах, которые на старте казались подходящими, а по итогу первыми полетели в корзину.
В итоге, быстрые готовые решения с базовым фундаментом, которые работают.
5.🙏 Смелость сказать “Стоп, давайте отложим вот эту гениальную идею до следующего спринта” — четкое планирование
Очень легко, особенно вначале, потеряться в попытках охватить весь рынок. Но у нас всего 24 в день, 7 дней в неделю и лимит в 2 000 задач одновременно на доске задач, поэтому мы приоритезируем.
Спасает бэклог, а еще:
- Матрица Эйзенхауэра: квадрат из 4-х блоков — срочно, не срочно, важно, не важно
- Планерки: выделяем задачи, которые будем решать в текущем спринте. Оставляем 20% буфера под срочные задачи и баги.
- Гибкость в сроках: задача может сдвинуться по приоритизации, перестать быть актуальной, заморозиться или вообще отмениться. К этому нужно быть готовым и не доделывать, лишь бы доделать: задачу всегда можно отнести обратно к бэклог.
Пример: иногда нашим методистам приходит много задачек в день (запланированных, срочных и «на 5 минут»), и мы их на стендапе приоритезируем.
По итогу, мы работаем не "ради работы", а ради результата. Делаем все «вовремя».
Состояние «все срочно и непонятно» — это не диагноз
Это настройка: хаос можно (и нужно!) превратить в систему.
В Leoni мы умеем наводить порядок: не бороться с хаосом, а подчинять его ☝
Если чувствуете, что тонете — наливайте чай, открывайте наши лайфхаки и проверяйте: где вы начинаете “тонуть”.
👇А если знаете, как затыкать дыры по-своему — делитесь!
В конце концов, проектный менеджмент — это не магия, а протестированные на себе рабочие гипотезы. Хотя, если вы кидали Доску задач в соль и танцевали с бубном — тоже пишите.
Это состояние «все срочно и непонятно» — неизбежно в любой современной компании. Не только в IT. И не важно, насколько хорошо вы себя окружили документацией, регламентами и таск-трекингом — хаос все равно найдет, как постучаться в календарь (и в Google, и в Яндекс календарь, не переживайте).