Эффективная коммуникация в проектном управлении: как правильно ставить задачи и взаимодействовать с командой и руководством
В мире проектного управления есть одно простое правило, которое я усвоил за годы работы: коммуникация — это ключ к успеху. Давайте разберемся, как правильно общаться с командой и руководством, чтобы достигать результатов.
Коммуникации в проектном управлении можно условно разделить на два направления:
ВНИЗ — общение с командой: вы ставите задачи, делаете запросы или просто спрашиваете о ходе выполнения.
ВВЕРХ — общение с руководством: вы пишете отчеты или отвечаете на запросы.
Каждое направление требует своей логики: вниз — много деталей, вверх — краткость и суть.
Итак, как же правильно ставить задачи?
Когда мы ставим задачу, важно расписывать её максимально подробно, особенно если исполнитель только начинает погружаться в проект:
- Даем контекст и детали.
- Объясняем причинно-следственные связи.
- Пошагово описываем порядок действий.
- Предугадываем следующие шаги и возможные вопросы.
- Информируем о людях, с которыми придется взаимодействовать.
Так ваш исполнитель быстрее справится с задачей и вырастет в профессиональном плане.
Когда мы пишем руководству, важно помнить о следующих принципах:
- Минимум текста, максимум сути. Отсекаем все лишнее.
- Фокусируемся на концепции и результате, избегая лишних историй.
- Думайте о контексте вашего письма и о том, что важно для руководителя.
- Не забывайте о структуре: если в исходном письме была нумерация, сохраняйте её.
Существуют общие правила, которые применимы к любому формату переписки:
- Избегайте канцеляризмов. Используйте живой язык.
- Если это ответ на вопрос, он должен быть четким и содержательным.
- Сохраняйте структуру, если она была в исходном письме.
- Начинайте с сути. Сначала говорите о результате, затем раскрывайте детали.
Все эти рекомендации основаны на умении видеть информацию глазами другого человека.
И это приведет вас к успеху.
Я веду блог о том, как развивать карьеру проектного менеджера через ежедневные действия.
Присоединяйтесь к обсуждению!